يعد تحسين التكاليف في المؤسسة مرحلة ضرورية وهامة في وضع غير مستقر اقتصاديًا. دعونا ننظر في الأمر بالتفصيل.
القضايا الرئيسية
لفعل كل شيء بشكل صحيح ولا تصبح "طاغية ومرزبانية" في نظر الموظفين ، عليك أن تفهم:
- الأنواع والخيارات الحالية لخفض التكاليف ؛
- مبادئ وأساليب التخطيط ، التدابير المصاحبة لتحسين التكاليف ؛
- أكثر الطرق فعالية لخفض التكاليف من الناحية العملية ؛
- طرق لخفض تكاليف المواد ؛
- جوهر الفوائد من انخفاض تكاليف النقل ؛
- طرق اختيار استراتيجية لخفض التكاليف ؛
- المبادئ الأساسية للتحسين.
ميزانية
غالبًا ما يتم إجراء محاولات لتحويل الميزانية إلىقسم يعتقد موظفوه أنهم ليسوا مؤهلين تمامًا في هذا الشأن. ومع ذلك ، فإن الميزانية هي خطوة مهمة. تسمح لك المشاركة فيه بتلقي كمية كبيرة من المعلومات المهمة لجميع الأقسام.
تتكون الميزانية من عدة مراحل:
- تشكيل خطة مشروع للميزانية المستقبلية ؛
- النظر في مشروع الميزانية؛
- الموافقة على الميزانية
- تنفيذ الميزانية
- تحليل التنفيذ.
يعد تحسين الإنفاق من الميزانية الخطوة التالية بعد وضع الميزانية.
نفقات
إن تحسين التكاليف أمر مستحيل دون فهم محتوى مصطلح "التكاليف".
هم يعتبرون تلك الأموال التي تشاركفي تكوين الأرباح لفترة معينة. يتم تجميع جزء من التكاليف في شكل سلع تامة الصنع أو سلع نصف مصنعة أو أصول غير ملموسة أو إنشاءات قيد التنفيذ في أصول الشركة. يوضح الرسم البياني هيكلًا مبسطًا وفقًا لمعايير IFRS.
ببساطة ، الإنفاق هو زيادة في المطلوبات أو انخفاض في الأصول ، مما يؤدي إلى انخفاض في رأس المال.
الأمثل
من المعتقد أن تحسين التكلفة يبدأ بتخفيض التكلفة الحالية. ومع ذلك ، هذا ليس صحيحًا تمامًا.
تحسين نفقات الميزانية في المؤسسةلا يبدأ في اللحظة التي يبدأون فيها في الحفاظ على رقابة صارمة على إنفاق الأموال الموجودة بالفعل في الحساب. لسوء الحظ ، في هذه اللحظة ، لا يتم التحكم على الإطلاق في مسألة مصدر الأموال الموجودة في الحساب. يستلزم جذب الإقراض النشط ، بالإضافة إلى إدارة النفقات فقط ، نقصًا مزمنًا في الأموال في المؤسسة ، ومن ثم - إفلاس محتمل.
فعالية هذا الإجراء يعتمد على الإدارةالمحاسبة عن كل من الدخل والمصروفات. يجب التخطيط لهذه العناصر ، ويجب على الإدارة مراقبة الأرقام باستمرار حسب السنة أو ربع السنة أو الشهر أو أي فترة مالية أخرى. هناك دائمًا احتمال أن تكون المشاريع المكلفة حاليًا مربحة للغاية على المدى الطويل.
اتجاهات العمل
لا يعني تحسين التكاليف اتخاذ إجراءات على حساب المصالح التجارية. يجب حل مهمة خفض التكاليف بالطريقة المثلى ، عند مقارنة التكاليف والمداخيل مع بعضها البعض.
يمكن حل المشكلة بعدة اتجاهات:
- تقليل التكاليف من خلال الموارد الداخلية(تراجع مباشر). تشمل هذه الإجراءات زيادة الإنتاجية وتقليل تكاليف المواد وتقليل تكاليف الإدارة وتقليل موظفي المؤسسة.
- انخفاض تكاليف الإنتاج (انخفاض نسبي). يمكن تحقيق ذلك عن طريق زيادة حجم الإنتاج. في هذه الحالة ، سيتم إنفاق أموال أقل بكثير على جزء واحد.
- تشكيل عرض بسبب أبحاث التسويق التي أجريت. في هذه الحالة ، يتم تحفيز النمو في حجم مشتريات العملاء ويتشكل تدفق مشترين جدد.
- تشكيل نظام مالي صارم. في هذا الخيار ، يمكن لعدد محدود من الأشخاص إعطاء الضوء الأخضر للنفقات.
يجب أن يغطي برنامج تحسين نفقات الميزانية أضيق المجالات. ثم ستكون فعالة قدر الإمكان.
مسارات التحسين
يمكن أن توفر خطة تحسين التكلفة ثلاثة اتجاهات يمكن للمؤسسة أن تذهب إليها.
