Ogni funzionario del personale è a conoscenza dell'esistenza di una proprietà come risoluzione. Sul documento è indicato dal direttore dell'organizzazione. Consideriamo questo requisito in modo più dettagliato.
Informazioni generali
Risoluzioni esecutive sui documenti esprimere un'istruzione scritta sulla procedura per l'esecuzione o l'uso dell'atto. Questo attributo è presente su documenti in arrivo o locali. anche la risoluzione è posta sui documenti funzionari di organi superiori. Oltre agli atti ufficiali, questo attributo è presente sugli appelli dei cittadini.
In pratica, il contenuto del record determina la procedura per risolvere un problema specifico, una richiesta, un esame della domanda. In poche parole, questo attributo esprime l'atteggiamento dell'impiegato nei confronti del contenuto dell'atto.
Risoluzione documento: esempio
Gli atti normativi determinano la struttura degli oggetti di scena. Dovrebbe contenere i seguenti elementi:
- Iniziali e cognome dell'esecutore.
- Il contenuto delle azioni (attività).
- Timeline.
- Firma del capo.
- Data.
A seconda del contenuto della registrazione, alcuni elementi potrebbero non essere presenti.
classificazione
Nel quadro delle attività dell'impresa può sorgerevarie questioni di gestione che richiedono decisioni specifiche. In alcuni casi, le azioni su un particolare problema possono essere tipiche. In conformità con questo allocare tipi di risoluzione sui documenti. I dettagli possono essere specifici o generali.
I primi sono espressi da un verbo che si trova nell'umore imperativo o in una forma indefinita. Sono indirizzati a individui specifici. Come si guardanoRisoluzioni generali sui documenti? esempi puoi portare: "Per esecuzione", "Nota", ecc.
Il contenuto
Risoluzione del documento dovrebbe riflettere le informazioni in una forma compressa.Tuttavia, in questo caso, le parole devono essere selezionate chiare e specifiche. Il requisito deve contenere un'indicazione esaustiva della natura e della procedura per l'esecuzione dell'atto. Pertanto, l'iscrizione "Decidi come concordato" non può essere considerata una risoluzione. Le cosiddette istruzioni preliminari non sono consentite nel documento. Tra questi ci sono i seguenti: "Per favore, vieni da me", "Risposta dopo i negoziati", ecc. Rrisoluzione sul documento può definire diversi artisti. Un dipendente il cui nome di battesimo è il primo di solito è considerato il responsabile.
Il tempismo
Sono determinati dal gestore sulla base diil contenuto del documento in esame. Il regista può anche utilizzare i termini standard stabiliti per determinati atti. La data di scadenza è indicata in numeri. La data della risoluzione stessa è redatta in modo simile.
controllo
Если предполагается надзор над исполнением documento, la risoluzione può indicare il dipendente specifico responsabile. Se il controllo si estende a una parte dell'atto, i dettagli dei paragrafi o delle sezioni pertinenti si riflettono negli oggetti di scena. In ogni caso, il documento deve essere contrassegnato. Può essere la parola "Controllo" o solo la lettera "K". È posto sul lato sinistro dell'atto opposto all'intestazione o a quella parte, sopra la quale viene stabilita la supervisione.
Punto importante
Secondo le regole generali, il documento non puòpartecipare a più di una risoluzione. È consentito indicare diversi dettagli se il loro contenuto non è duplicato. Nella maggior parte dei casi, tali risoluzioni specificano le regole per l'esecuzione del documento.
collocamento
Qualsiasi capo dovrebbe sapere come registrazione della risoluzione sul documento. Questo requisito è inserito nel primo foglio dell'atto inangolo in alto. Di solito si trova tra il testo e il destinatario. Se diventa necessario elaborare una risoluzione che è difficile nel contenuto e contiene due o più istruzioni, o più istruzioni, possono essere posizionate su qualsiasi spazio libero sulla parte anteriore del primo foglio. In questo caso, gli oggetti di scena non dovrebbero influenzare il testo e andare ai campi.
Для выделения текста указания его нужно posizionare un po 'ad angolo. In alcuni casi, la risoluzione può essere redatta su un foglio separato. Allo stesso tempo, l'atto deve avere un segno sulla disponibilità di tale domanda. Oltre alla firma, in questo caso sono indicati il cognome e le iniziali dell'autore. Tali risoluzioni sono talvolta chiamate "abstract". Questo termine è molto comune nel governo. Se è necessario emettere una risoluzione su un foglio separato, può essere scritto a mano o stampato.
