Пізнавальні факти про все / бізнес / Оптимізація витрат: план, заходи

Оптимізація витрат: план, заходи

Оптимізація витрат на підприємстві - необхідний і важливий етап в умовах економічно нестабільній ситуації. Розглянемо його детальніше.

Основні питання

Щоб зробити все правильно і не стати в очах персоналу «тираном і сатрапом», необхідно розібратися в:

існуючих видах і варіантах зниження витрат;
принципах і методах планування, які супроводжують заходи щодо оптимізації витрат;
найбільш ефективні способи зниження витрат з практичної точки зору;
способах зниження витрат на матеріали;
суті вигоди від зменшення транспортних витрат;
способах вибору стратегії зниження витрат;
основні засади оптимізації.

бюджет

Часто складання бюджету намагаються перекласти навідділ, співробітники якого вважають, що в даному питанні вони не до кінця компетентні. Однак складання бюджету - це важливий етап. Участь в ньому дозволяє отримати великий обсяг інформації, важливої для всіх відділів.

Бюджет формується в кілька етапів:

формування плану-проекту майбутнього бюджету;
розгляд проекту бюджету;
затвердження бюджету;
виконання бюджету;
аналіз виконання.

Оптимізація витрат бюджету - наступний етап після складання бюджету.

витрати

Оптимізація витрат неможлива без розуміння змісту терміна "витрати".

Ними вважаються ті кошти, які задіяніу формуванні прибутку за певний період. Частина витрат накопичується у вигляді готової продукції, напівфабрикатів, нематеріальних активів або незавершеного будівництва в активах компанії. На схемі видно спрощена структура, що відповідає стандартам МСФЗ.

Простіше кажучи, витрати - це збільшення зобов'язань або зменшення активів, що призводить до зменшення капіталу.

оптимізація

Вважається, що оптимізація витрат починається зі скорочення витрат в поточний момент. Однак це не зовсім так.

Оптимізація витрат бюджету на підприємствіпочинається не в той момент, коли починають вести жорсткий контроль витрачання грошей, які вже лежать на рахунку. На жаль, в цей момент зовсім не контролюється питання, звідки гроші на рахунку виникають. Залучення активного кредитування, а також управління тільки витратами, тягне за собою хронічну нестачу коштів на підприємстві, а потім - можливе банкрутство.

Ефективність даної процедури залежить від веденняобліку і доходів, і видатків. Ці статті необхідно планувати, а керівництво повинно постійно моніторити цифри в розрізі року, кварталу, місяця або іншого фінансового періоду. Завжди існує ймовірність, що витратні в поточний момент проекти в довгостроковій перспективі будуть вельми вигідні.

напрямки роботи

Оптимізація витрат не означає вчинення дій на шкоду інтересам бізнесу. Завдання по скороченню витрат повинна вирішуватися оптимальним шляхом, при зіставленні витрат і доходів між собою.

Вирішувати питання можна в декількох напрямках:

Зниження витрат за рахунок внутрішніх ресурсів(Пряме зниження). До таких дій можна віднести підвищення продуктивності, зменшення матеріальних витрат, зниження управлінських витрат, а також скорочення штату підприємства.
Зменшення витрат виробництва (відносне зниження). Досягти цього можна шляхом збільшення обсягу виробництва. В такому випадку на одну деталь буде витрачено набагато менше коштів.
Формування пропозиції за рахунок проведеного маркетингового дослідження. В цьому випадку стимулюється зростання обсягу закупівель клієнтами і формується приплив нових покупців.
Формуванні суворої фінансової дисципліни. У такому варіанті «добро» на витрати може давати обмежене коло осіб.

Програма оптимізації витрат бюджету повинна зачіпати найбільш вузькі області. Тоді вона буде максимально ефективна.

шляхи оптимізації

План оптимізації витрат може передбачати три напрямки, за якими може піти підприємство.

Виділяється експрес-скорочення, зниження витрат підприємства швидкими темпами, систематичні скорочення.

Кожен із способів застосовується в певній ситуації. Заходи, що застосовуються при цьому, повинні відповідати сучасному стану справ і спиратися також на довгострокове планування.

Експрес-скорочення

Вибравши такий спосіб для зниження витрат,необхідно терміново припиняти оплату витрат за деякими статтями. Для визначення результату потрібно з'ясувати ймовірні наслідки кожного способу оптимізації.

Всі витрати поділяються на:

Високопріоритетні. Такі витрати необхідні підприємству для продовження його діяльності. До них відносять виплату заробітної плати співробітникам, закупівлю сировини для виробництва.
Пріоритетні. Це витрати на оплату мобільного зв'язку, рекламу. Якщо зупинити виплати за цією статтею, то робота компанії зіб'ється.
Допустимі.До них відносять пільги для працівників, оплату санаторного лікування персоналу. Якщо підприємство не має вільних коштів, то ці виплати можна припиняти, але краще їх зберігати.
Непотрібні. Прикладом таких витрат може служити оплата приватного перельоту для керівника компанії. Скасування таких витрат негативно не вплине на діяльність компанії.

При виборі експрес-зниження витрат в першу чергу припиняють виплати по «непотрібної» статті і різко обмежують допустимі. Перші дві категорії скорочувати не бажано.

Швидке зниження витрат

Оптимізація витрат на підприємстві швидкимитемпами можлива в результаті проведення ряду заходів. Щоб максимально ефективно знизити витрати, керівництво повинне визначити, на чому економлять в першу чергу.

