Утврђује се ефикасност управљањапостизањем циља, у свим фазама кретања ка резултату, менаџер мора да врши контролу и надзор над процесом, ресурсима и ситуацијом. Контрола је један од најважнијих функционалних задатака менаџера.
Појам контроле у управљању
Управљање је неопходно како би се ефикасноорганизовати активности, рационално користити ресурсе и постићи постављене циљеве. Менаџмент традиционално разликује пет основних функција: планирање, организацију, мотивацију, контролу и координацију. Свака од њих има своје специфичности и значај. Дакле, контрола, тренутна или стратешка, је важна активност менаџера у поређењу резултата рада са планом у свим фазама производног процеса, провери резултата у складу са стандардима и нормама, као и уклањању насталих одступања.
Значај контроле објашњава се потребомотклонити неизвесност о стању ствари у предузећу и току производног процеса. Такође, контрола је предуслов за успешно извођење. Омогућава вам процену ситуације и спречавање појаве криза. Контрола и надзор су неопходни, али могу имати различите облике и испуњавати разне функције. У зависности од стила руковођења у организацији, контрола може бити концентрисана у рукама једног менаџера, обично највишег нивоа, или делегирана на неколико запослених.
Контролне функције
Контрола је непријатан тренутак и за менаџера и за извођача, али је неопходна. У управљању је уобичајено да се говори о неколико главних контролних функција:
- Процена животне средине, спољне и унутрашње.Током контроле, менаџер прикупља информације и уклања несигурност у разумевању тренутног процеса. Спровођење контроле вам омогућава да откријете негативне или претеће факторе у спољном и унутрашњем окружењу и пронађете могућности да их елиминишете или узмете у обзир у обављању активности.
- Одговор на одступања.Менаџер контролише да буде свестан свих детаља производног процеса и да има времена да одговори на промене и одступања. Контрола вам омогућава да на време уочите грешке и претње и брзо обновите производни процес.
- Алокација ресурса.Тактичка и техничка контрола омогућава најрационалније коришћење расположивог новца, опреме и проналажење правог места за компетенције запослених. Истовремено, контрола омогућава идентификовање резерви и њихову продуктивну употребу.
- Одржавање повратних информација.Интерактивна функција контроле састоји се у томе што се током њене примене успоставља интеракција између свих елемената система, између менаџера и извођача.
- Процена учинка особља.Да би компетентно мотивисали запослене и ефикасно платили њихов рад, неопходно је изградити јасан систем оцењивања, у томе менаџеру помаже контрола у свим фазама производње.
Врсте контроле
Сложеност поступка надзора резултира вишеструким квалификацијама надзора.
Према учесталости поступака разликују се:
- Прелиминарна контрола.Чак и пре почетка рада, треба предузети мере за праћење и процену кључних ресурса: материјалних, људских, производних. Његова сврха је спречавање могућности негативних последица поступака извођача. Омогућава вам прилагођавање плана чак и пре него што почне да се примењује и пре него што се направе грешке.
- Контрола струје.Спроводи се током извршења посла, сврха му је идентификација у фази настанка и спречавање грешака и одступања. Циљ му је пратити усклађеност са нормама и стандардима. Тренутна контрола захтева стални проток информација и брзу корекцију грешака.
- Завршна контрола.Спроводи се у фази сумирања и вредновања постигнућа резултата. Главна сврха ове врсте контроле је спречавање сличних грешака у будућности. Подаци добијени током ове фазе постају основа за креирање нових планова.
На основу учесталостиконтролне акције разликују стратешку, тактичку и оперативну контролу. По функционалној припадности, стручњаци називају финансијску, производну, маркетиншку и кадровску врсту контроле. Такође је могуће разликовати на основу смера деловања спољне и унутрашње врсте контроле.
Стратешка и тактичка контрола
Најважније средство за спровођење плановапредузећа су стратешка и тактичка контрола. Задатак ових врста управљачких активности је да прате тачност планова и предузетих радњи. Стратешка контрола је систематска провера усаглашености са глобалним циљевима, стратешким програмима и акцијама. Циљеви ове врсте активности су: утврђивање верности изабраних дугорочних циљева и исправан начин њиховог постизања, идентификовање потенцијалних прилика за компанију. Тактичка контрола повезана је са провером постизања краткорочних, непосредних циљева. Његов алат је техничка контрола која за циљ има утврђивање строгости усклађености производног процеса са прописима, стандардима и прописима.
Контрола у фазама припреме
Читав процес управљања прожет је фазамаконтрола. Постоји традиција етапне класификације, у овом случају разликују: прелиминарну, тренутну и завршну контролу. Свака од њих врши своје функције и има карактеристичне особине. Претходна контрола претходи почетку рада; ово је саставни део планирања. Његова сврха је стварање услова за ефикасно покретање производње. У овој фази се процењују спремност и компетентност особља, доступност потребних ресурса и документација активности.
Тренутна контрола, за разлику од прелиминарне,време протока се поклапа са фазама производње. Његова главна функција је побољшање тока посла. Руководилац непрестано надгледа усклађеност свих производних операција и радњи извођача са одобреним плановима и стандардима. Понекад се ова фаза назива и „средња контрола“, што наглашава њену главну особину - идентификовање недостатака и одступања на путу до циља. Примењује се на процену решења како за тренутне, тако и за стратешке циљеве. Коначна или завршна контрола је од посебне важности. По својим задацима и току се знатно разликује од осталих фаза.
Завршна контрола: специфичности
Завршна фаза производног процесаје повезано са решавањем неколико важних проблема. Ово је утврђивање степена усаглашености са циљевима и резултатима, процена рада особља, састављање листе погрешних израчуна и грешака како би се на њиховој основи започела нова фаза планирања. Коначну контролу треба извршити у складу са утврђеним критеријумима, тако да извођачи разумеју како се њихов рад проверава и како ће то утицати на њихову накнаду. Ова врста надзора повезана је са проценом употребе ресурса, утврђивањем ефикасности стратегија и тактика и проценом исправности претходно донетих одлука. Резултати ове фазе су изузетно важни за будућност организације, јер се на њеним резултатима могу избећи грешке приликом креирања планова за будућност.
Поступак контроле
Контрола, тренутна и коначна, врши се према истом алгоритму.
У првој фази се прикупљају информацијеформулишу се критеријуми оцењивања за сваку операцију и поступак, затим се утврђују циљеви и методе контроле. Ово је припремна фаза. Даље, контрола улази у фазу стварне процене процеса и радњи. Последња фаза је анализа примљених информација и формулисање закључака, што је синоним за коначну контролу. Као резултат свих ових радњи, требало би да се донесе одлука управе.
Принципи контроле
Менаџер који врши контролу, тренутну, стратешку или коначну, мора да запамти основне принципе њене примене. Ови укључују:
- Правовременост.Између контролних поступака требало би да прође неко време, не би требало да буде пречесто, тако да запослени не осећа да му се не верује. Али то такође не би требало спроводити превише ретко, тако да запослени нема утисак да је неконтролисан.
- флексибилност. Мора се прилагодити тренутним условима.
- Профитабилност. Његова сврха је уштеда ресурса, па сама не би требало да захтева велика улагања.
