Wissenschaftlicher und technologischer Fortschritt und die Entstehung vielerEigentumsformen führten zu einer Ausweitung der handelspolitischen, wirtschaftlichen und soziokulturellen Beziehungen. Die stark verschärften Prozesse in der Gesellschaft beeinflussten das Wachstum des Informationsflusses, der für das volle Funktionieren der Managementverbindungen erforderlich ist.
Warum brauchen Sie die Vereinheitlichung von Dokumenten
Unabhängig von Sphäre und Fläche:Ob Regierungstätigkeit oder Industrie, Bildung oder Gesundheitswesen - die manuelle Vereinheitlichung und Standardisierung von Dokumenten trat allmählich in den Hintergrund. Seit Beginn des letzten Jahrhunderts hat sich die Verarbeitung von Daten zu ihrer Systematisierung schrittweise von einer manuellen zu einer mechanisierten und dann zu einer automatisierten Methode gewandelt.
So fand Rationalisierung statt.Datensatzverwaltung. In dieser Phase wurde das Konzept der "Vereinheitlichung und Standardisierung von Dokumenten" geboren. In allen Phasen der Verbesserung des Dokumentenflusses und der Datenverarbeitung trat jedoch das gleiche Problem auf. Es ist unmöglich, Chaos in die Automatisierung zu bringen, da diesem Prozess die Vereinheitlichung und Standardisierung von Dokumenten im Allgemeinen vorausgehen muss. Mit anderen Worten, erst nachdem Sie die Papiere organisiert haben, können Sie mit der Verarbeitung und Verwendung beginnen.
Ziele und Ziele der Vereinigung
Grundlegende Punkte bei der OptimierungOffizielles Management, wirtschaftliche und sonstige Aktivitäten sind die Vereinheitlichung und Standardisierung von Dokumenten. Dieses Konzept kann kurz erklärt werden, indem der Workflow in eine gemeinsame einheitliche Form gebracht wird, ein einheitliches System.
- Einheitliche Eingabe von Formularen.
- Festlegung der gleichen Anforderungen für die Gestaltung von Daten, die sich aus der Annahme der gleichen Art von Managemententscheidungen ergeben.
- Eine signifikante Reduzierung der Kosten für verschiedene Arten der Zusammenstellung und Gestaltung von Materialien.
- Kompatibilität vieler einheitlicher Datenbanken, unabhängig von Branche und Aktivität.
Einheitliche Dokumentenflussfunktionen
Es versteht sich, dass jede Aktivität aufManagement und Management einer Organisation, eines Unternehmens oder eines Landes ist letztendlich ein System, von dem jedes Element die eine oder andere Funktion übernimmt. Unter ihnen gibt es allgemeine (oder typische) - solche, die für die Aktivitäten einer Institution charakteristisch sind: organisatorische, administrative, exekutive, Planungsfunktionen, Buchhaltung usw. Inzwischen haben die Aktivitäten einzelner Organisationen besondere Funktionen. Beispielsweise sind die Aufgaben und Ziele, die auf der Durchführung von Bildungsaktivitäten beruhen, nur für die Themen dieser Sphäre charakteristisch.
Was ist das Dokumentensystem?
Die Vereinheitlichung und Standardisierung von Verwaltungsdokumenten ist ein System von Materialien, die auf der Grundlage ihrer Beziehung gebildet werden durch:
- Anzeichen des Auftretens;
- Zweck;
- Industrie;
- Art;
- Kompilierungsanforderungen.
Was sind Dokumente in einem einheitlichen System?
Systemdokumentation kann seinallgemeine funktionale und Industrie. Was den ersten Typ betrifft, sollte es hier keine Fragen geben. Zu den sektoralen Systemen gehört ein Workflow, der die Besonderheiten der Aktivitäten eines Unternehmens oder einer Organisation widerspiegelt. Beispielsweise wird die Standardisierung und Vereinheitlichung von Zolldokumenten Materialien enthalten, die die Verfahren für die Kontrolle und Weitergabe der exportierten, importierten Waren an der Staatsgrenze regeln.
