Voorraden en hun boekhouding

Elke organisatie moet overwegenvoorraadartikelen die deel uitmaken van het werkkapitaal van de onderneming. Meestal zijn ze bedoeld om het productieproces te ondersteunen of eraan deel te nemen voor een periode van niet meer dan één cyclus, waarna ze geheel of gedeeltelijk in de prijs van de goederen zijn inbegrepen.

Voorraadadministratie begint metafwikkelingsdocumenten ontvangen van leveranciers van producten inzake betaling van grondstoffen of materialen op basis van een eerder gesloten bilaterale overeenkomst. Zo ontvangt de kopende onderneming een bepaalde reeks begeleidende documenten die verplicht zijn het aangegeven bedrag over te maken naar de rekening van de leverancier. Dergelijke documenten omvatten facturen, betalingsopdrachten, connossementen, enz. Alle inventarisitems en hun bewegingen moeten in de boekhouding worden weerspiegeld, dat wil zeggen dat hun in- en uitgang worden geregistreerd in gespecialiseerde boeken. Alle pagina's van elk boekhoudkundig boek moeten worden geregen, genummerd, gecertificeerd door het zegel van de onderneming. Vaak worden ze bewaard in de kluis van de hoofdaccountant en na gebruik nog minimaal vijf jaar gearchiveerd.

Het materiaalmagazijn houdt ook een administratie bij van allesinkomende en uitgaande goederen. In dit geval is de opslaghouder verplicht om alle primaire documentatie te bewaren, de nodige gegevens in zijn werkdocumenten te plaatsen en de primaire documentatie vervolgens over te dragen aan de boekhoudafdeling. In de regel wordt de overdracht van documentatie aan de boekhoudafdeling uitgevoerd op het in het bedrijf gespecificeerde tijdstip, maar minstens één keer per week. Voorraden worden geboekt op de rekening "Materialen", en hun ontvangst wordt weergegeven door middel van debet en vervreemding door middel van creditering. Als het bedrijf goederen en materialen verwerft, geeft het krediet van de rekening "Vereffeningen met verantwoordelijke personen" hetzelfde bedrag weer (bij contante betaling aan de kassa of bij overboeking via overschrijving). Als ze worden geproduceerd dankzij hun eigen nevenpercelen, wordt de rekening "Hulpproductie" gebruikt voor de lening.

In de regel voorraadartikelenafgegeven vanuit een magazijn voor intern gebruik of deelname aan het productieproces. In de meeste gevallen impliceert de afschrijving van goederen en materialen uit het magazijn de verplaatsing van materialen binnen de fabriek. In dit geval worden standaard uniforme formulieren van documenten gebruikt, bijvoorbeeld picklijsten, grenshekkaarten, snijkaarten. Bovendien vindt de uitgifte van grondstoffen alleen plaats binnen de limieten die zijn vastgelegd in de grondslagen voor financiële verslaggeving. Als uitlevering vereist is boven deze limiet, kan de winkelier dit alleen realiseren met toestemming van de directeur, ingenieur of een andere bevoegde persoon.

Alle ondernemingen voeren regelmatig uitinventaris van inventarisartikelen. Het wordt uitgevoerd door een speciaal gevormde commissie op basis van een door het hoofd ondertekende bestelling. Inventarisatie gaat uit van een stuksgewijze hertelling van alle materialen die in het magazijn aanwezig zijn, en een afstemming van de verkregen gegevens met de beschikbare cijfers in de documenten.