Делопроизводство – это характерное направление działalność większości przedsiębiorstw, organizacji i firm prywatnych, która obejmuje zbieranie, wykonywanie i przechowywanie całej dokumentacji. Skuteczność otrzymywania i przetwarzania informacji zależy od poprawności i umiejętności opracowywania dokumentów, a to prowadzi do terminowego przyjmowania skutecznych decyzji. W związku z tym personel każdego podmiotu gospodarczego ma urzędnika, którego obowiązki obejmują zarządzanie dokumentami. Jaka jest odpowiedzialność urzędnika?
Charakterystyka zawodu
Urzędnik, którego obowiązki mogąróżnią się od formalności po podejmowanie decyzji operacyjnych, są zawsze poszukiwane na rynku pracy. Może pracować w każdej firmie, w której istnieje przepływ pracy. Dziś, zgodnie z ustawodawstwem, każde przedsiębiorstwo, niezależnie od zakresu i formy własności, musi posiadać należycie sporządzone dokumenty potwierdzające działalność i finanse, a za ich utrzymanie odpowiada urzędnik. Przychodzą do tego zawodu ze stanowisk pokrewnych: dyspozytor-operator, sekretarka-asystent, kierownik biura czy pracownik help desk. Dobry urzędnik to niezastąpiony specjalista i niezawodny pomocnik kierownika. Urzędnik, którego obowiązki już dawno przerosły banalne wykonywanie dokumentacji, może zostać osobistym asystentem kierownika. Specjalista w tym zawodzie to przede wszystkim pracownik odpowiedzialny za porządkowanie i przechowywanie dokumentacji firmowej. Najczęściej pracuje w biurze i kieruje się przepisami prawa podatkowego, cywilnego i sądowego. W małych firmach urzędnik, którego obowiązki ograniczają się jedynie do wypełniania dokumentów, wykonuje swoje obowiązki samodzielnie. Możliwe, że on i sekretarz to jedna osoba. W dużych firmach i korporacjach personel zatrudnia kilku pracowników w tym kierunku, którzy opracowują dokumenty dotyczące określonego zakresu zagadnień.
Obowiązki funkcjonalne urzędnika
Jego głównym obowiązkiem jest utrzymanie przepływu dokumentów w firmie, on:
- przyjmuje, koresponduje, sortuje, wysyła wszystkie dokumenty biznesowe i listy;
- prowadzi korespondencję handlową;
- prowadzi ich ewidencję w specjalnych dziennikach oraz monitoruje nieujawnianie szczególnie ważnych informacji, a także kontroluje terminowość i prawidłowość wykonania dokumentów;
- przygotowuje wszystkie niezbędne materiały na spotkania menedżerskie i biznesowe;
- organizuje pracę archiwum.
Wymagania
