В наші дні практично всі продукти на ринкукупуються на тендерній основі. Тендер - це, по суті, конкурс, за результатами якого компанія-Замовник вибирає Постачальника або Виконавця, який готовий запропонувати найвигідніші умови співпраці: низьку ціну, оригінальні рішення або неперевершений професіоналізм.
Отже, ви прийняли рішення подати заявку на тендер.Це означає, що вам доведеться ретельно скласти пропозицію, показати Замовнику, що ви дійсно добре знаєте свій сегмент ринку і маєте достатній досвід роботи.
Тендер vs. Аукціон: в чому різниця?
Тут у вас може виникнути цілком логічне запитання: чому ж дана схема вибору Виконавців та Постачальників відрізняється від інших?
По-перше, всі учасники аукціону можутьознайомитися з пропозиціями своїх конкурентів, дізнатися, за якою ціною вони готові працювати. Тобто завжди є можливість відкоригувати власну пропозицію таким чином, щоб вигідно виділитися на тлі інших компаній. А ось тендер - це, в першу чергу, відсутність такої відкритості. Всі учасники подають пропозиції, так би мовити, «в закритому конверті».
Фактично, зміст документів повністю приховано від конкурентів і доступно тільки спеціальної комісії.
Що являє собою тендерна документація?
Компанія-Замовник та учасники готують пакет документів, що містить в собі умови проведеного конкурсу і майбутнього контракту.
У документації обов'язково присутні дві частини:
- Технічна. Включає в себе опис головних умов контракту, загальні дані про об'єкт торгів, інформаційні карти із зазначенням порядку підготовки і подання заявок.
- Комерційна. Містить в собі ціни і схему їх визначення, графіки платежу і умови, джерела фінансування, банківські гарантії, а також вимоги по певним типам страхування.
Важливо враховувати, що в кожному конкретному випадкутендерний комітет визначає зміст в індивідуальному порядку. Грамотна підготовка документів має велике значення. Найкраще, якщо контролювати весь процес буде досвідчений фахівець по тендерам. Це важливо, тому що від того, наскільки грамотно буде складено і підготовлені всі необхідні документи, мінімум на 50% залежить ваш майбутній успіх. Адже ще не маючи досвіду роботи з вашою організацією, Замовник зможе спиратися виключно на ті папери, які ви надасте.
Секрети успіху для тих, хто збирається брати участь в тендері
Існує думка, ніби, вибираючи відповіднепропозиція, компанія-Замовник орієнтується виключно на ціну. Безумовно, і так трапляється, але набагато рідше, ніж можна собі уявити. Складаючи тендерну пропозицію, експерти рекомендують дотримуватися кількох принципів. Ці істини старі як світ, однак згодом вони нітрохи не втратили своєї актуальності.
1. Не подавайте заявки на всі конкурси поспіль
Перш, ніж рватися в бій і відправлятипропозиція, десять раз зважте всі «за» і «проти», зрозумійте, чи дійсно варто брати участь в даному конкретному тендері. Далеко не завжди бажання отримати прибуток має бути вирішальним фактором - іноді набагато важливіше зосередитися на розвитку власного бізнесу, нагальні питання або пошукати інші, більш вигідні проекти, над якими ви будете працювати з великим задоволенням і які принесуть вам набагато більше прибутку.
2. Нехай ваше пропозицію несе в собі додаткову цінність
Одне з головних правил, про який потрібно пам'ятатикомпанії, яка бажає виграти тендер - це те, що мало тільки домогтися повної відповідності пропозиції умовам, зазначеним Замовником. Однак навіть нижча ціна не є гарантією того, що контракт буде укладений саме з вами. Постарайтеся більше дізнатися про компанії-Замовника, зрозуміти, з якими саме проблемами стикається керівництво, а потім доповнити свою пропозицію так, щоб комісія не змогла не звернути на нього увагу.
3. Приділяйте увагу дрібницям
В черговий раз повернемося до теми, яку ми вжезачіпали вище. Навіть якщо вам вдасться зробити на Замовника сприятливе враження і запропонувати вигідну ціну, але ви не приділите достатньо уваги правильному оформленню документів, ви ризикуєте втратити безліч можливостей. Але занадто захоплюватися теж не варто, адже трапляється й навпаки: загрузнувши у бюрократичній метушні, можна забути про суть і мету пропозиції.
4. Пам'ятайте, що рішення приймають не організації, а люди
Саме від них залежить те, хто виграє тендер.Як це працює? Іноді для того, щоб отримати можливість працювати над бажаним проектом, досить просто налагодити контакт з тими, хто буде приймати доленосне для вашого бізнесу рішення.
5. Тримайте марку справжнього професіонала
Але навіть якщо ваша пропозиція опрацьовано на100%, не факт, що саме ви виграєте тендер. Це може бути пов'язано з багатьма причинами, і одна з них - нездатність вашого переговірника дати чіткі відповіді на питання Замовника під час переговорів. А тому ступінь залученості в робочий процес і компетентність всіх без винятку учасників є одним з вирішальних факторів успіху.
Як підготувати тендер? Інформація для Замовника
Зі свого боку, компанія-Замовник, яка прийняла рішення організувати подібний конкурс, теж повинна ретельно підготуватися до нього і надати всі необхідні документи:
- Запрошення на участь для інших компаній.
- Бланк кваліфікаційної заявки (в ньому учасники будуть вказувати офіційну інформацію про себе).
- Бриф (анкету, в якій прописані основні дані про предмет тендеру).
- Додаткову інформацію по проекту.
- Головні критерії оцінки учасників, на які ви будете орієнтуватися, роблячи остаточний вибір.
Вкрай важливо, щоб вся інформація в документахбула правдивою, достовірною і добре структурованою. У наші дні можна без проблем створити електронний тендер - це, по суті, той же конкурс, але вся інформація від компанії-Замовника і потенційних виконавців надходить по мережі, в Інтернеті.
Сам конкурс складається з трьох етапів: пошуку потенційних учасників, детального аналізу їх пропозицій, обговорення проекту і, власне, укладення контракту з переможцем.
