El valor de un personal bien diseñadola documentación es difícil de sobreestimar. Los documentos de personal son la consolidación de hechos legales significativos en papel. Y cualquier error de un oficial de personal conllevará consecuencias negativas tanto para el empleado como para el empleador, razón por la cual es tan importante adherirse a las reglas del KDP en personal.
¿Qué es la administración de recursos humanos?
KDP: ¿qué es?Esta es el área de actividad que documenta todas las relaciones laborales y registra la información sobre la dotación de personal y los movimientos de personal, lo que da como resultado que se documenten todos los procedimientos del personal.
¿Qué es un KDP desde un punto de vista legal?Todos los documentos personales tienen valor legal (o comercial). Utilizándolos como evidencia escrita, puede defender su posición en la corte. Así, por ejemplo, la tabla de dotación de personal, los pedidos de personal y la nómina de sueldos pueden servir como base para obtener o confirmar beneficios fiscales y de beneficios.
KDP: ¿qué es y para qué sirve?La mayoría de los documentos de recursos humanos correctos contienen información extremadamente importante. Es sobre la base de esta documentación que es posible confirmar ciertos derechos del empleado, por ejemplo, cuando se registra la jubilación anticipada por trabajo en industrias nocivas o peligrosas para la salud.
KDP - ¿qué es para la esfera social?El registro documental de las relaciones laborales juega un papel importante para asegurar las garantías previsionales, sociales y de otro tipo que se brindan a los empleados de acuerdo con la legislación vigente. Todos los actos reglamentarios y legislativos relacionados con la legislación laboral son necesarios para el trabajo de calidad de cualquier especialista en personal.
Mantener una sala de control: ¿qué es y qué es?
El registro de libros de trabajo y contratos es,por supuesto, una parte muy importante del trabajo de cualquier empleado del servicio de personal, sin embargo, la gestión de registros de personal no se limita solo a estos momentos. Todos los documentos que deben estar a mano con un oficial de personal se pueden dividir en dos bloques principales.
El primer grupo incluye tanto legislativos como estatutos que aclaran las normas de protección laboral y derecho laboral. Todos los documentos de esta naturaleza son vinculantes.
El segundo grupo es la documentación de carácter recomendatorio: directrices para la gestión de registros de personal y el trabajo de gestión.
Es importante que un trabajador de personal sepa cuál deLos documentos son vinculantes para una empresa específica y sólo entran en vigor en determinadas circunstancias. Esto evitará experiencias negativas al tratar con inspectores de personal.
Al crear la documentación del personal, se deben seguir las siguientes reglas:
- los documentos internos (su apariencia, procedimiento de desarrollo y aprobación) pueden ser convenientes y comprensibles específicamente para una empresa u organización determinada;
- la documentación externa se elabora de acuerdo con reglas generalmente aceptadas para que estos documentos tengan fuerza legal;
- el almacenamiento de la documentación del personal se lleva a cabo teniendo en cuenta las reglas y requisitos del servicio de archivo.
Elaboración de instrucciones para la gestión de registros de personal.
Instrucciones del KDP: ¿qué es?De hecho, esta es una guía detallada para organizar y administrar un departamento o servicio de recursos humanos. El director de la organización designa a una persona responsable del desarrollo de este documento. Por regla general, esto lo realiza el jefe del departamento de recursos humanos, un abogado o un contador jefe. Además, el propio jefe de la organización puede redactar instrucciones sobre el KDP (esto a menudo se practica en pequeñas empresas). Cuando la instrucción esté lista, deberá ser aprobada por orden del director o gerente, así como certificada con las firmas de todos los funcionarios interesados. Todos los empleados se familiarizan con las instrucciones bajo una firma personal.
Los principales temas regulados por este documento:
- lista de documentos de personal obligatorios de la organización;
- el procedimiento de elaboración de documentos que regulen las relaciones laborales;
- reglas para la preparación de la documentación del personal;
- el procedimiento para el flujo de documentos en el departamento de personal;
- control sobre la ejecución de documentos;
- el procedimiento para transferir casos de OK al archivo.
Organización del KDP
Con base en los actos legales reglamentarios, recomendaciones metodológicas, puede elaborar el siguiente esquema para organizar toda la administración de recursos humanos de la empresa:
1. Elaborar documentos vinculantes para la empresa (normativa, instructivo, normativa interna, normativa de protección laboral y seguridad contra incendios).
2. Ajuste la tabla de personal.Como regla general, la organización ya tiene una tabla de personal desarrollada y empleados que realizan ciertas tareas, pero no siempre los libros de trabajo y los registros de empleo están redactados correctamente. Puede consultar la tabla de dotación de personal solicitando información sobre los salarios de los empleados y los nombres de sus puestos en el departamento de contabilidad. Los números de personal de los empleados se pueden encontrar allí. También debe verificar la exactitud de los archivos personales de los empleados de la empresa y averiguar qué documentos faltan.
3. Verificar el cumplimiento de la información en la plantilla y en los contratos de trabajo.
4. Verifique la exactitud del registro de los pedidos OK.Todas las operaciones del personal (contratación, traslado a otro puesto, aumento de salario) deben registrarse en los documentos de la muestra correspondiente. Deben estar firmados tanto por el jefe de la organización como por el empleado. Deben corregirse todas las deficiencias.
5. Verifique la exactitud de llenar los libros de trabajo.
6. Registrar los archivos personales de los empleados, si no se conservaron con anterioridad.
7. Prepare los libros y revistas necesarios.
8. Haga un horario de vacaciones.
9. Asuntos de personal del grupo.
10. Elabora una lista de casos.
Auditoría de KDP
La auditoría de personal es la realización deun análisis exhaustivo de toda la documentación del personal, comprobando su conformidad con los requisitos de la legislación vigente, actos y protocolos locales. La correcta organización de la administración de RRHH es un asunto urgente, ignorando lo que puede conllevar ciertos riesgos.
En el proceso de auditoría de personal, no es fácil verificarla exactitud de la documentación, pero también su cumplimiento con las leyes aplicables. Una auditoría de los documentos personales es una herramienta eficaz para resolver los problemas que surgen en las actividades financieras y económicas de una empresa.
Errores típicos al registrar un KDP
Una auditoría de la documentación de recursos humanos le permite resaltaruna serie de errores básicos que se repiten muchas veces en diversas empresas y organizaciones. En las instituciones pequeñas se produce la creación de numerosos protocolos locales que, de hecho, simplemente se duplican o, peor aún, se contradicen. Todo el flujo de trabajo del personal debe unificarse y minimizarse.
También los errores comunes son:
- la falta de información aprobada sobre los modos de trabajo y descanso en la institución o su inconsistencia con los datos prescritos en el contrato de trabajo;
- falta de procedimiento para calcular y pagar los salarios;
- errores en la tabla de personal;
- falta de arancelización de los salarios;
- violación de los derechos de los empleados al establecer reglas para trabajar con información personal y datos personales;
- un contrato de trabajo redactado incorrectamente.
Esta no es la lista completa. Para evitar errores en la documentación del personal, debe seguir estrictamente las normas, la legislación y las recomendaciones metodológicas.
