Cash inventaris omvathet controleren van de overeenstemming van het beschikbare geld en het bedrag vermeld in de rapportage. Een dergelijke aansluiting wordt regelmatig bij de onderneming uitgevoerd, de frequentie wordt bepaald door het hoofd van de organisatie en is vastgelegd in haar grondslagen voor financiële verslaggeving.
Inventarisatie contant geld aan de kassa verplichtde kassier om te stoppen met het uitgeven van geld en het accepteren van betalingsdocumenten voor het moment van verzoening. Bovendien is de kassamedewerker persoonlijk verantwoordelijk voor de veiligheid van bankbiljetten en de juistheid van alle documentatie. De kassamedewerker van het bedrijf mag geen persoonlijke bezittingen op de werkplek bewaren, vooral geen geld. Elk overschot wordt in rekening gebracht door de inventariscommissie en kan niet worden gerestitueerd. De financieel verantwoordelijke moet hierover bij zijn aantreden worden geïnformeerd.
Contante inventaris wordt uitgevoerdeen speciaal georganiseerde inventariscommissie op basis van de bestelling van het hoofd van de onderneming. Deze commissie omvat de hoofdaccountant, de voorzitter van de administratie van de onderneming en natuurlijk de financieel verantwoordelijke persoon. Zo nodig omvat de commissie onafhankelijke accountantsorganisaties die de onpartijdigheid en juistheid van deze procedure controleren. Als resultaat wordt een inventariscontrole ingevuld.
Voor aanvang van de afstemming moet de kassamedewerkerstel het laatste kasrapport op en schrijf vervolgens een ontvangstbewijs waarin staat dat alle betalingsdocumenten bij de uitvoering van de regels aan de commissie zijn overlegd. Pas na het naleven van de formaliteiten, begint de inventariscommissie de documenten te controleren. Allereerst worden de ingevulde documenten gecontroleerd aan de hand van de vastgestelde monsters en wordt de juistheid van het invullen van de hoofdregisters gecontroleerd. Er wordt bijzondere aandacht besteed aan het kasboek, aangezien alle boekingen erin moeten worden onderbouwd met primaire documentatie. Naast het feit dat het boek correct moet worden ingekaderd, moet het er goed uitzien, dat wil zeggen de aanwezigheid van een zegel, alle noodzakelijke handtekeningen, vetersluiting en paginering worden gecontroleerd.
Aan de kassa van elk bedrijf geldt een limietcontant geld, waarvan het eigen risico alleen is toegestaan bij de uitgifte van lonen, reisgelden, toelagen en studiebeurzen. Het bedrag dat de door de dienstverlenende bank aangegeven limiet overschrijdt, kan aan de kassa alleen worden bewaard met documenten die de opportuniteit ervan bevestigen en voor een periode van maximaal drie dagen. Na het controleren van de documentatie en het naleven van de regels voor het onderhoud door de kassier, wordt het geld opnieuw berekend.
Methodologie voor het controleren van fondsen
Alle bankbiljetten worden herberekend op een bankbiljet. In de regel zijn de beschikbare bedragen aanzienlijk, dus de commissie is verplicht een inventaris op te maken om het aantal bankbiljetten van elke coupure vast te stellen. Dit document, evenals in de inventarisatiewet, moet door alle deelnemers aan de controle worden ondertekend. Aan de hand van het resultaat van de herberekening kan worden beoordeeld of er sprake is van een overschot of een gebrek daaraan. Informatie hierover wordt in de wet aangegeven met de handtekening van de financieel verantwoordelijke.
De kassamedewerker is verplicht alles schriftelijk toe te lichtenvastgestelde overtredingen en een rapport indienen bij de commissie. Wanneer de fondseninventarisatie is afgerond, wordt een slotakte opgesteld met een gedetailleerde beschrijving van de resultaten. Het wordt meestal in meerdere exemplaren ingevuld, omdat de ene wordt overhandigd aan de financieel verantwoordelijke persoon als bewijs in geval van onenigheid met de commissie, en de andere wordt verzonden naar de boekhoudafdeling. De commissie moet aan het hoofd rapporteren over het uitgevoerde werk en het resultaat ervan.
De inventaris van fondsen moetuitgevoerd telkens wanneer een kassamedewerker wordt ontslagen en vervangen door een andere medewerker. In dit geval wordt de handeling op basis van de resultaten van de controle in drievoud opgesteld. De ene wordt aan de kassamedewerker gegeven, de tweede wordt aan de aanvrager voor zijn plaats gegeven, dat wil zeggen de vervangende werknemer, en de derde, zoals het hoort, wordt naar de boekhoudafdeling gestuurd.
