Il diagramma di Gantt è uno degli strumenti più popolari per illustrare visivamente la pianificazione nella gestione del progetto.
Cos'è?
Il diagramma di Gantt ha lo scopo di illustrarediverse fasi di lavoro nel campo delle piccole e medie imprese. Visivamente, è un semplice insieme di strisce costituito da due assi principali: casi e tempo. A ogni intervallo di tempo viene assegnata un'attività specifica che deve essere completata.
Nel diagramma, oltre ai blocchi principali,c'è una speciale colonna aggiuntiva che mostra la percentuale di lavoro svolto. I voti speciali - pietre miliari - vengono utilizzati per evidenziare due o più attività e dimostrare la sequenza della loro attuazione.
Il diagramma di Gantt è una sorta di standard nel campo della gestione dei progetti, perché è con il suo aiuto che diventa possibile mostrare visivamente la struttura dell'implementazione di tutte le fasi del progetto.
A cosa serve un diagramma di Gantt?
Dato che la maggior parte delle persone lo èvisuali, il diagramma consente di risolvere uno dei compiti principali e mostrare al personale su cosa lavorare, quali risorse utilizzare nel processo ea quale velocità eseguire determinate attività. Tutte le informazioni sono presentate in una forma compressa, senza l'uso di tabelle confuse e un'enorme quantità di testo. Allo stesso tempo, l'essenza è chiara e comprensibile a tutti, nessuno escluso, i partecipanti al progetto.
L'utilizzo di un diagramma semplifica enormemente la gestione dei progetti di piccola scala e consente di tenere sempre sotto controllo le attività dei dipendenti.
La storia dell'apparizione del primo grafico
È stato sviluppato il primo formato grafico etestato da Henry L. Gant all'inizio del XX secolo. Lo scienziato fu assunto per gestire la costruzione di navi da utilizzare durante la prima guerra mondiale. Un programma speciale gli ha permesso di coordinare il lavoro di diversi ingegneri, controllando il completamento delle attività in tempo. Gant ha iniziato direttamente elencando tutte le attività richieste e pianificandole in base alle risorse disponibili.
La dimostrazione della dipendenza è stato un passo importante.alcuni compiti da altri. Inoltre, Gant ha assegnato a ciascuna persona un periodo di tempo durante il quale doveva completare un certo tipo di attività, ha indicato chi e quale compito sarà svolto, tenendo conto del tempo assegnato per il progetto.
I diagrammi di Gantt vengono creati utilizzando un asse verticale per rappresentare diverse attività e un asse orizzontale per rappresentare il tempo.
Diagramma di Gantt nel mondo moderno
Questo metodo di pianificazione non perde la sua rilevanza.e ai nostri giorni, perché consente di fornire una visualizzazione grafica del piano di produzione, semplifica il monitoraggio dello stato di avanzamento nell'implementazione delle attività. Il diagramma di Gantt è diventato uno strumento analitico così potente che non ha subito alcun cambiamento per quasi 100 anni. Solo negli anni '90 del secolo scorso, per descrivere le relazioni in modo più dettagliato, sono state introdotte linee di comunicazione tra i vari compiti:
- “Fine-inizio” - l'azione B non può iniziare prima della fine dell'azione A;
- “Inizio-fine” - l'azione B non può iniziare finché non inizia l'azione A;
- "Start-start" - l'azione B inizierà non prima dell'azione A;
- "Fine-fine": l'azione B deve terminare non prima dell'azione A.
Ci sono prove che il diagramma di Gantt sia stato utilizzato quandola costruzione di gigantesche strutture ingegneristiche come la Hoover Dam (Las Vegas, 1939) e il sistema Eisenhower Highway (che unisce la maggior parte delle principali città degli Stati Uniti).
Istruzioni: come costruire un diagramma di Gantt in 5 passaggi?
Successivamente, esamineremo le regole per la costruzione di un diagramma di Gantt e proveremo a crearlo noi stessi in un processore di fogli di calcolo Microsoft Excel.
Passaggio 1. Raccogli i dati
Per costruire un grafico, abbiamo bisogno dei seguenti dati:
- coordinate di tutti i set di dati (da cui deve iniziare ciascuna delle colonne);
- il nome di ogni fase;
- la durata di ogni fase.
Per comodità, li inseriamo immediatamente nei campi corrispondenti della tabella. Dopo aver inserito tutte le informazioni richieste, puoi procedere alla creazione del diagramma stesso.
Importante: assicurati che tutti i formati di dati siano specificati correttamente: in particolare, questo vale per le date.
Passaggio 2. Formazione del layout
Quindi, conosciamo lo scopo della pianificazione e la chiavei dati sulla base dei quali costruiremo il grafico. Ora nella finestra del processore tabulare, dobbiamo andare nella sezione "Inserisci -> Grafico", quindi fare clic sulla voce "Righe". Non abbiamo bisogno del solito, ma con l'accumulo, poiché prevede solo la seconda riga di dati, che nel nostro caso sarà quella principale.
Passaggio 3. Cancella tutto ciò che non è necessario
Per fare questo, nel programmavengono forniti strumenti speciali. Sul diagramma che compare sullo schermo, è necessario posizionare il cursore del mouse sulla barra blu, fare clic destro su di essa e selezionare "Formato serie di dati" dal menu che compare. Verrà evidenziata una finestra in cui dobbiamo andare alla voce "Riempi" e selezionare la voce "Nessun riempimento". Dopodiché, il diagramma sarà simile a questo:
Passaggio 4. Ritocchi finali
Poiché per impostazione predefinita tutti i dati nel nostro graficosono disposti in ordine dal basso verso l'alto, dovremo modificarli un po '. Per fare ciò, facciamo clic destro sull'asse delle categorie (quello accanto al quale abbiamo un elenco di attività), andiamo alla finestra "Formato dell'asse". La scheda di cui abbiamo bisogno si apre immediatamente - "Parametri dell'asse". Seleziona la casella accanto a Inverti ordine di categoria. In effetti, il diagramma di Gantt è già pronto, sono rimaste solo un paio di piccole cose utili.