Економлять на матеріалах для виробництва і сировина.Шляхи для оптимізації витрат можуть бути різними. Перегляд договорів з постачальниками з метою отримання товару за вигідною ціною - найбільш ефективний спосіб зниження витрат. Також постачальники можуть запропонувати відстрочки по оплатах, що дасть компанії можливість зібрати необхідну суму без отримання додаткових кредитів.
Аналіз витрат на транспорт і оптимізація даноїстатті витрат. Крім того, знизити можна витрати на електроенергію, телекомунікації. Транспортний відділ можна надати в аутсорсинг, а потім звернутися в логістичний центр, який складе програму зниження витрат на транспорт. Для зниження витрат на електроенергію контролюють її витрата, стежать за рівнем освітленості в темний час, встановлюють енергозберігаюче обладнання. Зменшення списку співробітників, яким покладено корпоративний мобільний зв'язок значно знизить витрати. Можна домовитися з мобільним оператором або постачальником телекомунікаційних послуг щодо укладення колективного договору з вигідними умовами.
Скорочення персоналу і зменшення ФОП.Аутсорсинг і фріланс ефективно знижують витрати на виплату з / п персоналу, а рекрутингові компанії або внутрішній відділ підбору персоналу допоможуть замінити неефективних співробітників. Наприклад, не обов'язково мати в штаті прибиральницю. Обслуговуючий персонал на аутсорсинг дозволить економити до 20% виплат, що припадають на кожного співробітника.

Ще один варіант - оптимізація витрат за рахунокзниження оплати праці, але надання соціальних вигод: розширення переліку умов медичної страховки, надання співробітникам харчування за рахунок компанії або безкоштовного кави в автоматі. Дослідження показують, що вкладення в такому випадку буде прибутковим в довгостроковій перспективі, тому що підвищить лояльність персоналу.

систематичні скорочення

Як випливає з назви даного способу оптимізації, його суть полягає в проведенні періодичних заходів, спрямованих на зниження витрат.

Управління інвестиціями.Довгострокові вкладення завжди повинні бути ретельно обосновани.Чтоби компанія придбала нове, більш ефективне обладнання, зацікавлений відділ повинен аргументувати, в чому буде вигода для компанії, коли окупиться даний проект, коли почне приносити прибути. Впровадження нових конкурентоспроможних технологій допомагає розвитку бізнесу. Однак приймаючи рішення про покупку чого-небудь, керівництво повинно пам'ятати про основну мету - зниження витрат.
Управління закупівлями. Воно полягає в періодичному пошуку нових постачальників, що надають якісний товар за більш вигідними цінами.
Управління бізнес-процесами.«Раптовий менеджмент», настільки властивий нашій країні, сильно позначається на принципах ведення бізнесу. З точки зору нових методик, при організації бізнес-процесів пропонується поглянути на виробництво з боку покупця. Проводять аналіз процесу. Керівнику підприємства необхідно запитати себе, чи буде покупець платити за це? Клієнт не захоче оплачувати переміщення товарів, простої, переобладнання виробництва без змін, що поліпшують товар. Отже, такі витрати потрібно або максимально знижувати, або зовсім позбавлятися від них.

Правила оптимізації

Складаючи план заходів щодо оптимізаціївитрат, необхідно пам'ятати, що ситуативне рішення проблеми - не завжди найкращий вибір. Зниження витрат - це рутинна робота, щоденне виконання якої має стати доброю звичкою.

Дотримуючись правил оптимізації, можна досягти максимального ефекту з найменшими втратами.

Витрати не завжди потрібно знижувати, найчастіше ними необхідно ефективно управляти. Іноді для зниження загальних витрат потрібно збільшити розмір витрат по якомусь окремому напрямку.
Витрати зводяться до мінімуму для досягнення найкращого результату. Правило ефективності каже, що одна одиниця витрат обов'язково повинна забезпечувати максимальний результат.
Витрати є завжди - будь то дія або бездіяльність.
У питаннях витрат не буває дрібниць.Нехай співробітники компанії зляться з приводу звіту про використання третього десятка ручок за місяць. Але звикнувши до бережного ставлення до дрібниць, в результаті вони зможуть побачити підвищення з / п або поліпшення умов роботи.
Прагнення максимально знизити витрат не завжди корисно. Оптимальним може бути незначне зниження витрат і підтримання їх на необхідному рівні.
Оптимізація бюджетних витрат неможлива без фінансових вкладень.
Погляд витрат, що дозволяє уникнути ще більших втрат. До них відносять страхування, наймання охорони, установку сигналізації, підвищення якості продукції.
В процес повинні бути включені всі працівники компанії, але у кожного має бути своє, важливе для нього, завдання.
Обережність не буває зайвою.Думка, що прослизнув в голові або підозра, що з'явилося в результаті прочитання звіту, змушують глибше проаналізувати показники і майже завжди призводять до зниження витрат.
Оптимізація витрат повинна вестися постійно.Нові статті витрат впливають на прибуток компанії. З'явившись раптово і раптово зникнувши непоміченими, вони можуть завдати бюджету підприємства вагомий шкоди. Відстеження витрат має бути обов'язковим завданням, звітність по виконанню якої подається генеральному керівництву компанії.

Оптимізація доходів і витрат - процедури, що йдуть рука об руку. Неконтрольовані витрати не принесуть компанії прибуток, а зростання прибутку безпосередньо пов'язаний з контролем витрат.