Informacije i referentni dokumenti najvažnija su sastavnica modernog uredskog rada. Upravo oni najčešće nadopunjuju korespondenciju institucija i poduzeća bilo kojeg oblika vlasništva.
Značaj i značajke
Prije svega informacije i referentni dokumentiigraju pomoćnu posredničku ulogu u odnosu na druge dokumente o kadrovskoj politici. Oni nisu obvezni i ne sadrže upute, već samo pružaju informacije o stvarnom stanju u poduzeću, daju informacije koje služe kao osnova za donošenje odluka i pripremu administrativnih naloga. Informacije i referentni dokumenti imaju karakteristiku koja se sastoji u njihovoj orijentaciji u upravljačkom sustavu odozdo prema gore, tj. od običnog stručnjaka do šefa odjela, od šefa do zamjenika ravnatelja ili izravno do generalnog direktora. Ali postoje iznimke, na primjer, dopisivanje (službeno pismo, telegram, elektronička poruka itd.) Služi za razvijanje komunikacije među zaposlenicima s jednakim poslovnim odgovornostima.
Razvrstavanje prema vrsti
Referentnih dokumenata ima mnogosorte, uključuju: potvrde i izvještaje, sažetke, akte i preglede, objašnjenja i pisma, telegrame i telefonske poruke. Njihov primatelj može biti unutarnji ili vanjski. Dakle:
• referentna dokumentacija znači papire pojedinačnog karaktera koji se izdaju na jednokratni zahtjev i tiču se samo jednog zaposlenog;
• referentno izvješće određuje se specifičnom učestalošću podnošenja adresaru i prisutnošću određenih standardnih obrazaca, učestalost može biti tromjesečno, godišnje, tjedno;
• analitička se izdaje kako za pojedinačne (jednokratne) tako i za povremene (redovite) zahtjeve, ima konsolidirani karakter, služi za prikupljanje generaliziranih podataka.
Objedinjavanje dokumenata
Sastav, struktura i postupakupravljanje informacijama određeno je u svakom poduzeću pojedinačno u pravilima o kadrovskoj politici. Ali istodobno je obvezno sve dokumente dovesti u određenu uniformnost u sastavu i obliku. Objedinjavanje dokumenata podrazumijeva optimalnu uniformnost formata, postavljanje i fiksiranje detalja. Objedinjeni su poslovni papiri izrađeni prema ujednačenim standardima i pravilima, koji sadrže sve potrebne podatke za donošenje odluka. Referentni dokumenti nisu iznimka i podliježu standardizaciji. Provođenje objedinjavanja neophodno je kako bi se pojednostavili i poboljšali kvalitetu rada s dokumentima, pojednostavili postupak njihove pretrage, pripreme i izvršenja, tipkanje tipa, smanjivanje složenosti obrade i razvoja naprednih metoda, kao i smanjenje korištenog popisa. Matične organizacije daju se smjernice za organizaciju i kontrolu ujedinjenja za koordinaciju i održavanje DCM-a i OKTEI-ja.