Passaggio 5. Formattazione
Quindi, continuiamo a lavorare sulla pianificazione. Come puoi vedere, sembra ancora brutto e ora lo ripareremo usando il processore da tavolo stesso:
- Allunga il diagramma alla dimensione desiderata usando la freccia nell'angolo in alto a destra.
- Seleziona tutte le date nel piatto, clicca sull'areaselezione con il tasto destro del mouse e vai su "Formato celle-> Numero". Questa sezione presenta i principali formati numerici con cui lavoriamo. Per evitare che le iscrizioni si sovrappongano, ti consigliamo di scegliere un'opzione di registrazione più breve. Quindi, di nuovo, fai clic con il pulsante destro del mouse sull'asse con le date sul grafico, seleziona "Formato dell'asse -> Numero" e metti un segno di spunta accanto alla voce "Collegamento alla fonte".
- Selezionare la legenda (denominazioni "Data" e "Durata" a destra) e premere il pulsante Elimina sulla tastiera.
- Apri "Formato asse -> Opzioni" eimpostiamo i valori minimo e massimo (mettiamo il 15 dicembre, poiché questo è lunedì e il 3 gennaio). Qui possiamo impostare il prezzo delle principali divisioni (questo è conveniente se, ad esempio, il lavoro su un progetto durerà per diverse settimane o mesi). Nel nostro caso, è più conveniente lasciare il valore predefinito (2.0).
Un po 'più di sperimentazione con la formattazione - equesta è la bellezza che otteniamo alla fine. Prima di te c'è un diagramma di Gantt già pronto. L'esempio che abbiamo fornito è, ovviamente, molto semplice, tuttavia, questo è sufficiente per comprendere l'essenza di questo metodo di pianificazione e dimostrare visivamente il processo di esecuzione di determinati compiti.
Altro software grafico
Naturalmente, ci sono molti altri programmi più avanzati che semplificano la gestione dei progetti. Un diagramma di Gantt di qualsiasi complessità può essere facilmente creato utilizzando applicazioni come:
- SchedRoll;
- Gantt Designer;
- Mindjet JCVGantt Pro;
- Microsoft Project e molti altri.
Inoltre, ci sono una serie di servizi online cheche forniscono ai propri utenti l'opportunità non solo di pianificare i propri affari, ma anche di ricevere rapporti periodici, notifiche sullo stato attuale delle attività tramite posta elettronica. Tuttavia, non si può negare che la riservatezza dei dati memorizzati sulla rete sia minacciata e il software fisso installato direttamente sul computer dell'utente, di regola, ha funzionalità molto più ampie ed è più affidabile durante il funzionamento.
Vantaggi e svantaggi del metodo
Infine, vale la pena considerare in dettaglio i principali vantaggi e svantaggi del metodo di pianificazione e gestione descritto.
Il vantaggio principale è senza dubbiopresentazione grafica del materiale. Di norma, gli uomini d'affari si sentono a proprio agio nel lavorare con i diagrammi di Gantt: a loro piace la capacità di identificare e delineare chiaramente le fasi del lavoro su un progetto. Presentando le attività sotto forma di diverse barre colorate, tutti i membri del team possono letteralmente definire le loro attività a colpo d'occhio.
Va anche notato che i diagrammi di Ganttsono un ottimo strumento di presentazione in grado di dimostrare le priorità chiave del progetto. Cioè, non appena i leader allocano e distribuiscono ciascuna delle risorse disponibili, il team lo sa immediatamente e segue ulteriori istruzioni. Questa proprietà del diagramma di Gantt è estremamente utile per i senior manager: utilizzandola, è molto più facile preparare un rapporto dettagliato e conciso sullo stato dei vari progetti.
Tuttavia, come qualsiasi altro metodopianificazione, il diagramma di Gantt ha i suoi svantaggi. Uno di questi è la dipendenza dalle attività. Molto spesso, nel processo di presentazione dei progetti, i manager devono mostrare quali di queste attività sono correlate tra loro. Ma, sfortunatamente, il formato del grafico stesso non lo consente. Per aggirare questa limitazione, i manager ricorrono a vari trucchi: ad esempio, aggiungono speciali linee verticali al grafico che mostrano le dipendenze chiave. Tuttavia, questa è solo una soluzione temporanea, incapace di trasmettere le informazioni in modo completo.
Un altro svantaggio dei diagrammi di Gantt è il loroinflessibilità. Al giorno d'oggi, i progetti non sono statici: subiscono costantemente alcuni cambiamenti, cambiamenti, che sono semplicemente impossibili da prendere in considerazione nel diagramma. Prima di iniziare a costruire un grafico, i manager devono calcolare tutto nei minimi dettagli, perché al minimo cambiamento nel preventivo, è necessario ridisegnare l'intero diagramma da zero. E questo per non parlare del fatto che manca anche la capacità di illustrare diversi modi di pianificazione in una volta sola.
Indipendentemente dal motivo per cui hai bisognoun diagramma di Gantt, un programma (anche il più "avanzato") non sarà in grado di visualizzare il significato e l'intensità delle risorse di certe opere, la loro essenza. Pertanto, è usato raramente per progetti particolarmente su larga scala.
Tuttavia, è impossibile negarlo inNella pratica del project management, questo metodo è estremamente comune: per più di un secolo del suo utilizzo, le persone hanno avuto l'opportunità di assicurarsi della sua efficienza e alta efficienza.
