Informācijas un atsauces dokumenti ir svarīgākais mūsdienu biroja darba komponents. Viņi visbiežāk papildina iestāžu un uzņēmumu korespondenci ar jebkāda veida īpašumtiesībām.
Nozīme un funkcijas
Informācijas un atsauces dokumenti pirmām kārtāmveikt papildu starpnieka lomu saistībā ar citiem personāla politikas dokumentiem. Tie nav obligāti un nesatur norādījumus, bet tikai sniedz informāciju par faktisko stāvokli uzņēmumā, sniedz informāciju, kas kalpo par pamatu lēmumu pieņemšanai un izpildu rīkojumu izstrādei. Informācijas un atsauces dokumentiem ir atšķirīga iezīme, kas ir saistīta ar to, ka tie ir vērsti uz kontroles sistēmu no apakšas uz augšu, t.i. no parastā speciālista līdz departamenta vadītājam, no galvas līdz direktora vietniekam vai tieši ģenerāldirektoram. Tomēr pastāv izņēmumi, piemēram, korespondence (oficiālā vēstule, telegramma, elektroniskā ziņa utt.) Palīdz attīstīt saziņu starp darbiniekiem ar vienādiem oficiāliem pienākumiem.
Klasifikācija pēc veida
Atsauces dokumentiem ir daudzšķirnes, tostarp: sertifikāti un ziņojumi, kopsavilkumi, akti un pārskati, paskaidrojumi un vēstules, telegrammas un telegrammas. To adresāts var būt gan iekšējs, gan ārējs. Tātad:
• atsauces dokumentācija ietver individuāla rakstura dokumentus, kas izsniegti vienreizēji un attiecas tikai uz vienu darbinieku;
• ziņošana un atsauce tiek noteikta, ņemot vērā konkrēto adresāta sniegšanas biežumu un noteiktu standarta veidlapu klātbūtni, biežums var būt reizi ceturksnī, gadā, nedēļā;
• analītiski tiek izsniegti gan individuāli (vienreizēji), gan periodiski (regulāri) pieprasījumi, tam ir konsolidēta rakstura informācija, kas apkopo apkopotu informāciju.
Dokumentu apvienošana
Sastāvs, struktūra un reģistrācijas kārtībainformācijas pārvaldība tiek noteikta katrā uzņēmumā individuāli personāla politikas noteikumos. Bet tajā pašā laikā ir obligāti jāapvieno visi dokumenti, kas ir vienādi sastāvā un formā. Dokumentu apvienošana ir optimāla formāta vienotības, iestatīšanas un fiksēšanas detaļu izveide. Vienoti ir biznesa dokumenti, kas izveidoti saskaņā ar vienotiem standartiem un noteikumiem un satur visu nepieciešamo informāciju lēmumu pieņemšanai. Informācijas un atsauces dokumenti nav izņēmums un arī ir pakļauti standartizācijai. Apvienošana ir nepieciešama, lai vienkāršotu un uzlabotu darba kvalitāti ar dokumentiem, racionalizētu to meklēšanas procesu, sagatavotu un izpildītu veidlapas, samazinātu apstrādes sarežģītību un attīstītu progresīvas metodes, kā arī samazinātu izmantoto sarakstu. Vadlīnijas par apvienošanas organizēšanu un kontroli tiek piešķirtas mātes organizācijai, kas koordinē un pārvalda DDD un OKTEI.
