Dokumento patvirtinimo būtinumassprendimai yra būtini situacijose, kai jie yra priimami kolektyviai. Dažniausias būdas įrašyti įvykio eigą - naudoti duomenų įrašų rūšį, pvz., Protokolą.
Žodis "protokolas" turi keletą reikšmių: tai yraJi gali būti įdiegta ir procedūros tam tikroje situacijoje, ir tinkamai suprojektuoti oficialų dokumentą, kuriame yra sekos duomenis diskusijoje, debatuose ir sprendimų priėmimo susirinkimuose, konferencijose ir susitikimuose. Reikėtų atsižvelgti į tai, kad jis turi keletą formų, skirtų jų paskirčiai. Protokolas nuomininkų susirinkime yra šiek tiek skirtingos kategorijos, nei dokumentu, pavyzdžiui, iš ikiteisminio tyrimo pareigūnų ar kitų priežiūros institucijos ataskaitą.
Nuolatiniai / laikini kolegialūs posėdžiaibendruomenės (komitetai, akcininkų susirinkimai, gyventojai, direktorių valdyba) yra privalomi dokumentai. Priklausomai nuo organizacijos ar grupės pirmininko priimto sprendimo, posėdžio protokolas gali būti išsamiai užpildytas (išsami kalbos, diskusijos, klausimai ir atsakymai) arba sutrumpinta forma. Paprastai susitikimo metu sekretorius ar kitas atsakingas asmuo registruoja visus įvykius, surenka dalyvių pateiktas papildomas medžiagas, tada juos sujungia į vieną dokumentą.
Kalbant apie šio pareigūno reikalavimuspopierius, jie yra nurodyti valstybiniame standarte, reglamentuojantys teisingą registravimo tvarką. Taigi, nuomininkų savininkų ar kitų grupių ir organizacijų atstovų susitikimo protokoluose, be dokumento ir organizacijos pavadinimo, renginio datos ir darbotvarkės, būtinai nurodomi duomenys apie pirmininką, sekretorių ir dalyvius.
Atrodo trumpas informacijos pateikimo kontūrastaip: jie klausėsi, kalbėjo (ir), nusprendė / nusprendė. Nurodytų duomenų patikimumą pasirašo pirmininkas ir sekretorius. Prireikus susitikimo dalyviai gali gauti visą posėdžio protokolo egzempliorių ir ištrauką iš bet kurios jo dalies.
Kai kurie informacinių duomenų niuansai yradaugiabučiuose namuose gyvenančių gyventojų kolektyvinių susirinkimų eigą atspindintis dokumentas. Tokiu atveju namo savininkų susirinkimo protokole turi būti pateikti duomenys apie įvykio formą (faktinį žmonių susirinkimą ar neatvykusiųjų balsavimą dėl darbotvarkės punktų), faktinį nurodyto atskiro objekto adresą ir plotą, susirinkusiųjų skaičių ir jų balsus.
Be to, privalomas dokumento priedasyra dalyvių (arba jų atstovų) sąrašas, nurodant turimą buto numerį. Jei gyventojų nuomonė buvo gauta in absentia, papildomame sąraše turėtų būti nurodoma ne tik informacija apie asmenį, bet ir jo sprendimai visais darbotvarkės klausimais. Ji taip pat turėtų apimti informaciją apie dokumentą, patvirtinantį, kad namuose yra tam tikro kambario nuosavybė arba turima nuosavybė, taip pat kiekvieno piliečio valią dėl darbotvarkėje nurodytų klausimų suprantama ir priimtina forma (sutinku, nesutinku, susilaikau). Tik pagal šią sąlygą nuomininkų susirinkimo protokolas bus galiojantis.
