Een grote organisatie is een groot probleem.Het hoofd van de corporatie zal niet overal op tijd zijn, zelfs niet met de hulp van plaatsvervangers. Om de dag correct te plannen, om niets te vergeten, om het werk te verdelen en te controleren, heeft de manager een assistent nodig. Wat doet een medewerker in deze functie, wat moet hij kunnen en weten?
Assistent manager: zijn rol in de organisatie
Volgens de logica van de classificator van beroepen,goedgekeurd op staatsniveau, behoort de assistent-manager tot de categorie van managers, omdat hij toezicht houdt op bijna alle kwesties die verband houden met de competentie van de eerste persoon.
Tegelijkertijd interpreteren sommige organisatiespositie van een assistent-manager als administrateur, manager of secretaris: de eerste twee functies impliceren organisatorische en administratieve functies, de derde - presentatie en ondersteuning. De classificatie van beroepen deelt dit soort werk in verschillende categorieën in: specialisten, technische medewerkers, maar alleen de assistent wordt gerangschikt als managers.
Hoe de reikwijdte van de werkverantwoordelijkheden definiëren?
Door een assistent-manager in te huren ofsecretaris dient de organisatie te beslissen over de status, rechten en verantwoordelijkheden van deze medewerker, omdat de eisen aan opleidingsniveau, kwalificaties, werkervaring van de kandidaat hiervan afhangen.
- Het volstaat voor de receptioniste om een volledige middelbare opleiding te hebben gevolgd en de aanvrager leert etiquette en technieken om direct met kantoorapparatuur op de werkplek te werken.
- De beheerder moet minimaal een bachelordiploma hebben, organisatorisch vaardig en een energiek karakter hebben, en ook enige werkervaring hebben, afhankelijk van de bedrijfsvereisten.
- Een manager, als vertegenwoordiger van professionals, vereist minimaal een volledige hogere opleiding, werkervaring is niet vereist, maar het bedrijf stelt deze norm naar eigen goeddunken.
- Assistent van het hoofd.Deze functie impliceert dezelfde kwalificatie-eisen als voor een manager: volledige hogere opleiding, werkervaring in het specialisme gedurende minimaal 2 jaar. Waarschijnlijk zijn bijzondere persoonlijke kenmerken van de sollicitant vereist, en eventueel bijscholing.
Waar dient de functieomschrijving voor?
De assistent-manager, die een ambtenaar is,is verplicht te handelen in het kader van zijn functionele rechten en de voorgeschreven functies volledig te vervullen. Maar zelfs als een werknemer geen manager is, is hij verplicht zijn taken te goeder trouw en op tijd te vervullen.
De tewerkstellingsopdracht bevat nieteen gedetailleerd overzicht van deze competenties, en zelfs in het geval van een contract is de lijst met functies niet altijd volledig. Om verwarring te voorkomen bij het bepalen van de taakomschrijving van een werknemer, moet de functiebeschrijving van de assistent van het hoofd van de organisatie gedetailleerde verantwoordelijkheden bevatten, de rechten die hij bezit, evenals de mate van verantwoordelijkheid voor schending van de arbeidsovereenkomst, interne arbeidsreglementering, schade aan de werkgever, etc.
Persoonlijke assistent-manager
De functieomschrijving van de assistent wordt opgesteld volgenseen model van gelijkaardige instructies voor een leider of zijn plaatsvervanger, met uitzondering van enkele primaire functies van strategische planning en beheer. Waarschijnlijk zal de assistent ook niet worden belast met het aanwerven en ontslaan van werknemers, het recht om te beschikken over de financiële middelen van het bedrijf, de afgifte van volmachten en andere competenties van de zaakvoerder persoonlijk.
De wetgeving staat u echter toe te delegerenalle functies aan een vertrouwde werknemer, op voorwaarde dat hij over voldoende kwalificaties, kennis, ervaring en autoriteit beschikt om dergelijke problemen op te lossen. Het is alleen belangrijk om de bevoegdheid van de werknemer correct te formaliseren - door middel van een bevel of een volmacht.
Tegelijkertijd moet de functiebeschrijving van de assistent van het hoofd van de onderneming het feitelijk door hem uitgevoerde werk weerspiegelen.
Typische secties
De structuur van de functiebeschrijving is vastgelegd instaat kwalificatie naslagwerken en bevat alle basisvereisten voor de werknemer en de nuances van de functie, evenals zijn plaats in de organisatiestructuur van de organisatie.
De functieomschrijving "Assistent-manager" moet, net als elke andere, de volgende onderdelen bevatten:
- Algemene voorwaarden. De procedure voor aanwerving en ontslag, ondergeschiktheid en de procedure voor het vervangen van een medewerker is hier aangegeven.
- Arbeidsfuncties. Een van de belangrijkste secties die in detail moeten worden weerspiegeld.
