Journalister værdsætter meget deltagelse ipressekonferencer, da de giver mulighed for at modtage de mest relevante oplysninger fra første hånd. De deltager af repræsentanter for store virksomheder, populære mennesker. Der er mulighed for at henlede opmærksomheden på ethvert problem, præsentere en ny type service, fortælle om de succeser, virksomheden har opnået. Når alt kommer til alt er en pressekonference en central begivenhed, hvor mange vigtige spørgsmål og opgaver løses. Derfor er det vigtigt at vide, hvordan man ordner en begivenhed korrekt.
Store organisationer interesseret iobjektiv dækning af deres aktiviteter i medierne, planlæg på forhånd for hyppigheden af pressekonferencer. Desuden taler hyppigheden af sådanne begivenheder om tillid til pressen og kan skabe en følelse af stabilitet. Mellemstore organisationer skal selv bestemme, hvad der fungerer bedst for dem. Oftest inviteres journalister hver måned eller kvartalsvis.
Efter at have overvejet begivenhedens hovedemne (en historie ommarkedssituation, præsentation af nye tjenester i virksomheden, analyse af aktiviteter i kvartalet), er det nødvendigt at formulere det kortfattet. Det skal lyde på en måde, der gør opmærksom på den kommende pressekonference.
Det anbefales, at pressekonferencen ikke er detfaldt sammen med distrikts-, by- eller større begivenheder, der kunne distrahere en betydelig del af journalister. Det bedste tidspunkt for en pressekonference vil være midt i ugen senest kl. Fire om eftermiddagen. Det er også uønsket, at din begivenhed falder sammen med en lignende, som myndighederne afholder.
Valg af et sted, hvor du planlægger at holdepressekonferencer skal baseres på organisationens muligheder. Rummet skal nødvendigvis være rummeligt nok til at rumme mindst tyve personer, men på den anden side bør der ikke være meget ledig plads for ikke at skabe en følelse af ubetydelighed for begivenheden. Du skal være opmærksom på, om der er mikrofoner i hallen, hvis det er nødvendigt, skal du sørge for tilstedeværelsen af projektionsskærme. Hvis journalister fra tv bliver inviteret, skal de give plads til at placere tv-kameraer.
At forberede og gennemføre en pressekonferenceblev holdt på et højt niveau, er det nødvendigt at udarbejde en liste over medier, hvis repræsentanter vil deltage i arrangementet. To uger før den planlagte konference sendes pressemeddelelser til journalister samt invitationer, der indeholder emnet for begivenheden, navnet på journalisten, dato og sted. Hvis adressen er på en lidt kendt gade, er det bedre at give invitationen et trafikdiagram. Forud for arrangementet skal journalister ringe for at afklare antallet af gæster. Når alt kommer til alt kan de glemme invitationen eller ikke modtage en pressemeddelelse.
Registrering af deltagere foretages inden konferencens start. Senere modtager arrangementets vært den udfyldte liste over inviterede journalister. At afholde en pressekonference skabte en atmosfære af gæstfrihed, skal du tage sig af borde til journalister, hvor mediernes navne skal placeres.
Specielt for journalisterpræsentationspakker indeholdende "handouts", der inkluderer en pressemeddelelse, en liste over talere på pressekonferencen, reklamemateriale og reklamemateriale.
Pressesekretæren ansvarlig forpressekonferencer, åbner begivenheden, annoncerer dens tema og introducerer derefter de mennesker, der holder pressekonferencen. Hans opgaver inkluderer også overvågning af reglerne. En talsmand skal være i stand til at føre en dialog. Han skal, når der opstår et problem i samtalen, udfylde den pause, der vises.
På det bord, hvor personerne sidder,giver en pressekonference, er det nødvendigt at placere skilte med deres navne og positioner. For arrangementer, der er designet i lang tid, skal du give en pause til en kaffepause, et besøg på toilettet og rygerum.
