Коректното водене на записи е важно за всекиорганизация, тъй като ви позволява компетентно да се занимавате с основни дейности и да не се страхувате от данъчни и други одити. Докладващите документи се изготвят в различни форми и форми. Видовете документация се различават в зависимост от вида на фирмата, нейния вид дейност и много други фактори.
Обща концепция
Докладващият документ отразява набор от показатели срезултатите на компанията за избрания период. Отчетът може да съдържа таблици със счетоводни, статистически и други данни. Отчетът е резултат от работата по счетоводна информация.
Докладите се съставят във формуляри, коитопрепоръчани от Министерството на финансите и Държавната служба по статистика. Те могат да бъдат обобщения за конкретни индустрии, както и за териториални области - области, региони, за цялата пълнота на икономиката.
Докладващите документи могат да бъдат класифицирани по вид, период, обем на данните и степента на тяхното обобщаване.
вид
По вид отчитането се разделя на:
- счетоводство;
- статистически;
- оперативен.
Счетоводство - това са систематизирани данни за имуществото на организацията, нейните финанси, резултати от работата. Отчетни счетоводни документи се изготвят съгласно счетоводна информация.
Статистически изготвени съгласно информацията от статистическите, счетоводните и оперативните записи.
Оперативен отчетността се изготвя въз основа на оперативни материали законкретни интервали от време - седмица, месец, десетилетие и т.н. Тази информация помага да се поддържа оперативен контрол върху работните процеси в организацията.
Редовността на изготвянето на отчетни документи може да бъде:
- вътрешно-годишно - на ден, пет дни, десет дни, месец, тримесечие, шест месеца.
- годишен е обобщение за годината.
Вътрешногодишното статистическо отчитане е текущо, а счетоводството е междинно.
Степента на обобщаване на информацията в отчета може да варира. В зависимост от този показател отчетите са:
- първични - те се съставят директно от организацията;
- консолидиран - изготвен от висши институции.
Всяко отчитане трябва да представя надеждни данни за дейността на организацията, нейното финансово състояние, резултати от работата, всякакви промени в тази информация.
Външен вид и съдържание
Формите на отчетни документи се одобряват от държавните разпоредби.
Всяка компания поддържа вътрешна отчетност,който предоставя информация за изпълнението на планове, инструкции на ръководството. Тези доклади се изготвят от специалисти от различни отдели на компанията и се представят на ръководството. Такава документация може да се нарече доклад или справка.
Докладите в институциите се правят в безплатна форма. Те се подават на хартиени листове или на бланките на организацията.
В отчета се изискват следните данни:
- Име на организацията;
- наименованието на структурното звено или отдел на компанията;
- име на документа;
- неговата дата и номер;
- заглавие;
- директно текста с резултатите от работата;
- подпис;
- одобрение или резолюция.
Текстът на доклада съдържа пълна информация заперфектната работа, анализът на резултатите от дейността. Правят се заключения, ако е необходимо - правят се предложения. Обяснителните бележки често се прилагат към докладите. Датата на доклада трябва да съответства на одобрението на мениджъра.
Бизнес пътувания
Отделен вид отчитане са отчетни документи за хотелско настаняване в случаи на официални командировки на специалисти.
Пътните разходи включват разходите за наем на хотелска стая. Съгласно изискванията на закона, компанията е длъжна да възстанови на служителя всички разходи за заплащане на хотелската стая.
Служител, който се връща от командировка, предоставя един от следните документи:
- резултат;
- касова бележка;
- касова бележка.
Кой от тези документи ще бъде най-точен и няма да повдига въпроси от данъчните власти?
Ако хотелът не използва касово оборудване, служителят на хотела трябва да издаде специален формуляр. Може да се извика по различни начини: разписка, чек, ваучер.
Изисквания към формулярите
Всеки хотел има свой собствен формуляр, но издаден в съответствие с одобрените изисквания. Записите за пребиваване отговарят на следните изисквания:
- докладът съдържа подробности (име на организацията, нейния номер, серия, адрес, ИНН, печат);
- самият формуляр е направен в печатница или с помощта на автоматизирани системи, които са защитени от неоторизиран достъп и съхраняват информация в продължение на пет години;
- на документа се присвояват номер и поредица.
Ако служителят представи документ, който не отговаряодобрени изисквания и компанията го е приела и изпълнила, в случай на искове от данъчни служители, организацията ще може да защити разходите си в съда.
Ако хотелът разполага с билетна каса
Обикновено хотелите имат касаоборудване. Тогава счетоводните документи за настаняването не се попълват и на служителя се издава касов чек. Той е този, който говори за факта на регистрация и плащане за хотелска стая.
Проверката може да бъде придружена от фактура или друг документ, който предоставя информация за регистрацията на определен служител.
Ако на служител беше даден чек вместо чеккасова бележка и касов ордер, в такава ситуация при съставяне на отчети може да има проблеми от страна на данъчните специалисти. Разбира се, една компания може да защитава своите интереси в съда, но тази процедура не е твърде проста.
Квитанциите до PKO също се предоставят катоотчетни документи за настаняване в хотел. Те също са приети и обикновено не повдигат излишни въпроси. Квитанциите се считат за официални документи, удостоверяващи, че администрацията на хотела е приела парите.
При липса на документи
Има и ситуации, когато служителят не го правине предоставя документ. Тогава счетоводителят иска от хотела удостоверение за пребиваване на конкретно лице. А самата компания трябва да разполага с информация за периода на командировката на този служител.
Подобни нюанси могат да доведат до спорове с данъчните служители, които обикновено се решават в съда в полза на организацията.
Неподаването на документи можеобяснено с факта, че служителят не живее в хотел, а в нает апартамент. В този случай компанията плаща разходите за наемане на жилище, служителят не поема никакви разходи, което означава, че те не са обезщетени за него.
Често счетоводителите задават въпроса - как тогававземат предвид разходите за данъчно облагане? При облагане на печалбата си компанията може да посочи разходите, направени за наемане на къща, но само за периода, в който нейният служител действително е живял в нея. Разходите през всички останали периоди ще се считат за неразумни разходи и няма да бъдат приети от данъчните власти.
Изготвянето на отчетни документи е важно ирешаващ момент в дейността на всяка организация. По правило това се прави от служители на счетоводния отдел или ръководители на структурни отдели на компанията. Ако имате някакви затруднения, можете да използвате услугите на трети страни.
