Nuo šiol slaptas biuro darbas yra prerogatyvane tik vyriausybinės agentūros. Šiandien beveik kiekviena didelė komercinė organizacija turi įslaptintų dokumentų. Šis straipsnis jums pasakys viską apie teisingą slaptos dokumentacijos tvarkymą.
Slaptumo samprata biuro darbe
Bet kokia darbo veikla, vienaip ar kitaipvisada yra daug sunkumų, problemų ir rizikos. Kokia to priežastis? Yra daug priežasčių, tarp kurių pagrindinė yra banalus nesugebėjimas kompetentingai dirbti su dokumentais, kurie klasifikuojami kaip įslaptinti.
Pirmiausia verta apsispręstiapskritai yra paslaptis. Paslaptis turi keletą reikšmių. Jei atsižvelgsime į labiausiai paplitusį apibrėžimą, tai ši sąvoka turėtų būti aiškinama kaip tam tikra informacija, prieinama tik ribotam žmonių ratui. Paslaptis neturi būti atskleista, ji turi būti laikoma paslaptyje. Paprastai paslaptis greitai prarandama ir informacija tampa prieinama daugeliui žmonių. Atitinkamai slaptų biuro darbų organizavimas tampa nereikalingas.
Slaptieji grifai
Šiuo metu paslaptis turi keletąpagrindiniai tipai. Jei mes kalbame apie slaptą biuro darbą, vienaip ar kitaip susijusį su valstybės reikalais, tada visi dokumentai yra suskirstyti į tris pagrindines rūšis:
- ypatinga svarba;
- aukščiausia paslaptis;
- biuro naudojimas.
Šią klasifikaciją nustato specialus 1993 m. Liepos 21 d. Federalinis įstatymas „Dėl valstybės paslapčių“. Kas yra kiekviena iš aukščiau esančių juostų?
Antspaudas „aukšto prioriteto“ yra labiausiaiaukštas slaptumo laipsnis. Natūralu, kad ne kiekvienas dokumentas gali gauti tokią būseną. Taigi, atskleidžiant ypač svarbų antspaudą, gali būti padaryta didelė žala valstybei ar kai kuriai žmonių grupei. Todėl tokio pobūdžio dokumentai yra tinkami.
Taip pat apdovanojama „Top Secret“dokumentus, kuriuose yra tam tikra valstybės paslaptis. Griežtas reguliavimas dirbant su šios rūšies vertybiniais popieriais šiuo atveju yra išskirtinis bruožas.
Etiketė „oficialus naudojimas“ nenumatodokumentai yra ypač slapti, tačiau žymiai riboja jų naudojimą. Toks slaptas biuro darbas, kaip taisyklė, yra nustatytas komercinėse struktūrose.
Klasifikavimo procedūra
Visko klasifikavimo tvarką taip pat nustato federalinis valstybės įstatymas. aukščiau įvardytą paslaptį. Remiantis šiuo dokumentu, valstybei priklausančios paslaptys gali apimti:
- informacija apie karinę sferą;
- informacija apie ekonomiką, technologijas ar mokslą;
- informacija apie užsienio politiką ar ekonomikos sritis;
- informacija apie kontržvalgybą, operatyvinę ar tiriamąją veiklą, antiteroristinę politiką ir kt.
Kaip klasifikuojami dokumentai?Svarbiausia atkreipti dėmesį į specialiai įgaliotų ekspertų buvimą. Tam tikros kvalifikacijos asmenys užsiima tam tikro popieriaus saugaus saugojimo plėtra. Parenkama tinkamiausia klasifikacija, pagal kurią atliekamas tolesnis darbas. Tiesą sakant, slaptas biuro darbas yra didžiulė sritis su savo darbuotojais ir vadovais.
Sisteminis slaptumo nustatymo principas
Norėdami kompetentingiausiai nustatyti laipsnįperiodiškai turi būti taikomi specialūs principai. Toliau daugiausia dėmesio skirsime pačiai biuro darbo paslapčių nustatymo formai - nuoseklumo principui. Koks jis?
Pagrindinis sisteminio požiūrio bruožas yra ypatingasdėmesio slaptumo problemai apskritai. Pagrindinė jo funkcija yra išsaugoti dvi viena kitai įtaką darančias tendencijas: viena vertus, neleisti skleisti svarbios informacijos; kita vertus, siekiant išvengti masinio klasifikavimo ir iš to kylančių problemų.
Kaip saugoma paslaptisdarbas biure? Čia yra du pagrindiniai mechanizmai: slaptumo antspaudo pervertinimas ir nepakankamas įvertinimas. Pervertinimas žymiai susiaurina galimybę keistis reikiama informacija, neįvertinimas šiek tiek susilpnina šį procesą.
Kiti principai
Kokie dar paslapties principai ir taisyklėsar galima atskirti biuro darbą? Be nuoseklumo, verta atkreipti dėmesį ir į objektyvumą. Kokia čia prasmė? Jei trumpai aprašysite, tai skamba taip: dirbdami su slapta dokumentacija negalite vadovautis visokiomis subjektyviomis nuomonėmis ir prielaidomis. Turi būti nustatytas tam tikras taisyklių sąrašas, pagal kurį bus parengtos visos būtinos priemonės.
Optimizavimo principas yra dar vienas integralasslapto biuro darbo elementas. Pagrindinė jo reikšmė yra ta, kad mažiausias duomenų kiekis įslaptintuose dokumentuose yra geriausias ir optimaliausias sprendimas. Pernelyg didelė informacija tik pažeis reikiamą saugumo lygį.
Periodinio patikrinimo principas yra nuolat stebėti slaptus dokumentus.
