Kaikki tietävät sanan protokolla.Toimistotyöntekijät kuulevat sen säännöllisesti kokousten aikana, poliisit käyttävät sitä ammatillisessa toiminnassaan, ja valtionpäämiehet ja diplomaatit pakotetaan noudattamaan heille määrättyjä sääntöjä. Mikä on protokolla? Selvitämme alla.
Protokollan käsitteen merkitys
Koska huomattava määrä muita termejä annettusanalla on useita merkityksiä. Kaikki riippuu siitä toiminta-alasta, jolla haluttua konseptia sovelletaan. Joten harkitsemme yleisimpiä tilanteita, joissa on tapana puhua protokollasta.
Jos puhumme liiketoimintaympäristöstä, niin protokolla on asiakirja, joka kuvaa tapahtumaa (kokous, kokous, hallitus jne.).
Olemme jo edellä maininneet poliiseista, jotka myös laativat samanlaisen asiakirjan. Tässä tapauksessa oletetaan rikoksen tai rikoksen tosiasia.
Kansainvälisessä muodossa protokolla on koodihallituksen virkamiesten ja diplomaattisten virkamiesten virallisissa kokouksissa noudatettavat säännöt. Esimerkiksi valtionpäämiesten välillä on pöytäkirja kokouksista tai presidentin vierailusta.
Tässä artikkelissa keskitymme kuitenkin liiketoimintaprotokollien käsitteeseen.
Kokouspöytäkirjat
Liiketapaamiset ovat olennainen osa kaikkeaprosessit liiketoimintaympäristössä. Ne voivat kulkea virallisesti ottaen huomioon määrätyn ajan ja vain toimistorakennuksessa. Epäviralliset liiketoimintapäivät ovat myös erittäin suosittuja. Toisessa tapauksessa voit tehdä ilman keskustelun protokollavahvistusta. Jos kokous on virallinen, sen on oltava kirjallinen kaikkien sääntöjen mukaisesti.
Pöytäkirjaa pitää sihteeri tai muu henkilö,jolla on tällainen auktoriteetti. Yritä pysyä keskustelun kanssa yrittämällä laatia likimääräinen luettelo aiheista, joista keskustellaan kokouksessa. Ääninauhurin läsnäolo ei ole tarpeetonta, jotta yksityiskohtia ei hukata, koska protokolla on erittäin yksityiskohtainen kuvaus liiketapahtumasta.
Läsnä olevien nimet olisi kirjattava, japuuttuu myös. Voit tehdä itsellesi muistiinpanoja kaikkien kokoukseen tulneiden sijainnista siten, että ilmaista virheet ilman tiettyjen sanojen kirjoittamista.
Jokaisen kokouksen alussa määritetään asioiden käsittelyjärjestys. Muista kirjoittaa se sanatarkasti.
Jos kokouksessa äänestettiin, ilmoita setulokset (kuinka moni äänesti puolesta ja kuinka moni vastusti). Jos kokouksessa oli vähän ihmisiä, sinulla on myös mahdollisuus merkitä kaikkien äänestäneiden nimet ja sukunimet.
Älä lykätä protokollan suorittamista pitkään laatikkoon, koska tänä aikana voit unohtaa kokouksen yksityiskohdat.
Neuvottelupöytäkirja
Neuvottelut eroavat tavallisesta liikekokouksesta.tosiasia, että he keskustelevat yleensä yhdestä tai parista aiheesta, joilla on suuri merkitys molemmille osapuolille. Tässä tapauksessa pöytäkirja on tilaisuus korjata keskustelun kaikki vivahteet ja osapuolten vaatimukset. Kysymys, jota ei aina huomioida, ratkaistaan heti ensimmäisten neuvottelujen jälkeen, joten johtajat tai muut työntekijät tarvitsevat aikaa ja täydellisiä tietoja kokouksesta.
Neuvottelupöytäkirja on laadittu samalla periaatteella kuin mikä tahansa asiakirja.
Sen on ilmoitettava kuvatun päivämäärätapahtumat, asiakirjan numero ja täydellinen otsikko. Seuraava on johdanto, joka väistämättä osoittaa osallistujien luettelon ja keskustelun pääaiheet.
Pääosassa tiedot jaetaan yleensä kolmeen osaanosat: “He kuuntelivat”, “Puhuivat”, “Päätti.” Protokollan täysversiossa kaikkien puhujien sanat lainataan sanatarkasti, ja joissain tapauksissa myös protokollaosa kopioidaan, ja se kopioi tietyn osan siitä.
