Niezależnie od rodzaju działalności, dowolnaorganizacja pracuje z ludźmi. Rejestracja prawna pracowników jest konieczna na wszystkich etapach stosunków pracy. Dokumenty personalne tworzone w takich przypadkach zawierają wiele różnego rodzaju dokumentów, regulaminów i danych osobowych.
Pracodawca jest zobowiązany nie tylko do prawidłowego prowadzeniadokumenty do rejestracji personelu, ale także organizują ich przechowywanie, przekazywanie do archiwum i, w razie potrzeby, niszczenie. Wszystkie te działania muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami.
Co zawiera dokumenty personalne
Wszystkie etapy przemieszczania się pracowników muszą być odzwierciedlone w odpowiednich dokumentach. Dokumenty kadrowe odzwierciedlające przemieszczanie się personelu obejmują:
- dokumenty związane z poszukiwaniem i rekrutacją personelu;
- dokumenty odzwierciedlające bieżącą działalność pracowników;
- przepisy regulujące proces pracy i stosunki personalne;
- różne rozkazy dla personelu, zarówno wydawane w formie ogólnej, jak i ujednolicone;
- dokumenty zawierające dane osobowe pracowników;
- dokumenty archiwalne dotyczące personelu;
- osobiste dokumenty rejestracyjne i kwestionariusze;
- inne rodzaje dokumentów personalnych.
Zasady rejestracji dokumentów dotyczących personelu
personel HR i sekretariatprzedsiębiorstwa powinny pamiętać o konieczności sporządzania dokumentów osobowych zgodnie z wymogami prawa. Zasady określone w regulaminie przedsiębiorstwa nie powinny być sprzeczne z wyższymi instrukcjami.
Prawidłowa robota papierkowa dla osobistychskład przedsiębiorstwa jest wskazany w odpowiednich instrukcjach. To z przykładami i linkami powinno wskazywać wszystkie niuanse naprawiania pracy z personelem na papierze. Ten akt normatywny jest wydawany i zatwierdzany przez kierownictwo organizacji i ma charakter nieograniczony.
Dokumenty osobiste można sporządzić jak welektroniczne i papierowe. Jeśli tekst jest pisany ręcznie, należy monitorować dokładność pisma ręcznego i starać się nie robić kleksów. Każdy poprawiony błąd musi być potwierdzony pieczęcią organizacji i poświadczony podpisem kierownika.
Często prowadzi się akta osobowetajne, ponieważ zawierają dane osobowe chronione prawem. Może z nimi współpracować tylko ściśle określony krąg specjalistów.
Zamówienia dla personelu
W dokumentach obsługi personalnej rozróżnia się dwa rodzaje zleceń:
- zlecenia przedsiębiorstwa dotyczące głównej działalności, ale dotyczące pracy pracowników;
- zamówienia dla personelu firmy.
Różnią się sposobem rejestracji, kolejnościązatwierdzenie, podpisanie i publikacja. Ponadto pracownicy działu HR najczęściej pracują przy zamówieniach osobistych. Tam też są przechowywane oddzielnie od innych dokumentów. Takie zamówienia są zawarte w dokumentach dotyczących personelu organizacji.
Większość zamówień osobistych maujednolicone formy. Wygoda pracy z takimi formularzami oznacza ich jedność dla firmy. Jednak obowiązkowe stosowanie standardowych formularzy jest zalecane tylko agencjom rządowym i organizacjom budżetowym. Przedsiębiorstwa o innej formie własności mogą nie przestrzegać tych zasad.
Wśród zamówień osobistych najczęściej występują:
- nakazy zatrudnienia i zwolnienia:
- polecenia relokacji i przeniesienia;
- zamówienia na podróż;
- nakazy na wszystkie rodzaje urlopów;
- przepisy dotyczące certyfikacji, szkolenia i zaawansowanego szkolenia itp.
Każde zamówienie dotyczące personelu jest zgłaszane pracownikowi, którego dotyczy. Jeśli pracownik z jakiegoś powodu nie podpisuje dokumentu, sporządza się akt w tej sprawie.
Wszystkie zamówienia osobiste muszą przejśćobowiązkowa rejestracja w specjalnym czasopiśmie. Jednocześnie przypisuje się im numer, który wskazuje, że są zarejestrowani i że ich wykonanie jest monitorowane. Kopię nakazu należy złożyć w aktach osobowych, oryginał dokumentu przechowywany jest oddzielnie przez rok, po czym zostaje przesłany do archiwum lub zniszczony.
Dokumenty kadrowe firmy
W każdej organizacji, w zależności od formywłasności i innych funkcji, zostaną utworzone różne dokumenty dotyczące personelu przedsiębiorstwa. Ich lista powinna być podana w instrukcjach prowadzenia zarządzania aktami kadrowymi.
