Objedinjavanje i standardizacija dokumenata. Razvoj objedinjavanja i standardizacije dokumenata

Znanstveni i tehnološki napredak i pojava mnogihoblici vlasništva doveli su do širenja trgovinskih, ekonomskih i društveno-kulturnih veza. Naglo intenzivirani procesi u društvu utjecali su na rast količine informacijskih tokova potrebnih za potpuno funkcioniranje upravljačkih veza.

Čemu služi objedinjavanje dokumenata?

Bez obzira na sferu i područje:bez obzira radi li se o vladinoj djelatnosti ili industriji, obrazovanju ili zdravstvu - ručno objedinjavanje i standardizacija dokumenata postupno je odlazilo u drugi plan. Od početka prošlog stoljeća obrada podataka o njihovoj sistematizaciji postupno je prešla iz ručne u mehaniziranu, a zatim u automatiziranu metodu.

Tako se odvijala racionalizacija.upravljanje zapisima. U ovoj se fazi rodio koncept "objedinjavanja i standardizacije dokumenata". Međutim, u svim fazama poboljšanja protoka dokumenata i obrade podataka pojavio se isti problem. Nemoguće je u automatizaciju unijeti kaos, jer ovom procesu mora prethoditi objedinjavanje i standardizacija dokumenata općenito. Drugim riječima, tek nakon organiziranja radova možete početi obrađivati ​​i koristiti ih.

Ciljevi i ciljevi ujedinjenja

Temeljne točke tijekom optimizacijeslužbeno upravljanje, gospodarske i bilo koje druge aktivnosti objedinjavanje su i standardizacija dokumenata. Ovaj se koncept može ukratko objasniti kao dovođenje tijeka rada u zajednički jedinstveni oblik, jedinstveni sustav.

Ovaj postupak ima ogroman utjecaj na izravno sastavljanje bilo koje dokumentacije. Načela standardizacije i objedinjavanja dokumenata su sljedeća:

1. Objedinjeno tipkanje obrazaca.
2. Uspostavljanje istih zahtjeva za dizajniranje podataka koji nastaju tijekom usvajanja istih vrsta upravljačkih odluka.
3. Značajno smanjenje troškova različitih vrsta sastavljanja i dizajna materijala.
4. Kompatibilnost mnogih jedinstvenih baza podataka, bez obzira na industriju i djelatnost.

Objedinjene funkcije protoka dokumenata

Treba razumjeti da bilo koja aktivnost naupravljanje i upravljanje organizacijom, poduzećem, državom, na kraju je sustav čiji svaki element postaje jedna ili druga funkcija. Među njima postoje općenite (ili tipične) - one koje su karakteristične za aktivnosti bilo koje institucije: organizacijske, administrativne, izvršne, planske funkcije, računovodstvo itd. U međuvremenu, aktivnosti pojedinih organizacija imaju posebne funkcije. Primjerice, zadaci i ciljevi temeljeni na provedbi obrazovnih aktivnosti karakteristični su samo za subjekte ove sfere.

Što je sustav dokumenata

Objedinjavanje i standardizacija upravljačkih dokumenata sustav je materijala formiran na osnovi njihove međusobne povezanosti:

• znakovi pojave;
• Svrha;
• industrija;
• tip;
• zahtjevi za sastavljanjem.

Što su dokumenti u jedinstvenom sustavu?

Dokumentacija sustava može bitiopćenito funkcionalna i industrijska. Što se tiče prvog tipa, ovdje se ne bi trebala postavljati pitanja. Sektorski sustavi uključuju tijek rada koji odražava specifičnosti aktivnosti poduzeća ili organizacije. Na primjer, standardizacija i objedinjavanje carinskih dokumenata sadržavat će materijale koji reguliraju postupke za provjeru i prolazak izvezene, uvezene robe na državnu granicu.

