Djelatnosti poduzeća i organizacija podliježupodliježu određenim zakonima. Njihovo kršenje je neprihvatljivo. To stvara određene probleme, koji se mogu izbjeći posebnom procedurom – odobravanjem dokumenata. To je proces usmjeren na prepoznavanje nedostataka u projektu i njihovo uklanjanje. Njegov redoslijed obično je određen posebnim pravilom. Hajdemo sve shvatiti.
Što je odobrenje dokumenta?
Samo se kod kuće svi problemi mogu riješiti razgovoroms voljenima, u poduzeću, ovaj postupak dovodi do prekršaja kažnjivih novčanim kaznama, a ponekad i ozbiljnijim mjerama. Stvar je u tome što je sada prihvaćena uska specijalizacija. Računovođa, na primjer, vrlo dobro poznaje svoj dio zakona, ali se zbuni u kadrovskim dokumentima. Ali rad svake organizacije prilično je složen proces, reguliran hrpom propisa, naredbi i drugih dokumenata. Nitko od stručnjaka ne zna sve njihove nijanse, a i ne bi trebao znati. Uostalom, svatko ispunjava svoje obveze kako je propisano opisom posla. I mnoge naredbe ili naredbe nadređenih odnose se na nekoliko sektora djelovanja odjednom. Zato nam je potreban proces "kombiniranja znanja" uskih stručnjaka. Izmišljeno je i nazvano ovjera dokumenata. Ovo je postupak provođenja stručne procjene projekta od strane stručnjaka, uključujući davanje primjedbi i prijedloga.
Organizacija rada
Bilo koja aktivnost strukturnih jedinicapoduzeća regulirana su dokumentima. U našem slučaju izdaje se nalog za indosiranje dokumenata. Postupak se provodi na temelju teksta ovog rada. Nalog mora sadržavati postupak odobravanja i popis pozicija kojima se projekt podnosi na ispitivanje ili upoznavanje. Bez provođenja postupka navedenog u nalogu, šef ne potpisuje dokument jer može sadržavati pogreške. U pripremi nacrta ovog dokumenta u pravilu je uključena pravna služba zajedno sa šefom kabineta. Potrebno je uzeti u obzir sve nijanse aktivnosti organizacije i ništa ne propustiti. Logika naredbe je sljedeća: Uprava izdaje naredbe o kadrovima i osnovnim poslovima. Trebali biste pregledati uzorke svake od ovih vrsta i odrediti na koje se pozicije odnose. Potonje proizlazi iz opisa poslova. Pogledajmo primjer.
Potvrđivanje naloga osoblja
Gledat ćemo s najfilistarskijeg gledišta.Pri zapošljavanju osobe utvrđuje se opseg posla, plaćanja, redoslijed nastave, subordinacija i drugo. Za svaku od navedenih faza odgovoran je poseban stručnjak. Službenik za osoblje mora pogledati kvalifikacije, računovođa mora provjeriti raspored plaća i tarifa, drugi stručnjak mora dati upute, šef će odrediti odgovornosti. Primjer je pojednostavljen, ali je već jasno da jedan zaposlenik ne bi trebao biti odgovoran za sve navedene podatke sadržane u projektu. Ispada da svaki dio mora provjeriti odgovarajući stručnjak. Osim toga, odgovoran je za uključivanje točnih podataka u projekt. U tu svrhu dokumenti se ovjeravaju u organizaciji. Valja napomenuti da su nalozi za osnovne djelatnosti još složeniji. Ali suština ostaje ista. Validacija dokumenata je postupak proučavanja i potvrđivanja njihove ispravnosti od strane službenih osoba.