Wie und wie sind die Materialien miteinander verbunden?Die Dokumente beider Systeme - funktional und branchenspezifisch - beziehen sich aufeinander und hängen von vielen Faktoren ab. Ihre Bedeutung wird insbesondere durch die Art der Aktivitäten einer bestimmten Organisation vorgegeben. Darüber hinaus bedeutet die Vereinheitlichung und Standardisierung von Managementdokumenten nicht immer die Schaffung von Vorschriften für organisatorische, exekutive oder administrative Aktivitäten. Die Dokumentation des Organisations- und Verwaltungsplans, der die grundlegenden Punkte der Verwaltung, Verwaltung, Interaktion und Regulierung der Arbeit staatlicher Stellen, Unternehmen, Abteilungen und Beamter enthält, basiert auf sektoralen und funktionalen Strukturen.
Die Hauptstufen der Vereinheitlichung und Standardisierung
Probleme der Standardisierung und VereinheitlichungAußenhandelsdokumente entstehen häufig aufgrund der vorzeitigen Zuweisung eines Blocks von Organisations- und Verwaltungsdokumenten, die als Rechtshilfe für solche Systeme dienen.
- Im Rahmen der Struktur einheitlicher Dokumentationsformen erfolgt die Erstellung der entsprechenden Nomenklatur.
- Das allgemeine Modell zum Aufbau eines Dokumentensystems basiert auf der Verwendung eines Formulars als Beispiel.
- Besonderes Augenmerk wird auf die Regeln der syntaktischen Konstruktion von Dokumentationen gelegt.
Zuvor die Vereinheitlichung und Standardisierung der primärenÜbergebene Dokumente unter Berücksichtigung aller Anforderungen an Materialien in allen Phasen der Erstellung, Abfüllung, Verarbeitung und Speicherung. Dabei wurden sowohl die psychophysiologischen Fähigkeiten einer Person als auch die Parameter maschinentechnischer Geräte berücksichtigt.
Funktionen zum Erstellen von Standards
Es sei darauf hingewiesen, dass das Ergebnis der durchgeführtenDer Vereinigungsprozess bestand darin, die am häufigsten verwendeten Vorlagen in eine einzige Rechtsform zu bringen. Die für Dienstleistungen, Produkte und Arbeit entwickelten Standards werden auf der Ebene der Bundesgesetzgebung erläutert. Das Konzept der "Vereinheitlichung und Standardisierung von Dokumenten" wird in diesem Fall von der staatlichen Tätigkeit bestimmt, die Normen und Merkmale für die wiederholte Verwendung auf freiwilliger Basis festzulegen.
Die Aufgabe, Standards zu schaffen, istOrdnung im Produktionsbereich und Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit von Produkten, Dienstleistungen oder Werken. Die Standardisierung und Vereinheitlichung von Außenhandelsdokumenten verfolgt auch das Ziel, Informationen und technische Kompatibilität zu erreichen.
Probleme im Zusammenhang mit der Vereinheitlichung der Außenhandelsdokumentation
Darüber hinaus bedeutet der Begriff "Standard" nicht nurDokument mit normativem Inhalt. Das Gesetz definiert klar den Mechanismus für seine freiwillige Anwendung ohne Zwang. Staatliche Standards wurden schnell durch nationale ersetzt. Nach der Einführung grundlegender Änderungen blieben nur die Probleme der Standardisierung und Vereinheitlichung der Außenhandelsdokumente gleich.
Besonders akut ist bis heute die Frage vonstaatliche Normen für die Erstellung von Begleitdokumentationen für exportierte Produkte. Nach dem einheitlichen System des Bundesgesetzes "Über technische Vorschriften" vom 01.07.2003 entsprechen die darin enthaltenen Bestimmungen nicht vollständig den einheitlichen Anforderungen für die Aufrechterhaltung der Dokumentation, sondern werden bis heute massiv angewendet.
Rolle von Gosstandart im Prozess der Vereinigung und Standardisierung
Vereinheitlichung und Standardisierung von Dokumenten - der WegGosstandart von Russland. Alle rein russischen Klassifikatoren im technischen, wirtschaftlichen und sozialen Bereich erhalten unmittelbar nach dem Bestehen der staatlichen Registrierung Rechtskraft. Die Kontrolle über die Umsetzung aller in einzelnen Rechtsakten enthaltenen Anforderungen wird vom russischen Staatsstandard und anderen vom Staat im Rahmen der festgelegten Zuständigkeit zugelassenen Stellen ausgeübt.