- Rechten van werknemers.
- Beperkingen van aansprakelijkheid voor overtredingen.
- Kwalificaties, beroepservaring, opleidingsniveau.
- Wat een medewerker in een bepaalde functie moet weten.
- De relatie tussen hem en andere delen van de organisatie.
De aangegeven secties kunnen niet worden ingekort, maar het is toegestaan om ze uit te vouwen en de nodige items toe te voegen.
Executive Assistant Functieomschrijving: Sample
Goedgekeurd door:
Directeur (naam van de organisatie)
handtekening
(VOOR-EN ACHTERNAAM.)
Datum van goedkeuring
Functieomschrijving "Assistent-manager"
1. Basisvoorwaarden
1.1. Beroepscategorie "Leiders".
1.2. Aanvaard en ontslagen op last van de directeur.
1.3. Ondergeschiktheid: rechtstreeks aan de directeur.
2. Functies
Assistent van het hoofd:
2.1. Coördineert het werk van afdelingen, secties en andere divisies van de onderneming in overeenstemming met de instructies, besluiten en bevelen van de directeur.
2.2. Houdt de timing bij van de uitvoering van controleopdrachten van de bestuurder door structurele afdelingen.
2.3. Maakt voor de directeur een werkplan voor de volgende werkdag en levert dit op tijd aan de manager
2.4. Organiseert en controleert het kantoorwerk bij de onderneming, controleert of het voldoet aan de wettelijke vereisten.
2.5. Zorgt voor de boekhouding en registratie van alle volmachten afgegeven door de directeur.
2.6. Beheer van griffiers en controle over de resultaten van hun activiteiten.
Aanvulling afhankelijk van de behoeften van een bepaalde organisatie en het profiel van de functie.
3. Bevoegdheden
De assistent van de manager heeft het recht om:
3.1. Raak vertrouwd met de beslissingen die in de onderneming worden genomen.
3.2. Neem deel aan vergaderingen van het managementpersoneel.
Aanvulling afhankelijk van de behoeften van een bepaalde organisatie en het profiel van de functie.
4. Verantwoordelijkheid
De assistent-manager is verantwoordelijk voor:
4.1.Voor niet-nakoming of onjuiste uitvoering van hun plichten voorzien in deze instructie, orders en orders van de directeur, de huidige wetgeving die de activiteiten van de onderneming regelt.
4.2. Voor onvoldoende controle over de activiteiten van ondergeschikte medewerkers.
4.3. Voor openbaarmaking van informatie met beperkte toegang.
Aanvulling afhankelijk van de behoeften van een bepaalde organisatie en het profiel van de functie.
5. Kwalificaties
Een assistent-manager moet een volledige hoger opgeleide, profielwerkervaring hebben van minimaal 2 jaar.
6. Moet weten
Huidige wetgeving, statuten, CAO (er wordt aangegeven welke handelingen en normen de werknemer dient te kennen).
7. Interactie
Er wordt aangegeven met wie en met welke zaken de assistent-manager samenwerkt.
Akkoord:
Hoofd HR-afdeling
Handtekening
(VOOR-EN ACHTERNAAM.)
Juridisch adviseur
Handtekening
(VOOR-EN ACHTERNAAM.)
Vertrouwd met:
handtekening
(VOOR-EN ACHTERNAAM.)
Specificiteit van de competenties van de assistent van de projectmanager
Aangenomen wordt dat projectmanagement -de functie is respectievelijk tijdelijk en de assistent neemt bepaalde verplichtingen op zich tot de voltooiing van het project. Zijn functionele verantwoordelijkheden zullen afhangen van de specifieke kenmerken en het onderwerp van het project, evenals van de behoeften van een bepaalde organisatie.
Functieomschrijving voor assistent-managerqua functies zal het project meer gespecialiseerd zijn, maar met een administratieve en organisatorische kleur. Typische verantwoordelijkheden voor deze functie zijn te vinden in het kwalificatiehandboek en vervolgens aangepast aan de situatie.
Zijn de verantwoordelijkheden van de algemeen assistent-manager verschillend?
Taken van de assistent-generaalde directeur en de adjunct-directeur algemene zaken zullen verschillend zijn. In het tweede geval zullen de bevoegdheden natuurlijk meer eng gericht blijken te zijn, aangezien het hoofd algemene zaken niet verantwoordelijk is voor alle activiteiten van de organisatie, maar alleen voor een aparte sector.
De functiebeschrijving van de assistent-manager voor algemene zaken wordt opgesteld op basis van de functies van de baas die wordt "bijgestaan". Dienovereenkomstig zal de basis zijn het gebied van zijn verantwoordelijkheid en functies.
De functieomschrijving "Assistent Manager" is in dit geval geschikt als basis, u kunt hierop voortbouwen bij het ontwikkelen van nieuwe documenten voor gerelateerde functies.
