Голямата организация създава много проблеми.Шефът на корпорацията няма да е навреме навсякъде, дори и с помощта на заместници. За да планира правилно деня, да не забравя нищо, да разпределя и контролира работата, ръководителят има нужда от помощник. Какво прави служителят в тази позиция, какво трябва да може и да знае?
Асистент мениджър: ролята му в организацията
Следвайки логиката на класификатора на професиите,одобрен на държавно ниво, помощник-лидерът принадлежи към категорията на лидерите, защото той контролира почти всички въпроси, свързани с компетентността на първото лице.
В то же время некоторые организации трактуют позицията на помощник-мениджъра като администратор, ръководител или секретар: първите две позиции включват организационни и административни функции, третата - представяне и поддръжка. Класификаторът на професиите класифицира тези видове работа в различни категории - специалисти, технически служители, но само асистент се класира като лидер.
Как да определим обхвата на работните отговорности?
Чрез наемане на помощник мениджър илисекретар, организацията трябва да вземе решение за статута, правата и отговорностите на този служител, защото от това зависят изискванията за образователно ниво, квалификация, трудов опит на кандидата.
- Достатъчно е рецепционистът да има пълно средно образование, а кандидатът да бъде обучен на етикет и техники за работа с офис оборудване директно на работното място.
- Администраторът трябва да има поне бакалавърска степен, да има организационни умения и енергичен характер, както и да има известен трудов опит, в зависимост от корпоративните изисквания.
- Мениджърът, като представител на професионалисти, изисква поне пълно висше образование, не се изисква трудов опит, но компанията определя този стандарт по свое усмотрение.
- Асистент на главата.Тази длъжност предполага същите квалификационни изисквания като за мениджър: завършено висше образование, трудов стаж по специалността най-малко 2 години. Вероятно ще се изискват специални лични характеристики на кандидата и евентуално допълнително обучение.
За какво служи длъжностната характеристика?
Помощник мениджърът, като длъжностно лице,е длъжен да действа в рамките на своите функционални права и да изпълнява изцяло предписаните функции. Въпреки това, дори и да не е мениджър, служителят е длъжен да изпълнява трудовите си задължения добросъвестно и в срок.
Поръчката за работа не съдържаподробно описание на тези компетенции и дори в случай на договор, списъкът на функциите не винаги е изчерпателен. За да се избегне объркване при определяне на техническото задание на служител, длъжностната характеристика на асистента на ръководителя на организацията трябва да съдържа подробни отговорности, правата, които той притежава, както и мярката за отговорност за нарушение на трудовия договор, вътрешни трудови разпоредби, вреди на работодателя и др.
Мениджър личен асистент
Длъжностната характеристика на асистента се съставя съгласномодел на подобни инструкции за лидер или негов заместник, с изключение на някои основни функции на стратегическо планиране и управление. Вероятно на асистента също няма да бъде поверено наемането и уволнението на служители, правото да се разпорежда с финансовите ресурси на компанията, издаването на пълномощни и други компетенции, принадлежащи лично на мениджъра.
Законодателството обаче ви позволява да делегиратевсякакви функции на доверен служител, при условие че той притежава достатъчна квалификация, знания, опит и авторитет за разрешаване на подобни проблеми. Важно е само да се формализира правилно авторитетът на служителя - със заповед или пълномощно.
В същото време длъжностната характеристика на помощника на ръководителя на предприятието трябва да отразява действително извършената от него работа.
Типични раздели
Структурата на длъжностната характеристика е фиксирана вдържавни справочници за квалификация и съдържа всички основни изисквания към служителя и нюансите на длъжността, както и нейното място в организационната структура на организацията.
Описанието на длъжността "Асистент мениджър", както и всяко друго, трябва да включва следните части:
- Общи условия. Тук е посочена процедурата за наемане и уволнение, подчинение и процедурата за заместване на служител.
- Трудови функции. Един от най-важните раздели, който трябва да бъде отразен в детайли.
- Права на служителите.
- Граници на отговорност за нарушения.