Najczęściej są to:
- stół kadrowy;
- wykaz stanowisk;
- książeczki pracy i czyste formularze ksiąg pracy;
- kopie dokumentów osobistych pracowników;
- akta osobowe i akta osobowe;
- zlecenia i inne instrukcje oraz umowy o pracę pracowników;
- rozkazy lub instrukcje dotyczące pracowników przedsiębiorstwa dla głównej działalności;
- dokumenty dotyczące pracy komisji certyfikacyjnej;
- wskazówki i inne dokumenty dotyczące szkolenia i szkolenia zaawansowanego;
- dokumenty dotyczące wakacji, transferów i podróży służbowych;
- różne rozkazy lub rozkazy dla personelu;
- notatki pracownicze, oświadczenia i notatki itp.
Każda firma samodzielnie określa wymagane rodzaje dokumentów kadrowych, a także sposób ich tworzenia i przechowywania.
Rejestracja akt osobowych
Najważniejsze i kompletne informacje o pracownikachsą wpisywane do jego akt osobowych. Skład dokumentów i specyfika ich pozyskiwania są określane przez każdą organizację niezależnie i muszą być określone w dokumencie regulacyjnym. Możesz składać kopie dokumentów zarówno w kolejności do przodu, jak i odwrotnej lub tworzyć je w grupach.
Sprawy osobiste można załatwić jak większośćpracowników organizacji, a wyłącznie menedżerów i wiodących specjalistów. Jednak w praktyce większość organizacji woli mieć zestaw dokumentów i innych informacji o każdym pracowniku, niezależnie od jego stanowiska i statusu.
Kategorie dokumentów i ich kopii do przechowywania w aktach osobowych pracownika:
- kwestionariusz lub karta osobista służy do łączenia podstawowych informacji biograficznych;
- kopie dokumentów tożsamości oraz potwierdzających wykształcenie i kwalifikacje – paszport, dyplom, zaświadczenia i zaświadczenia;
- kopia zeszytu ćwiczeń;
- wniosek o przyjęcie, przeniesienie i inne;
- kopie wszystkich zamówień dla pracownika;
- kopia umowy o pracę;
- inne dokumenty osobiste.
Dla każdego pracownika tworzony jest osobny folder,w którym składane są wymienione dokumenty i ich kopie. Akta osobowe są przechowywane oddzielnie od innych dokumentów osobowych. Zawierają one dane osobowe i dlatego nie powinny być dostępne dla osób nieuprawnionych.
Karta osobista: jak to zrobić dobrze?
Jednolita osobista karta pracownika jest obowiązkowa dla wszystkich firm, niezależnie od formy własności. Jest to podstawowy dokument przeznaczony do ewidencji pracowników organizacji.
Karta osobista zawiera wszystkie podstawowe informacje opracownik. Zwykle jest wypełniany ręcznie, ale dopuszczalne jest wprowadzenie informacji podstawowych za pomocą technologii. Karta osobista jest przechowywana przez cały czas pracy pracownika w organizacji. Podczas wypełniania sekcji można wydrukować i wkleić wkładkę.
Podczas wypełniania karty osobistej należy pamiętaćdo kodowania linków. Są one wskazane na prawo od tych tabel, w których informacje są ujednolicone. Informacje zawarte w tych sekcjach muszą być zgodne z klasyfikatorami i innymi dokumentami prawnymi.
Karty osobiste będą odpowiednio przechowywane oddzielniez innych dokumentów osobistych, w sejfie lub w metalowej szafce z zamkiem. Ten dokument zawiera dane osobowe i podlega ścisłej rachunkowości. Po zwolnieniu pracownika dokonuje się odpowiedniego wpisu i wydawana jest karta osobista do archiwizacji.
Książka pracy: rejestracja i przechowywanie
Książka pracy jest dokumentem potwierdzającymdoświadczenie zawodowe, staż pracy i stanowisko pracownika. Jego utrzymanie jest obowiązkowe dla każdego. Zaczyna pracę na początku aktywności zawodowej, a następnie towarzyszy osobie aż do emerytury.
Obowiązek nabycia pustych formularzy i wkładekksięgi pracy spoczywają na dziale księgowości organizacji. Jej pracownicy przechowują je w swoich sejfach i na żądanie przekazują do działu personalnego. Odnotowuje się to w odpowiedniej księdze rachunkowej. Administracji nie zaleca się przyjmowania od pracowników blankietów i blankietów książeczek pracy niewiadomego pochodzenia.
Zeszyt ćwiczeń jest zawsze sporządzany wyłącznie ręcznie.Notatki wykonane są długopisem z niebieskim wkładem. Jeśli wystąpił błąd, należy go poprawić i potwierdzić podpisem administracji i pieczęcią organizacji. Wszystkie wprowadzone informacje muszą być zgodne z prawem i przepisami.
