การพัฒนาเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ส่งผลกระทบอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้สำหรับตัวเองการถ่ายโอนความสัมพันธ์ทางเศรษฐกิจและกฎหมายระหว่างหน่วยงานทางเศรษฐกิจที่แตกต่างกันไปสู่ระดับใหม่ แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์กำลังเข้ามาแทนที่รูปแบบกระดาษซึ่งส่งผลกระทบต่อชีวิตของเรามากขึ้นเรื่อย ๆ แต่กระบวนการนี้ยังไม่สมบูรณ์และในปัจจุบันธุรกรรมทางเศรษฐกิจใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการโอนสินค้าจะต้องได้รับการบันทึกเป็นเอกสาร ในขณะเดียวกันใบนำส่งสินค้าก็เป็นเอกสารหลักอย่างหนึ่งที่โดดเด่นด้วยความคล่องตัวและความสะดวกในการกรอก
ข้อดีอีกอย่างที่เถียงไม่ได้ของสินค้าใบนำส่งสินค้าคือเอกสารนี้ลงนามโดยผู้รับผิดชอบของทั้ง บริษัท ที่ขายและ บริษัท ที่ซื้อ แม้จะมีความก้าวหน้าอย่างมากในด้านความปลอดภัยดิจิทัล แต่ก็เป็นลายเซ็นที่ผ่านมาหลายศตวรรษซึ่งยังคงเป็นวิธีที่น่าเชื่อถือที่สุดในการยืนยันความถูกต้องตามกฎหมายของเอกสาร ใบนำส่งสินค้ามักจะลงนามโดยผู้อำนวยการหรือรองคนหนึ่งของเขาตลอดจนโดยนักบัญชีและผู้รับผิดชอบในการออกสินค้า (โดยปกติจะเป็นเจ้าของร้าน) ในส่วนของผู้รับตามกฎแล้วลายเซ็นเดียวก็เพียงพอแล้ว
ในกรณีนี้ใบตราส่งจะมีทั้งหมดข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ ข้อมูลนี้สามารถเป็นประโยชน์กับหลากหลายฝ่าย ก่อนอื่นแน่นอนว่าผู้ซื้อต้องแน่ใจว่าข้อมูลที่ระบุในเอกสารสอดคล้องกับสถานการณ์ที่แท้จริง นอกจากนี้นักบัญชียังใช้ใบตราส่งเพื่อดำเนินการผ่านรายการที่จำเป็นเช่นเดียวกับหน่วยงานของรัฐเพื่อตรวจสอบความถูกต้องตามกฎหมายของกิจกรรมทางเศรษฐกิจ
ใบแจ้งหนี้มักจะมีชื่อสินค้าน้ำหนักราคาต้นทุนภาษีมูลค่าเพิ่มบรรจุภัณฑ์และวันที่ออกเอกสาร นอกจากนี้ต้องระบุรายละเอียดทางกฎหมายของทั้งสองฝ่ายข้างต้น ใบตราส่งได้รับการแก้ไขด้วยลายเซ็นข้างต้นเช่นเดียวกับตราประทับขององค์กร
แม้จะมีข้อมูลมากมายและความสำคัญเป็นพิเศษที่ใบตราส่งมีขั้นตอนการกรอกข้อมูลนั้นค่อนข้างง่ายซึ่งส่วนใหญ่จะอธิบายถึงการกระจายเอกสารนี้อย่างกว้างขวาง ตามกฎแล้ว บริษัท มีเทมเพลตสำหรับใบแจ้งหนี้ซึ่งมีการตอกรายละเอียดไว้แล้วรวมถึงข้อมูลอื่น ๆ ที่ไม่เปลี่ยนแปลง ในบางกรณีเมื่อ บริษัท ทำงานร่วมกับลูกค้าทั่วไปเป็นหลักเทมเพลตจะถูกสร้างขึ้นสำหรับลูกค้าแต่ละรายเพื่อลดความซับซ้อนของกระบวนการกรอกข้อมูล
ดังนั้นพนักงานที่รับผิดชอบการจัดส่งสินค้าก็เพียงพอที่จะใช้รูปแบบของใบตราส่งซึ่งโดยวิธีการคือแบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวดไดรฟ์ในวันที่จัดส่งข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าเปรียบเทียบต้นทุนที่คำนวณโดยคอมพิวเตอร์กับใบแจ้งหนี้พิมพ์เอกสารในแบบฟอร์มรับรองและมอบให้กับผู้ซื้อ อย่างที่คุณเห็นกระบวนการนี้ง่ายกว่า
อย่างไรก็ตามแม้ในเรื่องง่ายๆเช่นนี้ก็ค่อนข้างบ่อยความผิดพลาดเกิดขึ้นเนื่องจากความไม่รอบคอบซ้ำซากหรือเพียงแค่รีบร้อน ใบแจ้งหนี้สำหรับสินค้าไม่ควรมีข้อผิดพลาดแม้แต่น้อยที่สุด ควรแก้ไขการพิมพ์ผิดและทำเครื่องหมายว่าเสียหาย หากตรวจพบข้อผิดพลาดหลังจากส่งสินค้าไปยังผู้ซื้อจะมีการจัดเตรียมใบแจ้งหนี้ใหม่จากนั้นให้สำหรับลายเซ็น ข้อกำหนดที่เข้มงวดดังกล่าวอนุญาตให้มีการรักษาความปลอดภัยระดับสูงจากการฉ้อโกงซึ่งเอกสารดิจิทัลยังไม่สามารถอวด ในอนาคตอันใกล้นี้ใบตราส่งจะไม่ตกอยู่ในอันตรายและหากเอกสารนี้ถูกถอนออกจากการหมุนเวียนก็จะไม่เกิดขึ้นในเร็ว ๆ นี้