أبرز التخفيض السريع ، وخفض تكاليف المؤسسة بوتيرة سريعة ، وتخفيض منهجي.
يتم تطبيق كل طريقة في حالة معينة. يجب أن تتوافق الإجراءات المطبقة في هذه الحالة مع الوضع الحالي وأن تستند أيضًا إلى تخطيط طويل الأجل.
التخفيض السريع
باختيار هذه الطريقة لتقليل التكاليف ،هناك حاجة ملحة للتوقف عن الدفع مقابل عناصر معينة. لتحديد النتيجة ، تحتاج إلى معرفة النتائج المحتملة لكل طريقة تحسين.
تنقسم جميع التكاليف إلى:
- هام للغايه. هذه التكاليف ضرورية للمؤسسة لمواصلة أنشطتها. وتشمل هذه دفع الأجور للموظفين ، وشراء المواد الخام للإنتاج.
- أفضلية. هذه هي تكاليف الدفع لاتصالات الهاتف المحمول والإعلان. إذا أوقفت المدفوعات تحت هذا البند ، فإن عمل الشركة سوف يخطئ.
- مقبول. وتشمل هذه المزايا للموظفين ، والدفع مقابل علاج المصحة للموظفين. إذا لم يكن لدى الشركة أموال مجانية ، فيمكن تعليق هذه المدفوعات ، لكن يفضل حفظها.
- غير ضروري. مثال على هذه التكلفة هو دفع ثمن رحلة خاصة لمسؤول تنفيذي في الشركة. لن يؤثر إلغاء هذه النفقات سلباً على عمليات الشركة.
عند اختيار التخفيض السريع للنفقات ، أولاً وقبل كل شيء ، يوقفون المدفوعات على العنصر "غير الضروري" ويحدون بشدة من المسموح به. لا ينصح بتقصير الفئتين الأوليين.
خفض سريع للتكلفة
تحسين التكاليف في المؤسسة بسرعةالوتيرة ممكنة نتيجة لعدد من الأنشطة. لتحقيق أقصى قدر من التوفير في التكاليف ، يجب على الإدارة تحديد مكان توفير المال أولاً.
- إنهم يوفرون المواد اللازمة للإنتاج والمواد الخام. هناك طرق مختلفة لتحسين التكاليف. تعد مراجعة العقود مع الموردين من أجل الحصول على السلع بسعر مناسب هي الطريقة الأكثر فعالية لخفض التكاليف. يمكن للموردين أيضًا تقديم تأجيلات الدفع ، والتي ستمنح الشركة الفرصة لزيادة المبلغ المطلوب دون الحصول على قروض إضافية.
- تحليل تكاليف النقل وتعظيم الاستفادة من ذلكالمصروفات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن تخفيض تكاليف الكهرباء والاتصالات. يمكن الاستعانة بمصادر خارجية لقسم النقل ، ثم الاتصال بالمركز اللوجستي الذي سيضع برنامجًا لتقليل تكاليف النقل. لتقليل تكاليف الطاقة ، يتحكمون في استهلاكها ، ومراقبة مستوى الإضاءة في الظلام ، وتركيب معدات موفرة للطاقة. سيؤدي تقليل قائمة الموظفين الذين يحق لهم الحصول على اتصالات الهاتف المحمول للشركات إلى تقليل التكاليف بشكل كبير. يمكنك التفاوض مع مشغل الهاتف المحمول أو مزود خدمة الاتصالات لإبرام عقد شركة بشروط مواتية.
- تخفيض عدد الموظفين وتخفيض الرواتب. الاستعانة بمصادر خارجية والعمل الحر يقللان بشكل فعال من تكلفة دفع رواتب الموظفين ، وستساعد شركات التوظيف أو قسم التوظيف الداخلي في استبدال الموظفين غير الفعالين. على سبيل المثال ، ليس من الضروري وجود عاملة تنظيف بين الموظفين. سيسمح لك موظفو الخدمة الخارجيون بتوفير ما يصل إلى 20٪ في المدفوعات لكل موظف.
خيار آخر هو تحسين التكاليف عن طريقتخفيض الأجور ، مع توفير المزايا الاجتماعية: توسيع قائمة شروط التأمين الصحي ، تزويد الموظفين بوجبات على حساب الشركة أو قهوة مجانية في آلة البيع. تظهر الأبحاث أن الاستثمار في هذه الحالة سيكون مربحًا على المدى الطويل ، حيث سيزيد من ولاء الموظفين.
الاختصارات المنهجية
كما يوحي اسم طريقة التحسين هذه ، يكمن جوهرها في تنفيذ الأنشطة الدورية التي تهدف إلى خفض التكاليف.
