Dokument se smatra dokumentiraniminformacije zabilježene na opipljivom mediju s detaljima zahvaljujući kojima se vrši njihova identifikacija. Da bi organizirala brzo pretraživanje i ispravno pohranjivanje dokumenata koji se odnose na osoblje, služba za upravljanje osobljem mora izraditi i odobriti Nomenklaturu predmeta prema jedinstvenom jedinstvenom sustavu koji djeluje u organizaciji. Razdoblja čuvanja dokumentacije za osoblje, kako je propisano u stavku 75. GOST R 51141-98, utvrđena je Nomenklaturom poslova organizacije koja se sastavlja uzimajući u obzir razdoblja čuvanja navedena u Popisu tipičnih arhivskih dokumenata upravljačke prirode koji proizlaze iz aktivnosti različitih vlasti i organizacija (odobreno 25. kolovoza 2010. naredbom Ministarstva kulture Ruske Federacije br. 558).
Služba za upravljanje osobljem čini osobneposlovi svih zaposlenika u organizaciji. Prema Popisu, rokovi čuvanja naloga za osoblje su 75 godina, nakon čega se, prema odluci EIC-a (posebne komisije za stručni pregled), oni zbrinjavaju. To se odnosi na Narudžbe, naloge i ostale s njima povezane dokumente (podaci u obliku potvrda, sažetaka, izvještaja):
- o prijemu, kombinaciji, premještaju, preseljenju, otkazu;
- o usavršavanju, ovjeri, dodjeli zvanja (zvanja);
- o nagradama i poticajima;
- nadnice, razne isplate i bonusi;
- na dopustu, koji je predviđen za njegu djeteta;
- na dopustu bez plaće;
- o promjeni prezimena;
- na raznim vrstama dopusta za one koji rade u teškim, opasnim i štetnim radnim uvjetima;
- o smjenama vezanim uz glavnu djelatnost;
- o dugim poslovnim putovanjima (unutar zemlje i inozemstva);
- na službenim putovanjima radnika koji rade u teškim, opasnim i opasnim radnim uvjetima.
Za slučajeve koji sadrže drugu kategoriju narudžbi,narudžbe i razne dokumentirane informacije (uključuju sažetke, reference, informacije ili izvještaje) u vezi s godišnjim planiranim i plaćenim odmorima, disciplinskim sankcijama, studijskim odmorima, rasporedom dežurstava, kratkotrajnim poslovnim putovanjima (domaćim ili stranim). uvjetima čuvanja dokumenata osoblja.
U mapi (slučaju) pod jednim omotom možestavljaju se samo oni dokumenti za koje su u Nomenklaturi utvrđeni isti rokovi čuvanja dokumenata za osoblje. Svi su raspoređeni u strogom redu. Slučaj se počinje formirati s prijavom za posao. Zatim se dopunjuje uputnicom za pregovore ili predajom zaposleniku, upitnikom i evidencijom o osoblju s dodatcima na osobni poticaj i evidenciju osoblja. Slučaj sadrži obvezne dokumente o obrazovanju, kao i autobiografiju. Izvodi iz naloga za preseljenje, novo imenovanje ili otkaz zaposlenika, kao i karakteristike, objektivna potvrda i drugi dokumenti koji se odnose na određenog zaposlenika, uključeni su u predmet kao posebna skupina. Svi dokumenti u spisu poredani su kronološkim redoslijedom.
Svaka izjava (prigovor) i materijali orazmatranje (ako se ne odnose na pitanja poboljšanja proizvodnih aktivnosti) odnose se na dokumente kadrovske službe i uključeni su u slučaj kao neovisna skupina, odvojena separacijskim listom. Kad se prijava (žalba) ponovno primi ili se pojave dodatni materijali, oni se podnose u ovu skupinu. Dokumenti su poredani abecednim ili kronološkim redoslijedom. Za ovu kategoriju slučajeva, razdoblja čuvanja dokumenata o osoblju također utvrđuje Nomenklatura, uzimajući u obzir Popis odobren Naredbom br. 558. Na naslovnici svakog slučaja, digitalno indeksiranje ili indeksiranje slova i, naravno, zadržavanje moraju se navesti razdoblja za kadrovske dokumente.
