Журналісти дуже цінують участь впрес-конференціях, так як вони надають можливість отримувати найбільш актуальну інформацію з перших рук. На них беруть участь представники великих фірм, популярні персони. З'являється можливість привернути увагу до якої-небудь проблеми, представити новий вид послуг, розповісти про успіхи, яких досягла компанія. Адже прес-конференція - це центральна подія, на якому вирішуються багато важливих питань і завдання. Тому важливо знати, як правильно організувати захід.
Великі організації, зацікавлені воб'єктивне висвітлення в ЗМІ своєї діяльності, заздалегідь складають план періодичності проведення прес-конференцій. До того ж частота таких заходів говорить про довіру до преси і здатна створювати відчуття стабільності. Середні організації повинні визначити для себе, що буде оптимальним для них. Найчастіше журналістів запрошують щомісяця або щокварталу.
Обміркувавши основну тему заходу (розповідь проситуації на ринку, презентація нових послуг компанії, аналіз діяльності за квартал), необхідно ємко її сформулювати. Вона повинна звучати так, щоб привернути увагу до майбутньої прес-конференції.
Бажано, щоб проведення прес-конференції незбігалося з районними, міськими заходами або великими подіями, які можуть відвернути значну частину журналістів. Оптимальним часом для проведення прес-конференції буде середина тижня, не пізніше чотирьох годин дня. Також небажано, щоб ваш захід збігалося з аналогічним, яке буде проводитися органами влади.
Вибираючи місце, де планується проведенняпрес-конференції, слід виходити з можливостей організації. Приміщення обов'язково повинно бути досить просторим, щоб вмістити не менше двадцяти осіб, але, з іншого боку, не повинно залишатися багато вільного місця, щоб не створювалося відчуття незначності заходи. Слід звернути увагу на те, чи є в залі мікрофони, при необхідності подбати про наявність проекційних екранів. Якщо запрошені журналісти з телебачення, їм потрібно забезпечити вільне місце для розміщення телекамер.
Щоб підготовка і проведення прес-конференціїбули проведені на високому рівні, необхідно скласти список ЗМІ, представники яких братимуть участь в заході. За два тижні до призначеної конференції журналістам розсилають прес-релізи, а також запрошення, в яких міститься тема заходу, ім'я журналіста, дата і місце проведення. Якщо адреса знаходиться на маловідомій вулиці, запрошення краще забезпечити схемою руху. Напередодні заходу, щоб уточнити кількість гостей, журналістів необхідно обдзвонити. Адже вони можуть забути про запрошення або не одержати прес-релізу.
Перед початком конференції проводиться реєстрація учасників. Пізніше заповнений список запрошених журналістів отримує ведучий заходу. Щоб проведення прес-конференції створювало атмосферу гостинності, потрібно подбати про столи для журналістів, на яких слід помістити назви ЗМІ.
Для журналістів готують спеціальніпрезентаційні пакети, що містять «роздатковий матеріал», куди входять прес-реліз, список виступаючих на прес-конференції осіб, промо- та рекламні матеріали.
Прес-секретар, на якому лежить проведенняпрес-конференції, відкриває захід, оголошує його тему, потім представляє людей, які дають прес-конференцію. Також в його обов'язки входить стеження за регламентом. Прес-секретар повинен вміти вести діалог. Він повинен при виникненні в розмові заминки заповнити інформацію, що з'явилася паузу.
На столі, за яким розсідаються персони,дають прес-конференцію, необхідно розставити таблички з їхніми іменами і займаною посадою. Для заходів, розрахованих на тривалий час, слід передбачити перерву на каву-брейк, відвідування туалетної і курильної кімнат.
