Contabilidad de almacenes en Excel. Un programa simple para automatizar la contabilidad de inventario.

La contabilidad de almacén en Excel es una excelente solución para cualquier empresa comercial u organización de fabricación que necesite realizar un seguimiento de la cantidad de materiales, materias primas utilizadas y productos terminados.

Quién puede ayudar con las hojas de cálculo

Las grandes empresas adquieren productos confeccionadosSoluciones en formato electrónico. Sin embargo, son bastante costosos y algunos programas complejos requieren contratar a un empleado calificado con un salario alto para trabajar en el almacén. Esto está más allá del poder de las empresas emergentes o pequeñas. Afortunadamente, hay una salida y puede usar hojas de cálculo de Excel. Esta herramienta electrónica, que solo es superada por el programa de oficina Word en popularidad, tiene una funcionalidad que es suficiente para resolver problemas de contabilidad de almacén.

Varias reglas importantes

Aquellos que estén interesados ​​en la cuestión de cómo liderarcontabilidad de almacén, debería abordar seriamente el tema de la creación de su propio programa informático desde el principio. En este caso, las siguientes reglas deben cumplirse desde el principio:

• Todos los directorios deben crearse inicialmentelo más precisa y detallada posible. En particular, uno no debe limitarse a una simple indicación de los nombres de los productos y también debe indicar artículos, códigos, fechas de vencimiento (para ciertos tipos), etc.
• Los saldos iniciales generalmente se ingresan en tablas en términos monetarios.
• Es necesario seguir la cronología e ingresar datos sobre la recepción de ciertas mercancías en el almacén antes del envío al comprador.
• Antes de completar las tablas de Excel, es imperativo hacer un inventario.
• Debe prever qué información adicional puede ser necesaria e ingresarla, para que en el futuro no tenga que aclarar los datos para cada uno de los bienes.

Contabilidad de almacén en Excel: recomendaciones generales

Antes de comenzar a diseñar una hoja de cálculo para que su almacén funcione sin problemas, considere los detalles. Las recomendaciones generales en este caso son las siguientes:

• Es necesario compilar directorios: "Compradores", "Proveedores" y "Puntos de contabilidad de bienes" (las pequeñas empresas no los necesitan).
• Si la lista de productos es relativamente constante,entonces puede recomendar crear su nomenclatura en forma de base de datos en una hoja separada de la tabla. En el futuro, los informes de gastos, ingresos e informes deben completarse con enlaces. Una hoja en una tabla de Excel con el título "Nomenclatura" debe contener el nombre del producto, códigos de producto, grupos de productos, unidades de medida, etc.
• El informe se genera mediante la herramienta de tabla dinámica.
• La recepción de mercancías (productos) en el almacén debe registrarse en la hoja "Llegada".
• Desea crear las hojas "Consumo" y "Restante" para realizar un seguimiento del estado actual.

Creamos directorios

Desarrollar un programa para liderarcontabilidad de almacén en Excel, cree un archivo con cualquier nombre. Por ejemplo, puede sonar como "Almacén". Luego completamos los libros de referencia. Deberían verse algo como esto:

Para evitar que los titulares se escapen, es necesario corregirlos. Para ello, en la pestaña "Ver" de Excel, debe hacer clic en el botón "Congelar áreas".

La tabla "Compradores" se ve exactamente igual.

Proporcionar convenientes y parcialmente automatizadosel programa podrá realizar el control de existencias de forma gratuita si crea un directorio auxiliar de puntos de salida de mercancías en él. Es cierto que solo será necesario si la empresa tiene varios puntos de venta (almacenes). En cuanto a las organizaciones que tienen un punto problemático, no tiene sentido crear un directorio de este tipo para ellas.

Programa propio "Almacén": crea una hoja "Llegada"

En primer lugar, necesitamos crear una tabla para el artículo. Sus títulos deben verse como "Nombre del producto", "Ordenar", "Unidad de medida", "Característica", "Comentario".

Luego:

• Seleccionamos el rango de esta tabla.
• En el campo "Nombre", ubicado directamente encima de la celda con el nombre "A", ingrese la palabra "Tabla1".
• Haga lo mismo con el rango correspondiente en la hoja Proveedores. En este caso, indique "Tabla2".
• Las transacciones entrantes y salientes se registran en dos hojas separadas. Le ayudarán a mantener un inventario en Excel.

Para "Parroquia", la tabla debe verse como en la siguiente figura.

Automatización contable

La contabilidad de almacén en Excel se puede hacer más conveniente si el usuario puede elegir de una lista preparada del proveedor, el nombre de los productos y el punto de contabilidad.

Donde:

• la unidad de medida y el código del proveedor deben mostrarse en la tabla automáticamente, sin la intervención del operador;
• el número de factura, la fecha, el precio y la cantidad se ingresan manualmente;
• el programa "Almacén" (Excel) calcula el costo automáticamente, gracias a fórmulas matemáticas.

Para hacer esto, todos los directorios deben formatearse en forma de tabla y crear una lista desplegable para la columna "Nombre". Para esto:

• seleccione la columna (excepto el encabezado);
• busque la pestaña "Datos";
• haga clic en el icono "Verificación de datos";
• en el campo "Tipo de datos" busque "Lista";
• en el campo "Fuente", especifique la función "= INDIRECTO (" elemento! $ A $ 4: $ A $ 8 ")".
• ponga una marca de verificación delante de "Ignorar celdas vacías" y "Lista de valores permitidos".

Si todo se hace correctamente, al completar la primera columna, simplemente puede seleccionar el nombre del producto de la lista. En este caso, en la columna "Unidad. Rvdo. " aparece el valor correspondiente.

De la misma forma, se crea el autocompletado para las columnas "Código" y "Proveedor", así como una lista desplegable.

Para completar la columna "Costo", use la fórmula de multiplicación. Debería verse como "= precio * cantidad".

También es necesario crear una lista desplegable denominada "Puntos de cuenta", que indicará dónde se enviaron los bienes recibidos. Esto se hace de la misma forma que en los casos anteriores.

"Lista de facturación"

Ahora que casi ha creado una herramienta conveniente que le permite a su empresa mantener registros de almacén en Excel de forma gratuita, todo lo que queda es enseñarle a nuestro programa a mostrar el informe correctamente.

Para hacer esto, comenzamos a trabajar con loscon la tabla y al comienzo del período de tiempo establecemos ceros, ya que solo vamos a mantener registros de inventario. Si se llevó a cabo antes, entonces en esta columna se deben mostrar los saldos. Al mismo tiempo, las unidades de medida y los nombres de los productos deben tomarse de la nomenclatura.

Para facilitar el control de inventario, el programa gratuito debe completar las columnas "Envíos" y "Recibo" utilizando la función SUMIFS.

Calculamos la mercancía restante en el almacén mediante operadores matemáticos.

Así es como obtuvimos el programa "Almacén". Con el tiempo, puede realizar ajustes de forma independiente para que la contabilidad de bienes (sus productos) sea lo más conveniente posible.