Krievijas likumdošanas juridiskajā jomādaļā, kas saistīta ar darbībām, kuras tiek reāli praktizētas, bet normatīvajos dokumentos nav pienācīgi apskatītas, ir daudz nepilnību. Šo balto plankumu dēļ ir daudz jautājumu un juridisku strīdu, un viena no šādām problēmām ir faksimilu izmantošana.
Faksimils ir īpašs zīmogskopējot kāda gleznas paraugu. Visbiežāk ierēdņi faksimila parakstu izmanto dokumentu plūsmas vienkāršošanai. Tajā pašā laikā likums, nenorādot skaidru un skaidru tā izmantošanas definīciju, atzīst paraksta faksimila reproducēšanu kā ar roku rakstīta analogu. Tieši šādu domstarpību dēļ tiesiskajā regulējumā rodas negatīvas juridiskas sekas.
Šķietami izplatītas dzīves situācijas.Steidzami nepieciešams galvas paraksts, taču viņš nav klāt, un nevienam citam klātesošajam nav tiesību parakstīt. Vai, piemēram, vadītājs tika atvests apstiprināt dokumentu kaudzi, kuras augstumu mēra centimetros. No pirmā acu uzmetiena ideāls risinājums būtu izmantot faksimila parakstu. Šeit slēpjas klišeju izmantošanas iespējamās briesmas. Hipotētiski faksimili, zīmogi, pat pilnīgi precīzi kopējot ierēdņa parakstu, nevar liecināt par viņa personīgo lēmumu uzņemties saistības parakstītā dokumenta izpratnē.
Pašreizējie standartibiroja darbs (EGSD un GSDOU) runā par nepieciešamību pēc personīga paraksta uz dokumentiem, nenorādot, kā tas tiek piestiprināts - ar savu roku vai izmantojot faksu. No otras puses, vienīgais normatīvais akts, kas kaut kādā veidā regulē faksimilu izmantošanu, ir Krievijas Federācijas Civilkodekss. Tas nosaka, ka faksimila parakstu var izmantot tikai, slēdzot civilus darījumus pēc pušu vienošanās un likumīgā veidā. Tāpēc ilgtermiņa uzticības attiecību gadījumā starp biznesa partneriem ir iespējams legalizēt parakstu klišeju izmantošanu darbplūsmā. Lai to izdarītu, pietiek ar to, ka starp pusēm tiek sastādīts papildu līgums vai savstarpējās vienošanās tekstā ir iekļauta klauzula par faksimilu izmantošanu.
Jāpievērš uzmanība vairākiem beznosacījumuklišeju izmantošanas ierobežojumi, parakstot dokumentus. Saskaņā ar vairākiem noteikumiem faksimilu nevar izmantot finanšu dokumentu apstrādei, grāmatvedības pārskatos un maksājumu dokumentos. Pilnvaras un parādzīmes, kurām nav ar roku rakstīta paraksta, ir nepārprotami nederīgas. Tāpat nav iespējams izmantot parakstu klišejas primārajos grāmatvedības dokumentos un vienotos darba grāmatvedības dokumentos.
Daudz strīdīgu jautājumu rodas, jarēķinos piestiprina faksimila parakstu. Krievijas Federācijas Finanšu ministrija un nodokļu iestādes ir kategoriski pret šādām brīvībām, neskatoties uz parādīto arbitrāžas praksi līdzīgu strīdu risināšanā tiesās. Līdz šim tiesneši nostājas nodokļu maksātāja pusē un norāda, ka, sastādot rēķinus, nav juridiska aizlieguma izmantot faksimilus.
Noteiktas lietošanas grūtībasfaksimila nospiedumi rodas arī, saglabājot iekšējo dokumentu plūsmu. Lai izvairītos no nepatikšanām un pārpratumiem, biroja darba iekšējās instrukcijās būtu jāparedz atsevišķi punkti un jānorāda, kādos gadījumos faksimils tiek izmantots, kur tas tiek glabāts un kam ir tiesības to izmantot. Jebkurā gadījumā, ja klišejas izmantošanas dēļ rodas nopietnas sekas, jūsu viedoklis par tās izmantošanas likumību būs jāpamato tiesā.
Īsāk sakot, klišeju izmantošanas risks ir liels,un ņemot vērā tiesību akta neviennozīmīgo interpretāciju, tā lietderība kļūst apšaubāma. Tāpēc lielākajai daļai ierēdņu faksimila paraksts kalpo tikai par cieņas apliecināšanu un tiek izmantots, parakstot apsveikumus, ielūgumus, informatīvas vēstules un sertifikātus, kā arī uz apliecinātām dokumentu kopijām.
