Durante le sue attività commercialil'impresa o l'azienda è invasa da un intero archivio di documenti, importanti e non così. Documenti aziendali quali la corrispondenza con i partner o il coordinamento di domande non essenziali su dipendenti, partner o congratulazioni durante le vacanze non rivestono particolare importanza.
Quelle relative al libro paga,le detrazioni a fondi, federali o locali, ordini e istruzioni relative a appuntamenti e licenziamenti, appartengono alla categoria di quelli che devono avere un periodo di conservazione dei documenti all'interno dell'organizzazione. Questi termini sono determinati dalla legge e dagli ordini interni del Ministero delle finanze della Federazione Russa. In questo caso, questo ordine n. 105 del 07.29.1983.
Come contabilità per ricevuta e archiviazionemateriali, il loro movimento, l'elenco dei lavori sulla verifica, l'inventario, riflessi nei conti, la durata di conservazione dei documenti nell'organizzazione? Tutte le azioni devono avere una base: l'ordine del capo, che si basa su un flusso di lavoro legittimo.
È difficile inventare qualcosa e non è necessario,come deve essere fatta rispettare la legge. Il principio di responsabilità è abbastanza semplice: chi ha firmato l'ordine è responsabile della sua attuazione.
Conservazione, archiviazione e condizioni
Tutta la documentazione relativa ai rapporti deve essere archiviatain conformità con i termini della sua creazione. Per un quarto o un anno, che dipende dalla quantità e dal volume. Una piccola impresa può archiviare più archivi contemporaneamente, mentre per le aziende "grasse" è difficile posizionare documenti per un quarto in un gabinetto.
L'archivio viene creato direttamente nell'organizzazione ela sua creazione, nonché il periodo di conservazione dei documenti nell'organizzazione dovrebbero essere supportati dall'ordine del capo sulle condizioni e sulla procedura per la sua creazione. Questa disposizione, sviluppata dalla direzione, diventa la base per il mantenimento dell'archivio. La disposizione è coerente con le regole del Rosarchive e se non le segue su tutti i punti, deve rispettare i loro principali punti di principio.
I principali parametri di mantenimento, trasferimento, regolazionelavoro di archivio e altre importanti condizioni devono essere osservate. La responsabilità di ciò spetta al leader. È chiaro a tutti perché è necessario osservare le regole per la conservazione dei documenti e per prevenirne la perdita o il danneggiamento. Nel caso di ispezioni, controversie tra l'organizzazione e le imposte e altri organismi, nel caso di dipendenti che richiedono un certificato salariale, sarà necessario fare riferimento ai documenti dell'archivio.
In caso contrario, l'organizzazione potrebbe emetteredocumenti e riferimenti di questo tipo per evitare punti poco chiari. Quando vengono rispettate le scadenze per l'archiviazione dei documenti nell'organizzazione, una persona può chiedere con calma aiuto quando si ritira.
Durata della conservazione dei documenti nell'organizzazione
Esiste un concetto di segnalazione rigorosa.flusso di lavoro. Questi includono principalmente tali documenti relativi al bilancio e alla formazione della base imponibile. Questi documenti sono archiviati a colpo sicuro. I periodi di conservazione dei documenti presso l'azienda, nonché presso l'organizzazione (azienda), sono regolati allo stesso modo.
Periodo di validità specifico direttamente oun altro documento è indicato nell'elenco dei documenti standard (gestionale), dove vi sono anche determinati periodi di conservazione. Esistono numerosi altri ordini e atti normativi che riflettono il periodo di conservazione della documentazione aziendale. Non è possibile indicare un periodo di archiviazione specifico per ciascun documento nell'ambito di un articolo. Ma se necessario, puoi aprire l'Elenco e prendere tutte le informazioni necessarie da lì. Possiamo solo dire che la durata minima di conservazione dei documenti è di 5 anni e quella massima di 70.
Date per l'archiviazione dei documenti nell'archivio
Quando un'organizzazione, una società o un'impresatermina la sua attività e quindi la interrompe, quindi l'intero flusso di documenti viene ordinato. I documenti non necessari possono avere qualsiasi destino, a discrezione della direzione. I documenti con un periodo di conservazione da 5 a 70 anni devono essere inviati all'archivio (sono archiviati tanto) o possono essere depositati presso l'assegnatario. I documenti devono essere archiviati, numerati, disassemblati per appartenere a un dipartimento o unità strutturale, vincolati secondo la cronologia. La pagina del titolo deve contenere informazioni con l'inventario e le cartelle devono soddisfare i requisiti di base:
- Fogli in una cartella non più di 250 pezzi.
- Spessore della cartella non più di 40 mm.
- Una descrizione dei documenti contenuti nella cartella.
Quando si inviano documenti all'archivioil contratto di trasferimento, nonché un inventario di tutti i documenti ricevuti in duplice copia, uno dei quali rimane presso l'organizzazione (con il cessionario) o con la persona interessata a mantenerlo. Entrambe le copie devono contenere informazioni sul trasferimento di documenti all'archivio, avere la firma della persona che ha accettato i documenti e il sigillo dell'istituzione.
