حفظ السجلات الصحيحة مهم لأيالمنظمة ، لأنها تسمح لك بالمشاركة بكفاءة في الأنشطة الأساسية وعدم الخوف من الضرائب وغيرها من عمليات التدقيق. يتم إعداد وثائق الإبلاغ في أشكال وأشكال مختلفة. تختلف أنواع التوثيق حسب نوع الشركة ونوع نشاطها والعديد من العوامل الأخرى.
المفهوم العام
تعكس وثيقة الإبلاغ مجموعة من المؤشرات معنتائج عمل الشركة للفترة المختارة. قد يحتوي التقرير على جداول بها بيانات محاسبية وإحصائية وغيرها. التقرير هو نتيجة العمل على المعلومات المحاسبية.
يتم وضع التقارير في أشكالأوصت به وزارة المالية ودائرة الإحصاء الحكومية. يمكن أن تكون ملخصات لصناعات محددة ، وكذلك لمناطق إقليمية - مناطق ، مناطق ، للاقتصاد بأكمله.
يمكن تصنيف مستندات التقارير حسب النوع والفترة وكمية البيانات ودرجة التعميم.
نوع
حسب النوع ، يتم تقسيم التقارير إلى:
- محاسبة؛
- إحصائية.
- التشغيل.
محاسبة - هذه بيانات منهجية عن ممتلكات المنظمة ومواردها المالية ونتائج عملها. يتم إعداد التقارير المحاسبية وفقًا للمعلومات المحاسبية.
الإحصاء أعدت على أساس السجلات الإحصائية والمحاسبية والتشغيلية.
التشغيل يتم إعداد التقارير على أساس المواد التشغيلية لـفترات زمنية محددة - الأسبوع والشهر والعقد وما إلى ذلك. تساعد هذه المعلومات في الحفاظ على السيطرة التشغيلية على عمليات العمل في المنظمة.
يمكن أن يكون انتظام إعداد وثائق التقارير:
- بين سنوي - في اليوم ، خمسة أيام ، عشرة أيام ، شهر ، ربع ، ستة أشهر.
- السنوي هو ملخص للسنة.
تعد التقارير الإحصائية السنوية حديثة ، والمحاسبة مؤقتة.
قد تختلف درجة تعميم المعلومات في التقارير. اعتمادًا على هذا المؤشر ، تكون التقارير:
- الأولية - يتم تجميعها مباشرة من قبل المنظمة ؛
- موحدة - أعدتها المؤسسات العليا.
يجب أن يقدم أي تقرير بيانات موثوقة عن أنشطة المنظمة ، ومركزها المالي ، وأدائها ، وأي تغييرات في هذه المعلومات.
المظهر والمحتوى
تمت الموافقة على نماذج من وثائق التقارير من قبل لوائح الدولة.
تحتفظ كل شركة بتقارير داخلية ،الذي يوفر معلومات عن تنفيذ الخطط وتعليمات الإدارة. يتم إعداد هذه التقارير من قبل متخصصين من مختلف أقسام الشركة وتقديمها إلى الإدارة. قد تسمى هذه الوثائق تقريرًا أو مرجعًا.
يتم إعداد التقارير داخل المؤسسات في شكل حر. يتم تقديمها على أوراق ورقية أو على ورق رسمي من المنظمة.
البيانات التالية مطلوبة في التقرير:
- اسم المنظمة
- اسم الوحدة أو القسم الهيكلي للشركة ؛
- اسم الوثيقة ؛
- تاريخه ورقمه
- عنوان؛
- النص مع نتائج العمل مباشرة ؛
- التوقيع؛
- الموافقة أو القرار.
يحتوي نص التقرير على معلومات كاملة حولالعمل المثالي ، تحليل نتائج النشاط. يتم عمل الاستنتاجات ، إذا لزم الأمر - يتم تقديم المقترحات. غالبًا ما يتم إرفاق الملاحظات التوضيحية بالتقارير. يجب أن يكون تاريخ التقرير متوافقاً مع موافقة المدير.
رحلات العمل
هناك نوع منفصل من التقارير وهو الإبلاغ عن وثائق الإقامة الفندقية في حالات رحلات العمل الرسمية للمتخصصين.
تشمل نفقات السفر تكلفة استئجار غرفة في فندق. وفقًا لمتطلبات القانون ، تلتزم الشركة بتعويض الموظف عن جميع تكاليف دفع ثمن غرفة الفندق.