Księgi pracy są przechowywane oddzielnie od innychdokumenty w sejfie. Zabronione jest ich wręczanie pracownikom, a tym bardziej osobom trzecim. Jeśli pracownik organizacji musi uzyskać informacje o zapisach w tym dokumencie, wykonuje się kopię wszystkich stron, następnie są one zszywane, a każda strona jest poświadczona pieczęcią. Po zwolnieniu książka pracy jest przekazywana pracownikowi tego samego dnia.
Szybkie przechowywanie dokumentów osobistych
Prawidłowe przechowywanie dokumentów kadrowych- jeden z głównych obowiązków pracowników służb personalnych. Informacje w nich zawarte należą do kategorii osobistych i nie podlegają ujawnieniu. Ponadto takie dokumenty muszą być przechowywane i przetwarzane zgodnie ze specjalnymi warunkami.
Przed podpisaniem umowy o pracę z przyszłościpracownik jest zobowiązany do uzyskania pisemnej zgody na przetwarzanie danych osobowych. Kopia tego dokumentu jest przechowywana w aktach osobistych lub w osobnym folderze.
Wszystkie dokumenty dotyczące danych osobowych muszą:trzymane w izolacji od zwykłych dokumentów. Dostęp do nich mają tylko specjaliści działu personalnego i pierwszy szef organizacji. Surowo zabrania się udostępniania danych osobowych pracowników podmiotom trzecim i organizacjom. Wyjątek stanowią organy sądowe i prokuratorskie, które złożyły oficjalny, udokumentowany wniosek.
Aby przechowywać dokumenty osobiste, uzupełnijodrębna nomenklatura przypadków. Teczki i pudła z dokumentami umieszczane są w szafkach. Wskazane jest odizolowanie ich od bezpośredniego światła słonecznego i wysokich temperatur. W przypadku dużej liczby dokumentów wskazane jest przydzielenie specjalnego pokoju.
Akta osobowe, ankiety i karty osobowe są przechowywane w magazynie operacyjnym tak długo, jak organizacja współpracuje z określonym pracownikiem. Po zwolnieniu trafiają do archiwum.
Rozkazy personalne są przechowywane przez rokpo ich publikacji. Opisy stanowisk i inne instrukcje są bezterminowe, dopóki nie zostaną anulowane. Tabela kadrowa, a także harmonogram urlopów publikowane są corocznie i są przechowywane w dziale personalnym lub w dziale księgowości przez kolejny rok po zakończeniu akcji.
Archiwalne przechowywanie dokumentów personalnych
Po upływie okresu przechowywania operacyjnegodane kadrowe przesyłane są do archiwum dokumentów kadrowych. Może to być pododdział organizacji lub organizacja strony trzeciej, najczęściej należącej do rządu.
Lista dokumentów podlegających długoterminowemu przechowywaniu archiwalnemu przedstawia się następująco:
- akta osobowe, ankiety i karty osobowe emerytowanych pracowników;
- nieodebrane zeszyty i wkładki;
- rozkazy i instrukcje dla personelu z wygasłym okresem przechowywania;
- dzienniki do rejestrowania ruchu dokumentów personalnych;
- stół kadrowy;
- harmonogramy wakacji;
- inne dokumenty, których konieczność przechowywania jest przewidziana przez prawo lub komisję.
Dokumenty w archiwum sporządza pracownik działu personalnego lub sekretarz. Możliwe jest przechowywanie akt i innych dokumentów przez długi czas zarówno w samej organizacji, jak i na podstawie umowy w wyspecjalizowanej instytucji.
Dokumenty w teczce do długoterminowego przechowywaniasą tworzone według daty, zaczynając od najwcześniejszej. Fizyczne bezpieczeństwo papieru powinno być dokładnie monitorowane iw razie potrzeby sporządzona i poświadczona kopia. Wszystkie arkusze etui są numerowane i zszywane, po czym sporządzany jest spis inwentarza.
Foldery dokumentów powinny być umieszczone w ścisłymw porządku. W samym pomieszczeniu konieczne jest utrzymanie optymalnej temperatury i niskiej wilgotności, a także unikanie bezpośredniego nasłonecznienia. Regały należy regularnie czyścić z kurzu, a pomieszczenia z dokumentami oczyszczać z gryzoni i innych szkodników.
Zniszczenie dokumentów osobistych
Pomimo długotrwałego przechowywania dokumentypersonel może zostać zniszczony. Przed tą procedurą odbywa się posiedzenie specjalnej komisji, która wspólnie decyduje o dalszym losie dokumentów osobistych.
Zniszczenie odbywa się zawsze ściśle według inwentarza, w obecności wszystkich członków komisji. Może to być spalanie, niszczenie przez mielenie, prasowanie i inne metody.
Kompozycja dokumentów osobistych jest wielostronna i zróżnicowana. Pracownicy służb personalnych i kierownictwa przedsiębiorstw powinni wiedzieć, jak je prawidłowo sporządzać, przechowywać i niszczyć.