Redoslijed ponašanja
Oni koji se nikad nisu susreli s poslomaparata, teško da mogu zamisliti kako izgleda proces stvaranja bilo kojeg važnog papira. Projekt priprema jedna jedinica ili stručnjak u ime nadređenih. U pravilu, ovaj posao pada na pleća osobe u čiju odgovornost to spada prema opisu posla. Zatim ga trebate prenijeti drugim stručnjacima. U gornjem primjeru to su: računovođa, odvjetnik, neposredni nadređeni i onaj tko je odgovoran za sigurnosne mjere. Svatko pažljivo proučava projekt i donosi svoj zaključak. Suglasnost s tekstom potvrđuje se potpisom uz datum. Ako postoje primjedbe, treba ih navesti u pisanom obliku, s naznakom zakonskih i regulatornih sredstava povrijeđenih tekstom nacrta. Kada stručnjak prikupi sve potpise, papir se predaje šefovom sudu. On odlučuje što dalje. Na temelju toga možemo reći da je odobravanje dokumenata proces podjele odgovornosti između stručnjaka u različitim industrijama.
Kada se provodi odobrenje?
Kako smo već saznali, oni rade s dokumentomstručnjake kojih se to tiče. To se radi prije nego što se potpiše. Odnosno, stručnjaci provjeravaju usklađenost projekta sa zakonodavstvom i lokalnim propisima. Taj se proces naziva pomirenje. Stručnjaci u pravilu stavljaju potpise na prvi primjerak naloga na poleđini, osim ako nalogom nije drugačije određeno. Ovaj dokument ostaje u poduzeću i naknadno se arhivira. Razdoblje njegovog čuvanja određeno je nomenklaturom predmeta. Na primjer, kadrovske naredbe ne mogu se uništiti sedamdeset i pet godina. Tijekom cijelog tog razdoblja mogu se tražiti i provjeriti zakonitost. Vidite kolika je odgovornost onih koji slažu tekst!
Ovjera dokumenata: uzorak
Na poleđini nacrta dokumenta potrebno je dodijeliti prostor kako bi stručnjaci mogli ostaviti svoje podatke. To uključuje:
- položaj;
- potpis;
- dešifriranje punog imena;
- Datum od.
Ako su komentari opsežni, trebali biste ih datinapomenu da je njihov tekst priložen u posebnoj ispravi. Često se sva kontroverzna pitanja rješavaju tijekom obrade projekta. Ali događa se da se morate "dopisivati". Zatim pravo donošenja konačne odluke daje se upravi, koja mora proučiti komentare i, ako je potrebno, poslušati objašnjenja stručnjaka. Potvrđivanje dokumenta izgleda ovako:
Voditelj pravnog odjela _________________ (Sergeev M.M.)
Datum, potpis
Viza za upoznavanje
Postoji još jedna vrsta rada s dokumentima naproizvodnja. To se zove upoznavanje. To je proces koji uključuje dobivanje pismene potvrde da su zaposlenici razumjeli značenje naloga ili drugog papira. Postupak ovjere dokumenata u ovom slučaju je drugačiji. Prvo ga potpisuje upravitelj, a tek nakon toga se s njim upoznaju relevantni stručnjaci. Uz već navedene podatke, ova vrsta indosamenta mora sadržavati posebnu frazu kojom se potvrđuje da osoba razumije značenje papira. Na primjer, trebate napisati "Pročitao sam akt." Zatim navode položaj, potpis, puno ime. i datum. Dakle, stručnjak potvrđuje da je pročitao dokument i da se slaže s njim.
Složene narudžbe
Državne institucije u pripremiregulatorni pravni akti, također provode potvrdu dokumenata u organizaciji. Samo često je potrebno puno više vremena i truda. Činjenica je da upravni dokumenti moraju dobiti stručnu ocjenu mnogih odjela, ponekad i institucija treće strane. Projekt se šalje redom svakom. Nakon čekanja primjedbi, izvršitelj oba dokumenta šalje sljedećem stručnjaku. I to traje sve dok svi ne izraze svoje mišljenje. Treba obraditi njihove bilješke, ispraviti tekst i sve ponoviti ispočetka. Prihvaćanje dokumenata traje dugo. Međutim, to se mora učiniti, jer državne agencije izdaju obvezne akte. A to se tiče života mnogih ljudi. Neozbiljnost i žurba u tako važnoj stvari su neprihvatljivi.