- إدارة الاستثمار. يجب دائمًا تبرير الاستثمارات طويلة الأجل بعناية ، ولكي تحصل الشركة على معدات جديدة أكثر كفاءة ، يجب على الإدارة المعنية مناقشة الفوائد التي ستعود على الشركة ، ومتى سيدفع المشروع ثماره ، وعندما يبدأ في الدخول. إدخال تقنيات تنافسية جديدة يساعد في تطوير الأعمال. ومع ذلك ، عندما تقرر شراء شيء ما ، يجب على الإدارة أن تضع الهدف الرئيسي في الاعتبار - خفض التكاليف.
- إدارة المشتريات. وهو يتألف من البحث الدوري عن موردين جدد يقدمون سلعًا عالية الجودة بأسعار أفضل.
- إدارة عمليات الأعمال. تؤثر "الإدارة المفاجئة" المتأصلة في بلدنا بشدة على مبادئ ممارسة الأعمال التجارية. من وجهة نظر الأساليب الجديدة ، عند تنظيم العمليات التجارية ، يُقترح النظر إلى الإنتاج من جانب المشتري. يتم تحليل العملية. يحتاج قائد الأعمال إلى أن يسأل نفسه ، هل سيدفع المشتري ثمن ذلك؟ لن يرغب العميل في الدفع مقابل حركة البضائع ووقت التوقف عن العمل وإعادة تجهيز الإنتاج دون تغييرات من شأنها تحسين البضائع. وبالتالي ، يجب إما تخفيض هذه التكاليف قدر الإمكان ، أو التخلص منها تمامًا.
قواعد التحسين
وضع خطة التحسينالتكاليف ، يجب أن نتذكر أن الحل الظرفية لمشكلة ما ليس دائمًا الخيار الأفضل. خفض التكاليف عمل روتيني يجب أن يكون عادة جيدة للقيام به على أساس يومي.
مع مراعاة قواعد التحسين ، يمكنك تحقيق أقصى تأثير بأقل خسارة.
- لا تحتاج التكاليف دائمًا إلى التخفيض ؛ في كثير من الأحيان ، يجب إدارتها بفعالية. في بعض الأحيان ، من أجل تقليل التكاليف الإجمالية ، من الضروري زيادة مقدار التكاليف في منطقة معينة.
- يتم الاحتفاظ بالتكاليف إلى الحد الأدنى لتحقيق أفضل نتيجة ممكنة. تقول قاعدة الكفاءة أن وحدة واحدة من التكلفة يجب أن توفر بالضرورة النتيجة القصوى.
- هناك دائمًا تكلفة - سواء كانت فعلاً أو عدم فعل.
- لا توجد تفاهات عندما يتعلق الأمر بالتكاليف. دع موظفي الشركة يغضبون من التقرير عن استخدام الدزينة الثالثة من الأقلام لهذا الشهر. لكن الاعتياد على توخي الحذر بشأن الأشياء الصغيرة ، ونتيجة لذلك ، سيكونون قادرين على رؤية زيادة في الراتب أو تحسن في ظروف العمل.
- السعي لإبقاء التكاليف منخفضة قدر الإمكان ليس مفيدًا دائمًا. قد يكون من الأفضل تقليل التكاليف بشكل طفيف والمحافظة عليها عند المستوى المطلوب.
- تحسين نفقات الميزانية أمر مستحيل بدون استثمارات مالية.
- هناك نوع من المصاريف يسمح لك بتجنب خسائر أكبر. وتشمل هذه التأمين ، والتوظيف الأمن ، وتركيب أجهزة الإنذار ، وتحسين جودة المنتج.
- يجب إشراك جميع موظفي الشركة في العملية ، ولكن يجب أن يكون لكل منهم مهمته الخاصة والمهمة بالنسبة له.
- الحذر ليس كثيرا ابدا إن الفكرة التي انزلقت من رأسك أو الشك الذي ظهر نتيجة قراءة تقرير يجبرك على تحليل أعمق للمؤشرات ويؤدي دائمًا إلى انخفاض التكاليف.
- يجب أن يتم تحسين التكاليف باستمرار. تؤثر بنود المصروفات الجديدة على أرباح الشركة. تظهر فجأة وفجأة تختفي دون أن يلاحظها أحد ، يمكن أن تسبب أضرارًا كبيرة لميزانية الشركة. يجب أن يكون تتبع النفقات مهمة إلزامية ، حيث يتم تقديم تقارير عن تنفيذها إلى الإدارة العامة للشركة.
تحسين الدخل والمصروفات هي إجراءات تسير جنبًا إلى جنب. لن تجلب المصروفات غير الخاضعة للرقابة ربحًا للشركة ، ويرتبط نمو الأرباح ارتباطًا مباشرًا بالتحكم في التكاليف.
الارتباك من حيث
غالبًا ما يحتوي برنامج تحسين التكلفة الذي كتبه قسم الشؤون المالية على عناصر ليست ذات تكلفة.
لإنشاء البرنامج الأكثر فعالية ، يجب على الإدارة فهم الفرق بين أنواع التكاليف.
على سبيل المثال ، لن يتم احتساب التحكم في التكلفة على أساس الربح والخسارة (بيان الدخل) على أنه مراقبة التكلفة.