Dėl įslaptintų dokumentų pakeitimų
Kaip jau minėta, to slaptumo laipsnisar kitas dokumentas nustatomas pagal specialų informacijos sąrašą. Po klasifikavimo dokumentai klasifikuojami ir siunčiami saugoti. Ar įmanoma pakeisti šiuos dokumentus?
Slapto įrašų valdymo instrukcija,kuriame yra federalinis valstybės įstatymas. paslaptis, nustato keletą objektyvių situacijų ir aplinkybių, pagal kurias dokumentai gali būti įvairiai peržiūrimi. Tačiau reikia pažymėti, kad dokumentų išslaptinimo ar pakeitimo laikotarpis neturėtų viršyti 30 metų. Išimtis yra specialios tarpžinybinės komisijos sprendimas. Kaip ir klasifikavimo atveju, klasifikacijos panaikinimo ar sumažinimo darbus atlieka speciali, įgaliota asmenų grupė.
Įslaptintų dokumentų sunaikinimas
Sprendimas sunaikinti tą ar tą paslaptįdokumentas priklauso nuo jam uždėto slaptumo antspaudo. Jei antspaudas pažymėtas ypatinga svarba arba visiškas slaptumas, visus klausimus vėl sprendžia tarpžinybinė komisija. Jei mes kalbame apie komercines paslaptis, slaptus bet kurios įmonės dokumentus, tuomet būtina sušaukti specialią ekspertų komisiją ir vadovus. Ji spręs organizacinius klausimus, o vadovybė turi duoti leidimą.
Sunaikinimo procesas paprastai vykstasudarytas iš trijų ar daugiau žmonių. Popierius naikinamas naudojant specialias mašinas - popieriaus keitiklius. Registracijos formos turi būti pažymėtos, kad būtų galima nustatyti dokumentų apskaitą. Taip pat verta paminėti, kad įslaptinti dokumentai turėtų būti naikinami lygiagrečiai su vidaus inventoriaus naikinimu.
Slapto biuro darbo atlikimo taisyklės
Toliau mes sutelksime dėmesį į slaptą įmonių dokumentaciją.ar kitos komercinės struktūros. Dirbant su slaptais dokumentais, būtina atsižvelgti į keletą pagrindinių taisyklių ir reikalavimų. Verta pabrėžti svarbiausius dalykus:
- būtina laikytis griežčiausios pašalinių asmenų prieigos prie dokumentų kontrolės. Tai taip pat susiję su personalu. Taigi, saugumas turėtų būti nustatytas per saugos ar saugos tarnybą.
- Būtina tiksliai nustatyti asmenis, kurie turi teisę dirbti su įslaptintais dokumentais. Atitinkamai jiems turėtų būti suteiktos specialios galios.
- Reikėtų parengti aiškią instrukciją (atmintinę), kaip dirbti su slapta dokumentacija. Visas tolesnis darbas turėtų būti organizuojamas griežtai laikantis jo.
- Iš darbuotojų turėtų būti paimta komercinių ir pramoninių paslapčių neatskleidimo sutartis.
- Turi būti pastovi medžiagaasmenų, turinčių teisę susipažinti su įslaptintais dokumentais, skatinimas. Visų pirma, bet kuris slaptų biuro darbų specialistas turėtų būti asmeniškai kontroliuojamas vadovybės.
Tai visos pagrindinės taisyklės, kurių reikia laikytis dirbant su slaptais ar slaptais dokumentais.
Slaptų dokumentų specialistų pareigos
Darbuotojų, su kuriais buvo leista dirbti, pareigosslaptas biuro darbas kiekvienoje įmonėje yra skirtingas. Bet kokiu atveju nėra vienos instrukcijos, kaip dirbti su įslaptintais dokumentais. Tačiau vis tiek galite pabrėžti dažniausiai pasitaikančius dalykus, kuriuos turėtų prisiminti kiekvienas darbuotojas, dirbantis su slaptais dokumentais. Visų pirma, mes kalbame apie tai, kad:
- Darbuotojas yra asmeniškai atsakingas už dokumentų saugojimą, išsaugojimą ar pakeitimą.
- Darbuotojas turi būti budrus, atsakingas ir dėmesingas. Bet kokie neįgaliotų asmenų bandymai susipažinti su dokumentais turi būti nedelsiant sustabdyti.
- Darbuotojas turi žinoti ir laikytis instrukcijų, susijusių su darbu su įslaptintais dokumentais, nuostatų.
Be to, būtina pabrėžti, ką specialistui draudžiama daryti. Jie apima:
- pranešimus bet kokiems neįgaliotiems įslaptintos informacijos asmenims;
- dokumentų pašalinimas, gabenimas ar pakeitimas be vadovybės žinios;
- susipažinimas su dokumentais klausimais, kurie nepriklauso darbuotojo kompetencijai;
- dokumentų sunaikinimas be vadovybės žinios.
Įslaptintų dokumentų išvaizda
Verta pateikti pačią bendriausią informaciją apie tai, kaip turėtų atrodyti slaptų dokumentų viršelis. Beveik bet kuris slaptas biuro skyrius nustato šias normas:
- viršutinis dešinysis kampas - įslaptintas;
- po antspaudu - inventoriaus numeris;
- dokumentai su nepriekaištingos paslapties antspaudu turi turėti raudoną liniją nuo viršutinio dešiniojo kampo;
- lapai turi būti sunumeruoti ir susiūti siūlais.
Natūralu, kad šios rūšies vertybiniams popieriams yra daug kitų reikalavimų. Tačiau pirmiau minėti punktai taikomi beveik bet kokios formos įslaptintiems dokumentams.
