Per condurre correttamente il lavoro d'ufficio,devi sapere cos'è una nomenclatura. Secondo la definizione, una nomenclatura è un elenco compilato secondo un determinato sistema, che elenca quelle parti, materiali, strutture che sono state utilizzate nella produzione. Quando si compila un tale elenco, a ciascun materiale menzionato viene assegnato in modo condizionale un codice di numeri, lettere o una combinazione alfanumerica - un numero di nomenclatura.
Nel lavoro d'ufficio, la nomenclatura dei casi èun elenco di documenti aziendali (o casi) sistematizzati per contenuto, che vengono redatti nel corso del lavoro di qualsiasi organizzazione. La nomenclatura determina per quanto tempo devono essere conservati i documenti e in quale ordine devono essere redatti. Ad esempio, negli istituti di istruzione secondaria (palestre), le riviste scolastiche sono conservate dal dirigente scolastico per altri 5 anni dopo la laurea degli studenti.
Principali funzioni
Il compito principale nell'elaborare una nomenclatura dei casi èper rendere il lavoro dell'apparato amministrativo più perfetto, produttivo, liberarsi delle seccature burocratiche. Soluzione rapida e di alta qualità a molti problemi, le attività dell'intera organizzazione dipendono spesso dall'ordine in cui sono contenuti i documenti, dalla facilità con cui possono essere trovati su richiesta, da quanto sono classificati e sistematizzati. La corretta classificazione consente non solo di lavorare rapidamente con i documenti, ma rende anche più facile lavorare con archivi e archivi.
Consideriamo con esempi qual è la nomenclatura dei casi e in quali direzioni è più efficace.
- Organizzare i documenti - quando c'erano i documentiutilizzati in ogni caso (redazione di contratti, conclusione di transazioni, completamento di un procedimento penale, rapporti di dipartimento pianificati, ecc.), E poi sono andati fuori uso attivo, secondo la nomenclatura, sono memorizzati nelle organizzazioni in un certo ordine. Ciò vale sia per i documenti cartacei che per i documenti elettronici archiviati in un database informatico.
- Il contenuto delle informazioni su quanto tempoil documento viene conservato per quanto tempo può essere valido. Ogni caso incluso nella nomenclatura ha i suoi termini specificati per il salvataggio dei documenti in esso inclusi. Più prezioso e importante è un documento, più a lungo durerà. Cioè, quando si lavora con i documenti nel caso, vengono immediatamente valutati, una sorta di esame del valore. Aiuta anche a lavorare con la custodia stessa.
- Garantire l'indicizzazione dei casi. La nomenclatura del caso viene spesso utilizzata nel processo di registrazione del documento e l'indice della nomenclatura del caso diventa parte del numero di registrazione del documento. Questo può essere osservato durante la compilazione di un inventario, quando viene effettuato un inventario in una produzione o in un'istituzione.
- Svolge il ruolo di riferimento nello studio della struttura organizzativa dell'ente, ecc.
- Nel lavoro d'ufficio, è considerato la base per un inventario dei casi con un periodo di archiviazione permanente o temporanea e registrazioni di documenti.
- Usato come esempio, un diagramma per la creazione di uno schedario e un riferimento per i documenti usati.
Quindi buona conoscenza di ciò che èla nomenclatura e le capacità per lavorarci sono necessarie in qualsiasi organizzazione o istituzione, in un'impresa. La nomenclatura dovrebbe applicarsi a tutte le attività documentarie dell'istituzione.
Classificazione della nomenclatura
La nomenclatura ha i suoi standard e requisiti di progettazione, non possono essere violati. Esse sono contenute in speciali manuali di formazione e istruzioni per il lavoro d'ufficio.
È consuetudine distinguere tre tipi di nomenclatura aziendale:
- tipico;
- approssimativo;
- individuale, progettato per un'organizzazione specifica.
Qual è una nomenclatura tipica, è chiaro dal nome: si tratta di documenti normativi, stabiliscono la composizione dei casi utilizzati in organizzazioni dello stesso tipo.
La nomenclatura approssimativa è intesa perstabilire una composizione approssimativa dei casi che iniziano nell'ufficio dell'organizzazione in cui è distribuita questa nomenclatura. Tali esempi di lavoro d'ufficio non sono normativi, ma raccomandativi. Una caratteristica distintiva è che gli indici sono indicati nei documenti di questo tipo.
Le nomenclature clericali tipiche ed esemplari sono sviluppate dalle organizzazioni madri per le loro organizzazioni subordinate.
Nomenclatura individuale - sviluppataspecificamente per un'organizzazione specifica e tenendo conto delle specificità delle sue attività. Un campione tipico o approssimativo viene solitamente preso come campione e vengono apportate le modifiche necessarie.
