La gestione del progetto è un elemento essenzialemoderno sistema di gestione in Russia. Molte aziende nazionali e straniere utilizzano la gestione dei progetti per migliorare la qualità dei loro prodotti e servizi, ridurre i costi e aumentare i profitti. Cos'è il project management e quali sono i suoi principali vantaggi?
Cos'è un progetto?
Il concetto di "progetto" può essere interpretato in modo assolutodiversamente. La prima opzione prevede la definizione del progetto come un insieme di documentazione, secondo la quale è possibile la costruzione di un edificio o di una struttura. Questo articolo discuterà il secondo significato della parola "progetto".
Esistono molte definizioni di progetto, sebbene siano tutted'accordo su una cosa: un progetto è un'idea che implica l'attuazione di uno specifico compito materiale in un periodo di tempo limitato. Allo stesso tempo, le caratteristiche principali del progetto sono chiamate:
- Unicità (un progetto è qualcosa che viene creato per la prima volta).
- Tempo limitato (il progetto ha sempre una scadenza per la sua attuazione).
- Purposefulness (un progetto viene sempre realizzato per risolvere problemi specifici, espressi, di regola, in unità quantitative).
Se tutte e tre le condizioni sono soddisfatte, l'insieme di azioni può essere chiamato progetto.
Programmi e portafogli di progetti
I progetti sono spesso raggruppati in programmi e portfolio.Allo stesso tempo, i programmi sono chiamati un complesso di progetti uniti da un obiettivo comune. Ad esempio, un programma per migliorare la qualità dell'istruzione per la popolazione può includere progetti per aumentare gli stipendi degli insegnanti del 20%, la costruzione di 15 nuove scuole e il rilascio di 26 nuovi libri di testo su materie di base.
Il portfolio progetti riunisce i progettifinanziati da un'unica fonte, indipendentemente dai loro obiettivi. Pertanto, il portafoglio di progetti della società N può includere progetti di beneficenza, per la costruzione di una nuova sede aziendale, per la celebrazione dell'anniversario del direttore e un aumento del fatturato annuo del 10%.
Anche i progetti nei portfolio e nei programmi dovrebbero avere i tre attributi principali sopra descritti.
Principi di base della gestione del progetto
In considerazione dello sviluppo dinamico del mercato delle tecnologie progettate per facilitare il processo di gestione, è difficile nominare metodi specifici che descrivono completamente la gestione del progetto.
La gestione del progetto include molti approcci e strumenti e si basa sui seguenti principi di base:
- Orientamento al risultato.Questo principio è determinato dal significato del termine "progetto". La gestione del progetto non è solo una gestione di alta qualità, è un insieme mirato di azioni correlate.
- Il principio del triangolo di design.Quando gestisci un progetto, dovresti essere guidato dalle interdipendenze tra: tempistica, budget, qualità del progetto. Un cambiamento in uno dei fattori porta a un cambiamento in altri, il che li rende, per così dire, lati di un triangolo.
- Contabilizzazione del ciclo di vita del progetto.Il ciclo di vita di un progetto inizia con la formazione dell'idea stessa di creare un progetto e termina nel momento in cui scade il periodo di tempo specificato nel progetto. Il ciclo di vita di un progetto, di regola, termina all'inizio del ciclo di vita di un prodotto creato come risultato dell'attuazione del progetto.
- Approccio per processi alla gestione.Questo principio presuppone la valutazione del progetto come un insieme di processi, interconnessi e terminanti con subtotali sotto forma di semilavorati o documenti importanti. Questo approccio consente di monitorare l'attuazione del progetto senza i cosiddetti "punti ciechi".
Metodi per incentivare i partecipanti al progetto
Gli incentivi per i partecipanti al progetto sono generalmenteparticolare attenzione viene prestata quando la gestione del progetto viene selezionata per eseguire compiti specifici. La gestione del progetto di solito include meccanismi motivazionali tangibili e intangibili.
Gli incentivi materiali includono bonus, multe, pagamenti aggiuntivi per il completamento anticipato di compiti intermedi.
I metodi non materiali di motivazione includono certificati e omaggi disciplinari sotto forma di permessi, nonché lo sviluppo della concorrenza tra i partecipanti al progetto in una competizione competitiva.
