Todos los empleados que reciben efectivoSe requieren fondos contables para saber cómo completar correctamente un informe de gastos. Por lo tanto, el contador debe ayudar a completar los formularios y no hacer todo él mismo por el empleado.
Un informe anticipado es elaborado personalmente por un empleado enuna copia. El formulario del informe anticipado se completa por ambos lados. En la parte frontal, debe escribir el nombre de la empresa, el departamento de la organización, la fecha de llenado, el nombre completo, el puesto e indicar con qué fines se recibieron y gastaron los fondos que se le entregaron. Se indica el número de documentos primarios y hojas adjuntas al informe.
En la parte tabular del formulario, indique el recibocantidad, reflejan el saldo o los sobrecostos. En el reverso, todos los documentos de respaldo se enumeran en orden cronológico, indicando el monto de los costos. Se suma la cantidad total de dinero y se coloca una firma personal. Los originales de todos los documentos se adjuntan al formulario. Es más práctico pegar documentos en una hoja A4 y numerarlos.
En el caso de que los documentos adjuntos resulten sermás que renglones, al informe anticipado se adjuntan varios formularios del reverso del informe y en cada parte superior se inscribe la inscripción "continuación del informe anticipado No. ____ de ____, nombre completo".
El contador realiza asientos en el formulario indicando las cuentas correspondientes, importes y detalles de las órdenes de efectivo, para lo cual finalmente se liquidan con el empleado.
Además, en el departamento de contabilidad hacen una marca de verificación.informe, aprobar el monto, fijar la fecha. El contador y el jefe de contabilidad de la empresa se firman y luego se envían para su aprobación al director. Después de la aprobación, el informe anticipado se lleva a cabo en el departamento de contabilidad, el resto del dinero se paga a la caja en una orden de efectivo entrante y el monto del sobregiro se entrega al empleado en una orden de efectivo de gastos o se transfiere a su cuenta bajo un proyecto de salario.
Un empleado puede escribir una declaración él mismo con una solicitud.para deducir el monto del saldo de su salario, o, por decisión de la gerencia, esto se puede hacer si el dinero no se devuelve dentro de un mes después del final del período de cálculo.
Se puede retirar efectivo de la caja enrendirá cuentas únicamente ante aquellos empleados con los que se haya celebrado un contrato de trabajo y que hayan informado íntegramente de los importes anteriores. Primero, el empleado escribe una declaración con su propia mano con una solicitud para darle la cantidad necesaria de dinero, indica el propósito del gasto y pone una firma personal. El administrador aprueba el monto, fija los plazos para la emisión de los fondos y la presentación del informe, pone la fecha y la firma. Después de eso, el contador tiene derecho a emitir fondos en una cuenta personal para el empleado.
No puede transferir fondos a personas externas. Se debe presentar un informe sobre el dinero gastado dentro de los tres días hábiles posteriores a la fecha límite establecida por el gerente. Déjame explicarte con ejemplos:
uno.Después de regresar de un viaje de negocios, debe completar un informe anticipado, traer al departamento de contabilidad los documentos de viaje, un certificado de viaje, seguro de viaje, recibos de equipaje, un cheque de venta anticipada de boletos, recibos de pago de una habitación de hotel o alquiler. acuerdo de un individuo. Todo esto, a más tardar tres días hábiles después del final del viaje.
2.En el caso de compra de bienes y materiales para una empresa o pago de servicios o alquiler, recibos de ventas, actos de compra en el mercado, acuerdos de compraventa, recibos de caja registradora, facturas, facturas, facturas a más tardar tres días a partir de la fecha. de envío de bienes o pago por servicios se adjuntan al informe anticipado ...
3. Los gastos de envío y las negociaciones se confirman mediante recibos, facturas, cheques en papel.
Se proporciona un informe anticipado después del gasto del dinero emitido previamente como anticipo. El propósito de la tarea puede ser muy diferente:
1.necesidades económicas
2 franqueo
3. gastos de viaje
4.actos notariales
Al reembolsar a los empleados por un viaje aun viaje de negocios con gastos personales, no se elabora un informe previo. Sobre la base de la orden del jefe en un viaje de negocios y documentos de informes, el departamento de contabilidad transfiere o emite efectivo en su totalidad de los fondos gastados. No se requiere declaración del empleado.
