El desarrollo de la tecnología informática implica inevitablementepor sí mismo la transferencia de relaciones económicas y legales entre diferentes entidades económicas a un nuevo nivel. Los formularios electrónicos están reemplazando a los formularios en papel, afectando cada vez más aspectos de nuestra vida, pero este proceso aún está lejos de completarse, y hoy en día cualquier transacción económica asociada a la transferencia de bienes debe estar documentada. La hoja de ruta, al mismo tiempo, es uno de los principales documentos, que se distingue por su versatilidad y facilidad de llenado.
Otra ventaja indiscutible de la mercancíaLa carta de porte es que este documento está firmado por las personas responsables tanto de la empresa vendedora como de la empresa compradora. A pesar de los importantes avances en el campo de la seguridad digital, es la firma que ha pasado a través de los siglos la que sigue siendo la forma más confiable de confirmar la exactitud legal de un documento. La carta de porte suele estar firmada por el director o uno de sus suplentes, así como por el contable y la persona responsable de la expedición de la mercancía (habitualmente el tendero). Por parte del destinatario, por regla general, una firma es suficiente.
Al mismo tiempo, la carta de porte contiene todos losinformación necesaria sobre el producto. Esta información puede ser útil para una amplia variedad de partes. En primer lugar, por supuesto, al comprador, quien debe asegurarse de que la información indicada en los documentos se corresponda con el estado real de las cosas. Además, el conocimiento de embarque es utilizado por los contadores para realizar las publicaciones necesarias, así como por las agencias gubernamentales para verificar la legalidad de las actividades económicas.
La factura suele indicar el nombremercancías, su peso, precio, costo, IVA, empaque, así como la fecha de emisión del documento. Además, los datos legales de ambas partes deben indicarse en la parte superior. La carta de porte se fija con las firmas anteriores, así como los sellos de las organizaciones.
A pesar de la abundancia de información yLa extraordinaria importancia que tiene el conocimiento de embarque, el proceso de cumplimentación del mismo es bastante sencillo, lo que explica en gran medida una distribución tan amplia de este documento. Como regla general, la empresa tiene plantillas para facturas, en las que sus detalles ya están martillados, así como alguna otra información que no cambia. En algunos casos, cuando la empresa trabaja principalmente con clientes habituales, se crea una plantilla para cada cliente para simplificar el proceso de llenado.
Así, el empleado a cargo deenvío de mercancías, basta con tomar la forma de una nota de envío, que, por cierto, es un formulario de informe estricto, ingrese la fecha de envío, información sobre la carga, compare el costo calculado por la computadora con la factura , imprima un documento en el formulario, certifíquelo y entréguelo al comprador. Como puede ver, el proceso es más que simple.
Sin embargo, incluso en un asunto tan simple, muy a menudolos errores ocurren, por imprudencia banal o simplemente por prisa. La factura de la mercancía no debe contener errores, ni siquiera los más pequeños. Cualquier error tipográfico debe corregirse y el formulario debe marcarse como corrupto. Si se detecta un error después de enviar la mercancía al comprador, se prepara una nueva factura y luego se entrega para su firma. Estos estrictos requisitos permiten brindar un alto nivel de protección contra operaciones fraudulentas, de las que los documentos digitales aún no pueden presumir. En un futuro cercano, la carta de porte tampoco amenaza nada, y si este documento se retira de la circulación, esto no sucederá pronto.