Le fasi principali della gestione del progetto
La gestione del progetto avviene secondo le fasi del ciclo di vita del progetto e le fasi di complessità gestionale. La relazione tra fasi e fasi è mostrata nella tabella seguente.
FASI: | Gestione dei costi | Gestione del tempo | Gestione dei contenuti | Gestione dei rischi |
PASSI: | 1 | 2 | 3 | 4 |
Iniziazione | Stima preliminare dell'importo del finanziamento | Stima preliminare della tempistica del progetto | Definizione dei compiti principali | Analisi preliminare di possibili fattori negativi |
Pianificazione | Calcolo del budget e ricerca delle fonti di finanziamento | Calcolo della schedulazione del progetto | Calcolo degli obiettivi di progetto | Calcolo dell'aggiustamento del rischio |
Implementazione | Finanziamento del progetto per fasi | Monitoraggio dell'attuazione del programma | Monitoraggio del raggiungimento degli indicatori intermedi | Monitoraggio dei cambiamenti nei fattori chiave |
Chiusura | Valutazione di profitti / perdite | Valutazione ritardata / principale | Valutazione dell'attuazione / inadempimento dei compiti del progetto | Analisi degli errori commessi |
Pertanto, le aree della gestione del progetto includono le aree finanziarie, del personale e delle strutture dell'organizzazione.
Ambiti di applicazione del project management
La struttura di gestione del progetto include una ripartizionedi tutto il lavoro dell'organizzazione su progetti limitati in termini di tempo e obiettivi. Allo stesso tempo, viene formato un team di ogni progetto e un team di project manager, che riferiscono al manager sullo stato di avanzamento del loro progetto.
A questo proposito si applica la gestione del progetto,di solito in organizzazioni di vari settori e dimensioni, con un'ampia gamma di ordini eseguiti simultaneamente. Tuttavia, nelle piccole imprese, utilizza la gestione dei progetti per risolvere problemi specifici di modernizzazione della produzione o, ad esempio, di introduzione di un nuovo prodotto.
Project management nel settore edile
Nel settore edile, è particolarmente importanteapplicazione della metodologia di gestione del progetto. Nelle aziende che svolgono le funzioni di un cliente o di un appaltatore, la gestione del progetto utilizza una divisione naturale del lavoro in progetti (secondo il principio del prodotto, ovvero la costruzione di ciascun edificio è un progetto separato) e la struttura del top management praticamente non necessita di una seria riorganizzazione.
Anche la gestione di un'organizzazione di progettazione si basa spesso su un principio di progettazione, utilizzando con successo team di progettazione consolidati come team di progetto.
Project management nelle strutture statali
Gestione del progetto nel governo -una tendenza abbastanza nuova del nostro tempo. Il metodo di gestione mirato al programma, che si è sviluppato sin dal periodo sovietico, ha ora assunto la forma di gestione del progetto in tutto il paese. Ora, per risolvere compiti strategicamente importanti per lo stato, vengono utilizzati programmi che includono singoli progetti con obiettivi e scadenze. Tuttavia, la stessa metodologia per la gestione di un tale programma è ancora lontana dall'essere ideale e richiede ammodernamento e aggiornamento.
Esperienza nell'implementazione della gestione di progetti nella regione di Belgorod
La governance del progetto si è dimostrata valida in tutto il mondo. In Russia, c'è esperienza nell'utilizzo di questa tecnologia nella regione di Belgorod.
Questo esperimento su larga scala ha praticamente influenzatotutte le parti del servizio civile nella regione di Belgorod. Tra gli elementi principali vi sono la formazione in project management, supporto organizzativo e metodologico, sopralluoghi, motivazione, valutazione delle competenze dei dipendenti, commissioni di esperti per l'esame dei progetti.
La gestione del progetto della regione di Belgorod include ora organi collegiali di gestione del progetto:
- Una commissione interdipartimentale che gestisce le attività di progetto.
- Commissioni di esperti del settore che prendono decisioni sull'apertura / chiusura dei progetti.
- Ufficio progetti regionale, che controlla la conformità con la metodologia di gestione del progetto.
