ลองนึกภาพคุณทำงานมานานมากเวลากับเอกสารใน Microsoft Word พิมพ์เอกสารทางวิทยาศาสตร์หรือรายงานขนาดใหญ่ ไฟล์ของคุณอาจมีความยาวหลายสิบหรือหลายร้อยหน้าทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของงาน! เมื่อเอกสารนี้มีขนาดใหญ่อาจเป็นเรื่องยากที่จะจำว่าหน้าใดมีข้อมูลใด โชคดีที่ Microsoft Word ช่วยให้คุณสามารถแทรกสารบัญได้ทำให้ง่ายต่อการจัดระเบียบและจัดระเบียบเอกสารของคุณ
สารบัญในตัวแก้ไขดูเหมือนรายการตอนต้นของหนังสือ จะแสดงแต่ละส่วนของเอกสารและหมายเลขหน้าที่เริ่มต้น
ด้วยตนเองหรือโดยอัตโนมัติ?
พูดถึงการทำสารบัญใน "Word"2007 คุณสามารถสร้างได้ด้วยตนเองโดยป้อนชื่อส่วนและหมายเลขหน้า แต่จะใช้เวลานาน นอกจากนี้หากคุณเคยตัดสินใจที่จะเปลี่ยนพาร์ติชันของคุณหรือเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมคุณจะต้องอัปเดตทุกอย่างด้วยตนเองซ้ำแล้วซ้ำเล่า อย่างไรก็ตามหากจัดรูปแบบถูกต้อง Word สามารถสร้างและอัปเดตสารบัญโดยอัตโนมัติ
บทช่วยสอนนี้จะใช้ 2007 เพื่อแสดงวิธีสร้างสารบัญใน Word 2007 แต่คุณสามารถใช้วิธีเดียวกันนี้ใน Word 2010 หรือ Word 2013
ขั้นตอนที่ 1: ใช้สไตล์หัวเรื่อง
แม้แต่ผู้ใช้ที่ไม่ใช่ขั้นสูงของโปรแกรมแก้ไขก็รู้เพิ่มการจัดรูปแบบข้อความแบบมืออาชีพลงในส่วนต่างๆของเอกสารได้อย่างง่ายดาย แต่สไตล์ยังตอบสนองจุดประสงค์ที่สำคัญอีกประการหนึ่งนั่นคือการเพิ่มองค์กรและโครงสร้างเพิ่มเติมในเอกสาร
เมื่อคุณใช้สไตล์หัวเรื่องคุณจะบอกโปรแกรมว่าคุณได้เริ่มส่วนใหม่ของเอกสารแล้ว หากคุณแทรกสารบัญอัตโนมัติใน Word 2007 มันจะสร้างส่วนสำหรับแต่ละหัวเรื่อง
ในการปรับใช้สไตล์หัวเรื่องให้เลือกข้อความที่คุณต้องการจัดรูปแบบจากนั้นเลือกหัวข้อที่คุณต้องการจากกลุ่มสไตล์บนแท็บหน้าแรก
ขั้นตอนที่ 2: "Word" 2007 - วิธีสร้างสารบัญ
เมื่อคุณใช้รูปแบบหัวเรื่องแล้วคุณคุณสามารถแทรกสารบัญได้ในไม่กี่คลิก ไปที่แท็บลิงค์บน Ribbon แล้วคลิกลิงค์ตาราง - สารบัญ เลือกตารางแบบอินไลน์จากเมนูที่ปรากฏเมื่อคลิกและเนื้อหาจะปรากฏในเอกสารของคุณ
การดำเนินการนี้จะแสดง "ตาราง" ในกล่องโต้ตอบที่คุณสามารถเลือกตัวเลือก:
- แสดงหมายเลขหน้า ล้างกล่องกาเครื่องหมายนี้หากคุณต้องการให้สารบัญแสดงเค้าร่างของเอกสาร แต่ไม่ใช่หมายเลขหน้า
- การจัดตำแหน่งด้านขวา ยกเลิกการเลือกช่องนี้หากคุณต้องการให้หมายเลขหน้าปรากฏถัดจากข้อความที่เกี่ยวข้องแทนที่จะอยู่ในขอบด้านขวา
- "ตารางหลัก". ใช้รายการดรอปดาวน์นี้เพื่อเปลี่ยนหรือลบเส้นประที่เชื่อมต่อ TOC แต่ละรายการกับหมายเลขหน้า
- "รูปแบบ". ใช้รายการนี้เพื่อเลือกรูปแบบสารบัญที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหลายรูปแบบ
- "แสดงระดับ". ใช้ตัวควบคุมนี้เพื่อระบุระดับหัวเรื่องที่จะรวมไว้ในตาราง
พูดถึงการทำสารบัญใน "Word"2007 คุณจะสังเกตเห็นว่ามันใช้รูปแบบหัวเรื่องในเอกสารเพื่อกำหนดจุดเริ่มต้นของแต่ละส่วน ส่วนที่ขึ้นต้นด้วยลักษณะหัวเรื่อง 2 หรือหัวเรื่อง 3 จะรวมอยู่ในลักษณะหัวเรื่อง 1 เช่นเดียวกับรายการหลายระดับ
สารบัญยังสร้างลิงก์สำหรับแต่ละส่วนช่วยให้คุณไปยังส่วนต่างๆของเอกสารได้ เพียงกดปุ่ม Ctrl บนแป้นพิมพ์ของคุณค้างไว้แล้วกดข้ามไปที่ส่วนใดก็ได้
ขั้นตอนที่ 3: อัปเดตตามต้องการ
หากคุณตั้งใจจะแก้ไขหรือเพิ่มอะไรก็ได้ในเอกสารคุณสามารถอัปเดตได้อย่างง่ายดาย ทำได้ง่ายเหมือนกับการสร้างสารบัญใน Word 2007 เพียงแค่เลือกแล้วคลิกอัปเดตสารบัญจากนั้นเลือกอัปเดตทั้งตารางในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น สารบัญจะได้รับการปรับปรุงเพื่อแสดงถึงการเปลี่ยนแปลงใด ๆ