Koliko su materijali međusobno povezani i kakodokumenti oba sustava - funkcionalni i specifični za pojedinu industriju, međusobno se odnose, ovisi o mnogim čimbenicima. Njihov je značaj posebno određen prirodom aktivnosti određene organizacije. Pored toga, objedinjavanje i standardizacija upravljačkih dokumenata ne podrazumijeva uvijek stvaranje propisa o organizacijskim, izvršnim ili upravnim aktivnostima. U međuvremenu, dokumentacija organizacijskog i administrativnog plana, koji sadrži temeljne točke upravljanja, upravljanja, interakcije i regulacije rada državnih tijela, poduzeća, odjela i službenika, temelji se na sektorskim i funkcionalnim strukturama.

Glavne faze ujedinjenja i standardizacije

Problemi standardizacije i objedinjavanjavanjskotrgovinski dokumenti često nastaju zbog nepravodobne dodjele bloka organizacijske i administrativne dokumentacije, koji služi kao pravna pomoć za takve sustave.

Provođenje pravodobnog objedinjavanja u protoku dokumenata trgovačkog poduzeća podrazumijeva:

1. U okviru strukture jedinstvenih dokumentarnih formi uspostavlja se odgovarajuća nomenklatura.
2. Opći model za izgradnju sustava dokumenata temelji se na upotrebi obrasca uzetog kao uzorak.
3. Posebna pažnja posvećena je pravilima sintaktičke konstrukcije dokumentacije.

Prije toga, objedinjavanje i standardizacija primarnihdokumenti doneseni uzimajući u obzir sve zahtjeve za materijale u svim fazama stvaranja, punjenja, obrade i spremanja. Uzene su u obzir psihofiziološke mogućnosti osobe i parametri mehaničkih i tehničkih uređaja.

Značajke izrade standarda

Treba napomenuti da je rezultat provedenihpostupak ujedinjenja bio je dovođenje najčešće korištenih predložaka u jedan pravni oblik. Standardi razvijeni za usluge, proizvode i rad imaju svoje objašnjenje na saveznoj zakonodavnoj razini. Koncept "objedinjavanja i standardizacije dokumenata" u ovom slučaju određuje državna aktivnost na utvrđivanju normi i karakteristika za ponovnu uporabu na dobrovoljnoj osnovi.

Zadatak stvaranja standarda jeurednost u proizvodnom području i povećanje konkurentnih kvaliteta proizvoda, usluga ili radova. Standardizacija i objedinjavanje vanjskotrgovinskih dokumenata također teži cilju postizanja informacija i tehničke kompatibilnosti.

Problemi povezani s objedinjavanjem vanjskotrgovinske dokumentacije

Uz to, pojam "standard" ne znači samodokument normativnog sadržaja. Zakon jasno definira mehanizam njegove dobrovoljne prisilne primjene. Državni su standardi brzo zamijenjeni nacionalnim. Nakon uvođenja temeljnih promjena, samo su problemi standardizacije i objedinjavanja vanjskotrgovinskih dokumenata ostali isti.

Posebno akutno do danas je pitanjedržavni standardi koji uređuju postupak sastavljanja popratne dokumentacije za izvezene proizvode. Prema jedinstvenom sustavu usvojenom saveznim zakonom "O tehničkim propisima" od 01.07.2003., Odredbe sadržane u njemu nisu u potpunosti u skladu s jedinstvenim zahtjevima za vođenje dokumentacije, ali se i danas masovno primjenjuju.

Uloga Gosstandarta u procesu objedinjavanja i standardizacije

Objedinjavanje i standardizacija dokumenata - putGosstandart Rusije. Svi ruski klasifikatori u tehničkoj, ekonomskoj i socijalnoj sferi stječu pravnu snagu odmah nakon prolaska državne registracije. Kontrolu nad provedbom svih zahtjeva uključenih u pojedinačne akte provode Državni standard Rusije i druga tijela koja je država ovlastila u okviru određene nadležnosti.

