Tiek noteikta vadības efektivitātesasniedzot mērķi, visos virzības uz rezultātu posmos vadītājam ir jākontrolē un jāuzrauga process, resursi un situācija. Kontrole ir viens no svarīgākajiem vadītāja funkcionālajiem uzdevumiem.
Kontroles jēdziens vadībā
Pārvalde ir nepieciešama, lai efektīviorganizēt aktivitātes, racionāli izmantot resursus un sasniegt izvirzītos mērķus. Vadība tradicionāli izšķir piecas pamatfunkcijas: plānošanu, organizēšanu, motivāciju, kontroli un koordināciju. Katram no tiem ir sava specifika un nozīme. Tātad, pašreizējā vai stratēģiskā kontrole ir svarīga vadītāja darbība, salīdzinot darba rezultātus ar plānu visos ražošanas procesa posmos, pārbaudot rezultātu atbilstību standartiem un normām, kā arī novēršot novirzes, kas rodas.
Kontroles nozīme izskaidrojama ar nepieciešamībunovērstu nenoteiktību par uzņēmuma stāvokli un ražošanas procesa gaitu. Arī kontrole ir veiksmīgas darbības priekšnoteikums. Tas ļauj novērtēt situāciju un novērst krīžu rašanos. Kontrole un uzraudzība ir nepieciešama, taču tām var būt dažādas formas un veikt dažādas funkcijas. Atkarībā no vadības stila organizācijā kontrole var būt koncentrēta viena vadītāja, parasti augstākā līmeņa, rokās vai deleģēta vairākiem darbiniekiem.
Vadības funkcijas
Kontrole ir nepatīkams brīdis gan vadītājam, gan izpildītājam, taču tas ir nepieciešams. Vadībā ir ierasts runāt par vairākām galvenajām vadības funkcijām:
- ārējās un iekšējās vides novērtējums.Kontroles laikā vadītājs vāc informāciju un novērš nenoteiktību pašreizējā procesa izpratnē. Kontroles veikšana ļauj atklāt negatīvus vai draudošus faktorus ārējā un iekšējā vidē un atrast iespējas tos novērst vai ņemt vērā, veicot darbības.
- Atbilde uz novirzēm.Vadītājs kontrolē, lai neatpaliktu no ražošanas procesa detaļām un lai viņam būtu laiks reaģēt uz izmaiņām un novirzēm. Kontrole ļauj laikus pamanīt kļūdas un draudus un ātri atjaunot ražošanas procesu.
- resursu piešķiršana.Taktiskā un tehniskā kontrole ļauj racionālāk izmantot pieejamo naudu, aprīkojumu un atrast īsto vietu darbinieku kompetencēm. Tajā pašā laikā kontrole ļauj identificēt rezerves un produktīvi tās izmantot.
- atgriezeniskās saites uzturēšana.Kontroles interaktīvā funkcija sastāv no tā, ka tās ieviešanas laikā tiek izveidota mijiedarbība starp visiem sistēmas elementiem, starp vadītāju un izpildītāju.
- Personāla darbības novērtējums.Lai kompetenti motivētu darbiniekus un efektīvi samaksātu par viņu darbu, ir jāveido skaidra novērtēšanas sistēma, kurā vadītājam palīdz kontrole visos ražošanas posmos.
Kontroles veidi
Pārraudzības procesa sarežģītība rada vairākas uzraudzības kvalifikācijas.
Pēc procedūru biežuma izšķir:
- Iepriekšēja kontrole.Pat pirms darba sākšanas ir jāveic darbības, lai izsekotu un novērtētu galvenos resursus: materiālos, cilvēku, ražošanas. Tās mērķis ir novērst izpildītāju rīcības negatīvo seku iespējamību. Tas ļauj veikt korekcijas plānā pat pirms tā ieviešanas un pirms kļūdu izdarīšanas.
- strāvas vadība.Tas tiek veikts darba izpildes laikā, tā mērķis ir identificēt rašanās stadijā un novērst kļūdas un novirzes. Tās mērķis ir izsekot atbilstību normām un standartiem. Pašreizējai kontrolei nepieciešama pastāvīga informācijas plūsma un ātra kļūdu labošana.
- Galīgā kontrole.Tas tiek veikts rezultātu apkopošanas un novērtēšanas stadijā. Šāda veida kontroles galvenais mērķis ir novērst līdzīgas kļūdas nākotnē. Šajā posmā iegūtie dati kļūst par pamatu jaunu plānu veidošanai.
Pamatojoties uz biežumukontrolējošās darbības izšķir stratēģisko, taktisko un operatīvo kontroli. Pēc funkcionālās piederības eksperti sauc finanšu, ražošanas, mārketinga un personāla kontroles veidus. Pamatojoties uz darbības virzienu, ir iespējams arī nošķirt ārējos un iekšējos kontroles veidus.