Problemi d'ufficio
Vale la pena dire che la considerazione degli atti eregistrazione delle risoluzioni - i processi sono piuttosto complessi. Un dipendente autorizzato deve tenere conto di molte sfumature di natura sia organizzativa che psicologica. Spesso, l'esecuzione degli atti in entrata inizia con l'esecuzione delle risoluzioni. A questo proposito, il valore di questa variabile come strumento di gestione è talvolta assolutizzato. Le regole aziendali di molte organizzazioni prevedono che la maggior parte della documentazione in entrata, indipendentemente dal contenuto e dal livello di importanza, venga inviata prima alla testa. Esamina gli elaborati ricevuti e prende gli appunti appropriati.
Successivamente, i documenti vengono inviati ainterpreti diretti. Questa procedura presenta diversi svantaggi. Innanzitutto, la durata dell'atto di attesa della sua considerazione in un certo numero di casi supera molte volte il periodo di lavoro con esso. In questo caso, il processo può richiedere fino all'80% del tempo totale di esecuzione dell'ordine. Inoltre, è stato riscontrato che è necessario che un manager riveda la corrispondenza in media fino a due giorni alla settimana. Di conseguenza, il desiderio del direttore di coprire l'intero volume della posta in arrivo porta a un ritardo nell'esecuzione degli ordini. Inoltre, i manager sono costantemente distratti dalla risoluzione di problemi di gestione di attualità.
Possibili vie d'uscita dalla situazione
Ci sono diversi modi per risolvere i problemi.L'opzione migliore è considerata la creazione di un servizio speciale responsabile dell'esame preliminare della corrispondenza in arrivo. I dipendenti di questo dipartimento determineranno essi stessi a chi e dove trasferire l'atto. In questo caso, si dovrebbe tener conto non tanto del destinatario indicato sul documento, ma del suo contenuto. Gli esperti raccomandano di formare elenchi di tipi di documenti, domande, funzionari o dipartimenti a cui devono essere inviati. Tali elenchi aiuteranno a impedire che informazioni non necessarie raggiungano la cima e ad accelerare il flusso verso il dipendente giusto.
La direzione dovrebbe ricevere la cosa più importantei documenti. Questi, in particolare, includono ordini, decreti, decreti e altri atti di strutture superiori. Va detto che questa pratica provoca malintesi tra molti amministratori. I manager cercano di prendere in considerazione tutta la documentazione in arrivo, sostenendo che è necessario essere a conoscenza di tutti gli affari dell'organizzazione. In tali casi è possibile formare elenchi di corrispondenza ricevuta per un giorno lavorativo, una settimana, indicando i dipendenti a cui sono stati inviati determinati atti.
Che fa risparmiare tempo
Per ridurre il tempo necessario per emettere risoluzioniun assistente o una segretaria possono sviluppare in anticipo un testo standard e proporre al capo. Se il regista è d'accordo con il contenuto, dovrà solo firmare e indicare la data. Le risoluzioni utilizzate possono essere formalizzate. La maggior parte di essi, ad eccezione di alcuni, sono dattiloscritti, ripetitivi. Tutti possono essere ridotti a 10-15 opzioni e stampati su un foglio. Durante la revisione del documento, il manager sottolinea la risoluzione desiderata. Questo foglio segue quindi l'atto fino all'esecutore lungo la scala gerarchica.
Inoltre
Il contenuto della risoluzione determina l'ordineesecuzione dell'atto, decisione negativa o positiva della questione sollevata in atto. Con questo in mente, molti registi usano diversi sistemi di notazione nei loro oggetti di scena. Offrono un'opportunità di manovra nel quadro della natura formale del lavoro d'ufficio.
In genere, vengono utilizzate le convenzioninell'apporre delibere sugli appelli dei cittadini e durante i ricevimenti personali. Quindi, in una delle organizzazioni, in caso di soluzione positiva del problema, l'istruzione inclusa nell'atto di fronte al cliente non è stata accettata per l'esecuzione in assenza del segno "Informare". In un'altra struttura, la risoluzione non veniva seguita se era scritta con inchiostro nero anziché viola. Stabilire tali regole "specifiche" non è raro. Spesso, l'uso delle convenzioni consente di evitare o, al contrario, risolvere rapidamente problemi difficili che sorgono nell'ambito del lavoro con il personale.
