У кожній організації ведеться контроль і облікдокументації. Вона повинна бути поміщена в певний відділ. Картотека необхідна в банку, бібліотеці та багатьох інших установах. Нею користуються для з'ясування будь-яких даних або за запитом клієнтів. Що таке картотека? Це відділ установи, в якому розташована важлива інформація.
Документи картотеки знаходяться в спеціальномуприміщенні. Вони є в лікарнях, бібліотеках, банках, та інших установах. Систематичне розміщення документів дозволяє утримувати їх в повному порядку і під контролем.
поняття
Картотекою називається облік документів,розташованих за алфавітом. Також може бути розподіл за термінами, тем. Завдяки тому, що все знаходиться в одному відділі підприємства, знайти будь-яку інформацію не складе труднощів.
Что такое картотека в библиотеке?Це каталоги, що дозволяють швидко знайти цікаві книги, адже всі читачі приходять за отриманням конкретної інформації. Без них було б складно зорієнтуватися в будь-якій бібліотеці.
функції
Система каталогів, в тому числі бібліотечна картка, виконує наступні функції:
- комплектування, облік, збереження документації, забезпечення інформаційної, методичної та дослідницької роботи;
- обліково-реєстраційну;
- інформаційно-пошукову;
- освітню.
Залежно від типу установи картотека виконує і інші функції. Вона є в діловодстві на кожній установі.
банківська галузь
Що таке картотека в банку?Цей термін передбачає врахування платіжних документів, які не виконав банк. Їх установа тримає під контролем. Картотека може бути різних видів, в залежності від причин неоплачених зобов'язань.
Это могут быть распоряжения, не выполненные из-за брак коштів. Тоді співробітник виконує реєстрацію документа в електронному та паперовому вигляді. Такий платіж буде на позабалансовому рахунку. Власнику рахунку повідомляють, що документ поставлений в чергу. Після надходження коштів зараховуються на потрібний рахунок. У картотеці зберігаються документи, для яких потрібна згода на виконання платіжної операції, а також ті, які очікують своєї черги.
Наявність картотеки свідчить про те, що компанія має нестабільне фінансове становище. Якщо її немає у власника рахунку, то банком пропонується кредитна лінія або доп. фінансування.
Черговістю називається порядок виконанняплатіжних доручень. Вона затверджується законодавством. Документи не проводяться раніше черги. Якщо рахунок має необхідну суму, то все проходить за датою. При відсутності необхідних коштів встановлюється наступна черга:
- виконання доручень по компенсації збитку;
- виплата зарплат, лікарняних, відпусток;
- податкові платежі;
- відправка грошей до фондів;
- інші вимоги.
Ігрова сфера
Що таке картотека в ігровій галузі?Це навчальні матеріали з цікавими і розвиваючими заняттями для дітей. Картотека ігор включає необхідну інформацію щодо виконання заходів, а також список потрібного інвентарю. Там вказано вік дітей і необхідність допомоги дорослого.
Картотека ігор є в дитячих садах та іншихосвітніх установах. Завдяки її наявності вийде швидко знайти потрібну інформацію по проведенню веселого заходи для дітей. Всі ігри розташовуються в алфавітному порядку.
бібліотека
Картотека літератури займає важливе місце в освітньому закладі. Відомості про неї читачі отримують завдяки:
- наочної інформації;
- заходам, бесід, екскурсій;
- днях бібліографії;
- виданню посібників;
- використання форм та методів бібліотечної діяльності.
Управляється система каталогів і карток вбібліотеці за допомогою планомірності, координації, контролю. Робота співробітників в цій області полягає в складанні планів, розробці документації, контроль за виконаними заходами. Кожна бібліотечна картка підлягає ведення і редагування, за що відповідають працівники по посадовій інструкції.
типи каталогів
Картотека включає безліч каталогів, які можуть відрізнятися призначенням, охопленням фонду, методом угруповання, технологією створення і використання.
Якщо розглядати призначення, то каталоги буваютьчитацькими і службовими. У них знаходиться, наприклад, цікава для читачів інформація. За охопленням фондів каталоги можуть включати корисні відомості про установи, а також про конкретні підрозділах бібліотеки.
За методом угруповання картки бувають:
- алфавітні;
- систематичні.
Перша представлена у вигляді каталогу, де даніпрописані в алфавітному порядку. Щоб швидко знайти потрібну книгу, необхідно відшукати прізвище автора або назву твору. Користуватися таким каталогом дуже зручно.
Систематичним називається каталог, в якомувідомості знаходяться за галузями знань. Для цього використовуються принципи бібліотечно-бібліографічної класифікації, в якій прописані правила групування інформації. Якщо враховувати тип створення і використання, картотеки бувають традиційними і електронними.
Правила зберігання документів
Архів веде спеціальний співробітник, що працює наоснові посадової інструкції. Працівник має можливість для збору, облік і зберігання документації. Він виконує інформаційно-довідкову діяльність, а також організаційно-методичну.
На кожному підприємстві архів розташований вокремому приміщенні. Тільки як виняток застосовуються стелажі, шафи, сейфи, виконують функцію збереження документації. Визначено термін їх зберігання - 3 роки, але він може бути і зменшений.
Після закінчення цього періоду визначається, будеЧи використовуватися документ, або він поміщається в архів назавжди. Також є варіант знищення. Що саме потрібно виконати, вирішується на основі експертної комісії.
Особливості картотеки в лікарнях
Картки для картотеки включають необхіднуінформацію про пацієнтів. Там можна знайти відомості про стан здоров'я, історії хвороби, що призначаються препарати. Документ дозволяє передавати дані від одного лікаря іншому.
Картки зберігають на спеціальних стелажах, де всерозташовується в алфавітному порядку. Меблі для документації може бути замовлена під певні розміри. Стелажі мають глибину 18-25 см, а ширину - 1000 мм. Багато компаній займаються виготовленням меблів на замовлення на основі побажань замовника.
Для архівного відділу є мобільна рейковамеблі. Вона допоможе компактно помістити необхідні матеріали на невеликих площах. У залі реєстратури можуть бути стаціонарні стелажі або комбінована меблі. Правильно розміщена документація дозволить швидко знайти потрібну картку.