Stratēģiskā un taktiskā kontrole
Vissvarīgākais rīks plānu īstenošanaiuzņēmumi ir stratēģiskā un taktiskā kontrole. Šāda veida pārvaldības darbību uzdevums ir izsekot veikto plānu un darbību precizitātei. Stratēģiskā kontrole ir sistemātiska pārbaude par atbilstību globālajiem mērķiem, stratēģiskajām programmām un darbībām. Šāda veida darbības mērķi ir: izvēlēto ilgtermiņa mērķu uzticības noteikšana un pareizais veids, kā tos sasniegt, identificējot uzņēmuma potenciālās iespējas. Taktiskā kontrole ir saistīta ar īstermiņa, tūlītēju mērķu sasniegšanas pārbaudi. Viņa rīks ir tehniskā kontrole, kuras mērķis ir noteikt ražošanas procesa stingrību atbilstoši noteikumiem, standartiem un noteikumiem.
Kontrole sagatavošanās stadijās
Viss vadības process ir caurstrāvots ar posmiemkontrole. Pastāv pakāpeniskas klasifikācijas tradīcija, šajā gadījumā viņi izšķir: sākotnējo, pašreizējo un galīgo kontroli. Katrs no tiem veic savas funkcijas un tam ir atšķirīgas iezīmes. Iepriekšēja kontrole notiek pirms darba uzsākšanas, tā ir neatņemama plānošanas sastāvdaļa. Tās mērķis ir radīt apstākļus efektīvai ražošanas uzsākšanai. Šajā posmā tiek vērtēta personāla gatavība un kompetence, nepieciešamo resursu pieejamība un darbības dokumentēšana.
Pašreizējā kontrole, atšķirībā no sākotnējās,plūsmas laiks sakrīt ar ražošanas posmiem. Tās galvenā funkcija ir uzlabot darbplūsmu. Vadītājs pastāvīgi uzrauga visu ražošanas darbību un izpildītāju darbību atbilstību apstiprinātajiem plāniem un standartiem. Dažreiz šo posmu sauc arī par "starpkontroli", kas uzsver tā galveno iezīmi - trūkumu un noviržu identificēšanu ceļā uz mērķi. Tas attiecas uz pašreizējo un stratēģisko mērķu risinājuma novērtēšanu. Īpaša nozīme ir galīgajai vai galīgajai kontrolei. Tas ļoti atšķiras no citiem posmiem ar uzdevumiem un gaitu.
Galīgā kontrole: specifika
Ražošanas procesa pēdējais posmsir saistīts ar vairāku svarīgu problēmu risināšanu. Tas ir mērķu un rezultātu atbilstības pakāpes noteikšana, personāla darba novērtēšana, nepareizu aprēķinu un kļūdu saraksta sastādīšana, lai uz to pamata sāktu jaunu plānošanas posmu. Galīgā kontrole jāveic saskaņā ar noteiktajiem kritērijiem, lai izpildītāji saprastu, kā tiek pārbaudīts viņu darbs un kā tas ietekmēs viņu atalgojumu. Šis uzraudzības veids ir saistīts ar resursu izmantošanas novērtēšanu, stratēģiju un taktiku efektivitātes noteikšanu un iepriekš pieņemto lēmumu pareizības novērtēšanu. Šī posma rezultāti ir ārkārtīgi svarīgi organizācijas nākotnei, jo tās rezultātos var izvairīties no kļūdām, veidojot nākotnes plānus.
Kontroles procedūra
Vadība, pašreizējā un galīgā, tiek veikta saskaņā ar to pašu algoritmu.
Pirmajā posmā tiek vākta informācijatiek formulēti katras operācijas un procesa vērtēšanas kritēriji, pēc tam tiek noteikti kontroles mērķi un metodes. Šis ir sagatavošanās posms. Tālāk kontrole nonāk faktiskā procesa un darbību novērtēšanas stadijā. Pēdējais posms ir saņemtās informācijas analīze un secinājumu formulēšana, tas ir sinonīms galīgajai kontrolei. Visu šo darbību rezultātā jāpieņem vadības lēmums.
Kontroles principi
Vadītājam, kurš veic pašreizējo, stratēģisko vai galīgo kontroli, jāatceras tās ieviešanas pamatprincipi. Tie ietver:
- Savlaicīgums.Starp kontroles procedūrām jābūt zināmam laikam, tā nedrīkst būt pārāk bieža, lai darbinieks nejustu, ka viņam neuzticas. Bet to nevajadzētu veikt arī pārāk reti, lai darbiniekam nerastos nekontrolējamības iespaids.
- Elastīgums. Viņam jāpielāgojas pašreizējiem apstākļiem.
- Rentabilitāte. Tās mērķis ir ietaupīt resursus, tāpēc tam pašam nevajadzētu prasīt lielus ieguldījumus.