Principio di una finestra
È nell'ambito della transizione alla gestione del progettoGià nel 2010, la regione di Belgorod è passata all'approvazione dei progetti di investimento attraverso il sistema "una finestra", che ora è ben noto anche a Mosca. Il ruolo di questa finestra è svolto da uno dei servizi di nuova introduzione: l'ufficio regionale del progetto. Ora, esattamente un mese dopo aver contattato l'ufficio progetti, l'entità aziendale riceve un documento di approvazione.
Sistema informativo automatizzato "Project Management"
Informazioni e supporto tecnico del progettola gestione nella regione di Belgorod viene effettuata attraverso il sistema informativo automatizzato (AIS) "Project management". È un'applicazione web che non richiede l'installazione di software aggiuntivo ed esegue le seguenti funzioni per progetti, portfolio e programmi:
- Mantenimento del registro (base).
- Pianificazione.
- Budgeting.
- Monitoraggio dell'attuazione a livello regionale e comunale.
- Distribuzione dei poteri e delle responsabilità del team.
- Modifiche al contenuto.
- Un sistema di notifiche sugli eventi imminenti e imminenti per i progetti.
- Flusso di documenti.
- Reportistica analitica automatizzata.
- Integrazione con il governo elettronico della regione di Belgorod.
Vantaggi e svantaggi della gestione del progetto
L'esperienza descritta nell'implementazione della gestione del progetto inLa regione di Belgorod ha avuto successo. L'effetto di questi cambiamenti è stato espresso principalmente in un aumento del tasso di crescita del prodotto regionale lordo dello 0,1% (oltre 3 miliardi di rubli), una diminuzione del tempo dedicato all'approvazione del progetto (di 2 mesi per ciascun progetto) e un aumento nel tasso di investimento nella regione del 23%. Tuttavia, il risultato più importante è la formazione del pensiero progettuale tra i dipendenti che analizzano attivamente e cercano di risolvere il problema, a volte anche con metodi innovativi e non standard.
Motivazione e ristrutturazione della struttura dirigenzialeha permesso di ottenere un effetto positivo non solo per la pubblica amministrazione, ma anche per le imprese, creando un clima favorevole agli investimenti e rimuovendo le barriere all'imprenditorialità.
La popolazione della regione si sta ora attivandopartecipazione alla selezione e controllo dell'attuazione di importanti progetti strategici. Per le persone, il project management è un'opportunità per utilizzare servizi di maggiore qualità e alta mobilità.
Tuttavia, nonostante tutti i vantaggi della struttura di gestione del progetto, ci sono anche degli svantaggi di questo approccio.
Prima di tutto, il periodo di transizione. Ci vuole una certa quantità di tempo perché il team di progetto lavori insieme e svolga le sue funzioni come meccanismo ben coordinato.
In secondo luogo, quando si introduce la gestione del progetto suimpresa, la ricerca di un buon project manager può essere ritardata. Requisiti molto elevati sono imposti alle qualità personali e professionali di un project manager: qualifiche complete, full immersion nel progetto, esperienza nella gestione del progetto delle specifiche richieste.
Il terzo svantaggio della gestione del progetto èconsiderare la necessità di suddividere le risorse aziendali tra i progetti. Nelle aziende "povere" questo potrebbe non essere affatto possibile. I project manager dovranno “lottare” per finanziamenti e personale, cosa inaccettabile in condizioni di controllo totale di tutte le fasi del ciclo di vita del progetto.
Uno dei difetti più importanti nel percorso del progettola gestione nell'organizzazione è l'occupazione dei membri del team di progetto e del project manager dopo il suo completamento. Il carico di lavoro del team, come sapete, è la regola più importante per un'azienda di successo e, nel caso del lavoro su progetto, compaiono regolarmente gruppi di specialisti "sospesi per aria", che perdono immediatamente il loro carico di lavoro costante.
Riassumendo quanto è stato detto, possiamo concludere cheche la gestione del progetto è parte integrante del moderno spazio commerciale e lo studio delle sue basi è semplicemente necessario per un processo decisionale competente sia a livello statale che all'interno di una singola azienda.