Glavni smjerovi objedinjavanja i standardizacijedokumenti se sastoje u uspostavljanju jedinstvenih uzoraka, obrazaca, obrazaca. To mogu biti standardi potrebni za izradu dokumenata, za standarde za određene vrste robe i jedinstveni dokumentarni sustav. Potonji je sustav materijala stvoren prema utvrđenim jedinstvenim pravilima i zahtjevima. Objedinjeni dokumentacijski sustav sadrži u pravilu informacije potrebne za provedbu upravljačkih funkcija u određenoj sferi utjecaja.

Glavni objedinjeni i standardizirani sustavi u Rusiji

Danas se među objedinjenim sustavima ističu:

• struktura vezana uz organizacijsku i administrativnu dokumentaciju;
• sustav koji kontrolira protok dokumenata u bankarskoj instituciji;
• objedinjavanje i standardizacija računovodstvenih dokumenata, kao i izvještavanje i računovodstvena financijska dokumentacija u institucijama javnog sektora;
• opseg statističkih dokumenata;
• sustav dokumentacije koja uređuje radna pitanja;
• objedinjeni dokumenti za provedbu vanjske trgovine.

Sukladno tome, svakom od gore navedenih sustavapriložio je vlastiti državni standard koji razvijaju središnji odjeli koji koordiniraju funkcioniranje u određenom polju djelatnosti. Na primjer, Ministarstvo financija u Rusiji odgovorno je za stvaranje obrazaca za računovodstvene i bankarske evidencije.

Zauzvrat, Rosarkhiv definira predloškeorganizacijska i administrativna dokumentacija. Iste vlasti odobravaju detalje dokumenata. Njihovo objedinjavanje i standardizacija podrazumijeva stvaranje obrazaca za uporabu u određenoj industriji.

Pojedinosti i oblici dokumenata u procesu standardizacije

Rekviziti dokumenta smatraju se obveznimelement bez kojeg je nemoguće proći postupak službene registracije, registracije materijala. Rekviziti uključuju potpis, pečat, pečat, datum, tekst itd. Naravno, za svaku vrstu službenog dokumenta koristi se zaseban skup pojedinosti. Istodobno, u svakom od sustava ujedinjenje se provodi stvaranjem uzornog oblika dokumenata za jedan od sustava. Na njegovoj se osnovi razvijaju najprikladniji detalji svih dokumenata uključenih u određenu bazu podataka.

Oblik je, kao što je već spomenuto,predložak obrasca dokumenta. Takav model za izradu dokumenta u utvrđenom opsegu uzima u obzir njegov format, veličinu margina i uvlaka, značajke stvaranja strukturne mreže i glavne detalje.

Objedinjavanje i standardizacija dokumenataorganizacijski i administrativni smjer doprinosi pojednostavljenoj upotrebi obrazaca u aktivnostima bilo koje organizacije, institucije, industrijskog i proizvodnog poduzeća.

GOST-ovi koji reguliraju uporabu objedinjavanja i standardizacije organizacijske i administrativne dokumentacije primjenjuju se na:

• propisi;
• naredbe i upute;
• rješenja;
• protokoli;
• djeluje;
• slova.

Pisma bilježe rješenja za pitanja administrativne i organizacijske prirode, uklj. upravljanje, koordinacija i podrška aktivnostima:

• državne vlasti sastavnica Ruske Federacije (na popisu sastavnica nalaze se autonomni okruzi i republike čiji zakon uspostavlja nacionalni jezik, zajedno s ruskim, kao glavni);
• poduzeća i udruge, bez obzira na oblik vlasništva i organizacijske i pravne aktivnosti.

GOST utvrđuje ne samo sastav potrebnih predmeta,ali i zahtjevi za njihov dizajn, kao i izrada, računovodstvo, uporaba i spremanje obrazaca s Državnim grbom Ruske Federacije i amblemom prisutnih subjekata. Dodatak GOST-a shematski je prikaz detalja.