Die Hauptrichtungen der Vereinigung und StandardisierungDokumente bestehen in der Erstellung einheitlicher Muster, Vorlagen, Formulare. Dies können Standards sein, die für die Erstellung von Dokumenten erforderlich sind, Standards für bestimmte Warentypen und einheitliche Dokumentationssysteme. Letzteres ist ein Materialsystem, das nach festgelegten einheitlichen Regeln und Anforderungen erstellt wurde. Das einheitliche Dokumentationssystem enthält in der Regel die Informationen, die für die Implementierung von Managementfunktionen in einem bestimmten Einflussbereich erforderlich sind.
Wichtigste einheitliche und standardisierte Systeme in Russland
Unter den einheitlichen Systemen fallen heute folgende auf:
- Struktur für organisatorische und administrative Dokumentation;
- ein System, das den Dokumentenfluss in einem Bankinstitut steuert;
- Vereinheitlichung und Standardisierung von Buchhaltungsunterlagen sowie Berichterstattung und Finanzdokumentation in öffentlichen Einrichtungen;
- den Umfang statistischer Dokumente;
- ein Dokumentationssystem für Arbeitsfragen;
- einheitliche Dokumente für die Durchführung des Außenhandels.
Dementsprechend zu jedem der obigen Systemefügte einen eigenen staatlichen Standard hinzu, der von den zentralen Abteilungen entwickelt wird, die die Arbeitsweise in einem bestimmten Tätigkeitsbereich koordinieren. Beispielsweise ist das russische Finanzministerium für die Erstellung von Formularen für Buchhaltungs- und Bankunterlagen verantwortlich.
Details und Formen von Dokumenten im Standardisierungsprozess
Die Anforderungen des Dokuments gelten als obligatorischein Element, ohne das es unmöglich ist, das Verfahren der amtlichen Registrierung, der Registrierung von Material, zu durchlaufen Voraussetzungen sind Unterschrift, Siegel, Stempel, Datum, Text usw. Natürlich wird für jede Art von amtlichem Dokument ein separater Satz von Details verwendet. Gleichzeitig wird in jedem der Systeme die Vereinheitlichung implementiert, indem eine beispielhafte Form von Dokumenten für eines der Systeme erstellt wird. Auf dieser Grundlage werden die am besten geeigneten Details aller in einer bestimmten Datenbank enthaltenen Dokumente entwickelt.
Die Form ist, wie bereits erwähnt,Vorlagenform des Dokuments. Ein solches Modell für die Erstellung eines Dokuments im festgelegten Anwendungsbereich berücksichtigt dessen Format, die Größe der Ränder und Einrückungen, die Merkmale der Erstellung eines strukturellen Rasters und die wichtigsten Details.
Vereinheitlichung und Standardisierung von DokumentenDie organisatorische und administrative Ausrichtung trägt zur vereinfachten Verwendung von Formularen bei den Aktivitäten von Organisationen, Institutionen, Industrie- und Fertigungsunternehmen bei.
- Vorschriften;
- Bestellungen und Bestellungen;
- Lösungen;
- Protokolle;
- handelt;
- Briefe.
In Briefen werden Lösungen für administrative und organisatorische Probleme aufgezeichnet, einschließlich Management, Koordination und Unterstützung von Aktivitäten:
- staatliche Behörden der konstituierenden Einheiten der Russischen Föderation (die Liste der konstituierenden Einheiten umfasst autonome Bezirke und Republiken, deren Gesetzgebung die Landessprache zusammen mit Russisch als Hauptsprache festlegt);
- Unternehmen und Verbände, unabhängig von der Form des Eigentums sowie der organisatorischen und rechtlichen Aktivitäten.
GOST legt nicht nur die Zusammensetzung der Requisiten fest,aber auch die Anforderungen an ihre Gestaltung sowie die Herstellung, Abrechnung, Verwendung und Speicherung von Formularen mit dem Staatsemblem der Russischen Föderation und dem Emblem der anwesenden Subjekte. Der Anhang von GOST ist eine schematische Darstellung der Details.