يقدم الموظف العائد من رحلة عمل أحد هذه المستندات:
- نتيجة؛
- الإيصال؛
- الإيصال.
أي من هذه الوثائق ستكون الأكثر دقة ولن تثير تساؤلات من السلطات الضريبية؟
إذا كان الفندق لا يستخدم معدات تسجيل النقد ، فيجب على موظف الفندق إصدار نموذج خاص. يمكن استدعاؤها بطرق مختلفة: إيصال ، شيك ، قسيمة.
متطلبات النماذج
كل فندق له شكله الخاص ، ولكن يتم إصداره وفقًا للمتطلبات المعتمدة. سجلات الإقامة تفي بالمتطلبات التالية:
- يحتوي التقرير على تفاصيل (اسم المنظمة ، رقمها ، سلسلة ، عنوانها ، رقم التعريف الضريبي ، الختم) ؛
- النموذج نفسه مصنوع في دار طباعة أو باستخدام أنظمة آلية محمية من الوصول غير المصرح به وتخزين المعلومات لمدة خمس سنوات ؛
- يتم تعيين رقم وسلسلة للمستند.
إذا قدم الموظف وثيقة لا تجيبتمت الموافقة على المتطلبات ، وقبلتها الشركة ونفذتها ، في حالة وجود مطالبات من مسؤولي الضرائب ، ستكون المنظمة قادرة على الدفاع عن تكاليفها في المحكمة.
إذا كان الفندق لديه مكتب تذاكر
عادة الفنادق لديها عداد الخروجمعدات. ثم لا يتم ملء المستندات المحاسبية الخاصة بمكان الإقامة ، ويتم إصدار إيصال تسجيل نقدي للموظف. هو الذي يتحدث عن حقيقة التسجيل ودفع ثمن غرفة في فندق.
قد يكون الشيك مصحوبًا بفاتورة أو مستند آخر يوفر معلومات عن تسجيل موظف معين.
إذا تم منح الموظف شيكًا بدلاً من شيكالاستلام والنظام النقدي ، في مثل هذه الحالة ، عند إعداد التقارير ، قد تكون هناك مشاكل من جانب المتخصصين في الضرائب. بالطبع ، يمكن للشركة الدفاع عن مصالحها في المحكمة ، لكن هذا الإجراء ليس بسيطًا للغاية.
يتم أيضًا توفير إيصالات عملية PKO على أنهاوثائق الإبلاغ عن الإقامة في الفنادق. يتم قبولها أيضًا وعادةً لا تثير أسئلة غير ضرورية. تعتبر الإيصالات وثائق رسمية تثبت أن إدارة الفندق قد قبلت الأموال.
في حالة عدم وجود وثائق
هناك أيضًا حالات لا يفعل فيها الموظفلا يقدم أي وثيقة. ثم يطلب المحاسب من الفندق شهادة إقامة شخص معين. ويجب أن يكون لدى الشركة نفسها معلومات حول فترة رحلة العمل لهذا الموظف.
يمكن أن تؤدي هذه الفروق الدقيقة إلى نزاعات مع مسؤولي الضرائب ، والتي عادة ما يتم حلها في المحكمة لصالح المنظمة.
قد يؤدي عدم تقديم المستنداتمن خلال حقيقة أن الموظف لم يكن يسكن في فندق ، بل في شقة مستأجرة. في هذه الحالة تقوم الشركة بدفع تكاليف إيجار السكن ، ولا يتحمل الموظف أي تكاليف ، مما يعني أنه لا يتم تعويضه له.
كثيرًا ما يسأل المحاسبون السؤال - كيف إذنتأخذ في الاعتبار تكاليف الضرائب؟ يمكن للشركة أن تشير عند فرض ضرائب على أرباحها إلى المصاريف المتكبدة لاستئجار منزل ، ولكن فقط للفترة التي عاش فيها موظفها بالفعل. سيتم اعتبار المصروفات في جميع الفترات الأخرى نفقات غير معقولة ولن يتم قبولها من قبل السلطات الضريبية.
يعد إعداد وثائق التقارير أمرًا مهمًا ولحظة حاسمة في أنشطة أي منظمة. كقاعدة عامة ، يتم ذلك من قبل موظفي قسم المحاسبة أو رؤساء الأقسام الهيكلية للشركة. إذا واجهت أي صعوبات ، يمكنك استخدام خدمات شركات الطرف الثالث.