- Квалификация, професионален опит, образователно ниво.
- Какво трябва да знае служителят на дадена длъжност.
- Връзката между него и други части на организацията.
Посочените раздели не могат да бъдат съкратени, но е допустимо да ги разширите и добавите необходимите елементи.
Описание на длъжността на изпълнителен асистент: Пример
Одобрен от:
Директор (име на организацията)
подпис
(ПЪЛНО ИМЕ.)
дата на одобрение
Описание на длъжността "Асистент мениджър"
1. Основни условия
1.1. Професионална категория "Лидери".
1.2. Приет и освободен от работа по заповед на директора.
1.3. Подчинение: директно на режисьора.
2. Функции
Асистент на ръководителя:
2.1. Координира работата на отдели, секции и други подразделения на предприятието в съответствие с инструкциите, резолюциите и заповедите на директора.
2.2. Следи времето за изпълнение на заповедите за контрол на директора от структурни подразделения.
2.3. Съставя работен план за директора за следващия работен ден и го предоставя своевременно на управителя.
2.4. Организира и контролира работата в офиса в предприятието, проверява го за спазване на законовите изисквания.
2.5. Осигурява счетоводство и регистрация на всички пълномощни, издадени от директора.
2.6. Упражнявайте управление на чиновниците и контрол върху резултатите от тяхната дейност.
Допълнение в зависимост от нуждите на конкретна организация и профила на длъжността.
3. Правомощия
Помощникът на мениджъра има право на:
3.1. Запознайте се с решенията, взети в предприятието.
3.2. Участвайте в срещи на управленския персонал.
Допълнение в зависимост от нуждите на конкретна организация и профила на длъжността.
4. Отговорност
Помощник-мениджърът отговаря за:
4.1.За неизпълнение или неправилно изпълнение на техните задължения, предвидени в тази инструкция, заповеди и заповеди на директора, действащото законодателство, уреждащо дейността на предприятието.
4.2. За недостатъчен контрол върху дейностите на подчинени служители.
4.3. За разкриване на информация с ограничен достъп.
Допълнение в зависимост от нуждите на конкретна организация и профила на длъжността.
5. Квалификация
Помощник-мениджър трябва да има пълно висше образование, професионален опит от поне 2 години.
6. Трябва да знаете
Действащо законодателство, Устав, Колективен договор (посочва се кои актове и норми трябва да знае служителят).
7. Взаимодействие
Посочва се с кого и по какви въпроси сътрудничи помощник-мениджърът.
Съгласен:
Началник отдел „Човешки ресурси“
Подпис
(ПЪЛНО ИМЕ.)
Адвокат
Подпис
(ПЪЛНО ИМЕ.)
Запознат с:
подпис
(ПЪЛНО ИМЕ.)
Специфичност на компетенциите на асистента ръководител на проекти
Предполага се, че управлението на проекти е -длъжността е временна, съответно и асистентът поема определени задължения до приключване на проекта. Функционалните му отговорности ще зависят от спецификата и темата на проекта, както и от нуждите на конкретна организация.
Длъжностна характеристика за помощник-мениджърпо отношение на функциите проектът ще бъде по-тясно специализиран, но с административно и организационно оцветяване. Типичните отговорности за тази позиция могат да бъдат намерени в наръчника за квалификация и след това модифицирани, за да отговарят на ситуацията.
Различни ли са отговорностите на генералния асистент?
Области на задължения на генералния помощникдиректорът и помощник-директорът по общи въпроси ще бъдат различни. Разбира се, във втория случай правомощията ще се окажат по-тясно фокусирани, тъй като ръководителят на общи въпроси не отговаря за всички дейности на организацията, а само за отделен сектор.
Длъжностната характеристика на помощник-мениджъра по общи въпроси се изготвя въз основа на функциите на шефа, който е „подпомогнат“. Съответно основата ще бъде зоната на неговата отговорност и функции.
Описанието на длъжността "Асистент мениджър" в този случай е подходящо като основа, можете да надграждате върху него при разработване на нови документи за свързани длъжности.
