Prawie wszystkie produkty dostępne obecnie na rynkuzakupione w drodze przetargu. Przetarg jest w istocie konkursem, w wyniku którego Klient wybiera Dostawcę lub Wykonawcę, który jest gotowy zaoferować najkorzystniejsze warunki współpracy: niską cenę, oryginalne rozwiązania lub niezrównany profesjonalizm.
Więc podjąłeś decyzję o złożeniu wniosku o przetarg.Oznacza to, że musisz dokładnie przygotować ofertę, pokazać Klientowi, że naprawdę dobrze znasz swój segment rynku i masz wystarczające doświadczenie.
Przetarg vs. Aukcja: jaka jest różnica?
Tutaj możesz mieć całkowicie logiczne pytanie: czym różni się ten schemat wyboru wykonawców i dostawców od innych?
Po pierwsze, wszyscy oferenci mogązapoznaj się z propozycjami swoich konkurentów, dowiedz się, za jaką cenę są gotowi do pracy. Czyli zawsze istnieje możliwość dostosowania własnej oferty w taki sposób, aby pozytywnie wyróżniała się na tle innych firm. Ale przetarg to przede wszystkim brak takiej otwartości. Wszyscy uczestnicy składają propozycje, by tak rzec, „w zamkniętej kopercie”.
W rzeczywistości treść dokumentów jest całkowicie ukryta przed konkurencją i jest dostępna tylko dla specjalnej komisji.
Co to są dokumenty przetargowe?
Klient firmy i uczestnicy przygotowują pakiet dokumentów zawierający warunki konkursu i przyszłą umowę.
Dokumentacja składa się z dwóch części:
- Techniczny. Zawiera opis głównych warunków zamówienia, ogólne dane o przedmiocie aukcji, karty informacyjne wskazujące tryb przygotowania i składania wniosków.
- Reklama w telewizji. Zawiera ceny i schemat ich ustalania, harmonogramy i warunki płatności, źródła finansowania, gwarancje bankowe, a także wymagania dla niektórych rodzajów ubezpieczeń.
Ważne jest, aby wziąć to pod uwagę w każdym konkretnym przypadkukomisja przetargowa ustala treść indywidualnie. Duże znaczenie ma kompetentne przygotowanie dokumentów. Najlepiej, jeśli cały proces nadzoruje doświadczony specjalista ds. Przetargów. Jest to ważne, ponieważ Twój przyszły sukces zależy od tego, jak kompetentnie zostaną sporządzone i przygotowane wszystkie niezbędne dokumenty. W końcu, nie mając doświadczenia w pracy z Twoją organizacją, Klient będzie mógł polegać wyłącznie na dostarczonych przez Ciebie dokumentach.
Sekrety sukcesu dla tych, którzy wezmą udział w przetargu
Istnieje opinia, że wybór właściwegoofertę, klient firma skupia się wyłącznie na cenie. Oczywiście tak się dzieje, ale znacznie rzadziej, niż można by sobie wyobrazić. Przygotowując ofertę przetargową, eksperci zalecają przestrzeganie kilku zasad. Te prawdy są stare jak świat, ale z biegiem czasu nie straciły na aktualności.
1. Nie zgłaszaj się do wszystkich konkursów z rzędu
Przed rzuceniem się do bitwy i wysłaniemofertę, zważ dziesięć razy za i przeciw, zrozum, czy naprawdę warto wziąć udział w tym przetargu. Chęć osiągnięcia zysku nie zawsze powinna być czynnikiem decydującym - czasem o wiele ważniejsze jest skupienie się na rozwoju własnego biznesu, pilnych sprawach czy poszukiwaniu innych, bardziej dochodowych projektów, nad którymi będziesz pracować z wielką przyjemnością i które przyniesie znacznie większy zysk.
2. Niech Twoja propozycja będzie miała wartość dodaną
Jedna z głównych zasad do zapamiętaniafirmie chcącej wygrać przetarg nie wystarczy samo osiągnięcie pełnej zgodności oferty z warunkami określonymi przez Klienta. Jednak nawet niższa cena nie gwarantuje, że umowa zostanie z Tobą zawarta. Postaraj się dowiedzieć więcej o firmie klienta, zrozumieć, z jakimi problemami boryka się zarządzanie, a następnie uzupełnij swoją propozycję, aby komisja nie mogła nie zwrócić na nią uwagi.
3. Zwróć uwagę na małe rzeczy
Wróćmy jeszcze raz do tematu, który już mamyporuszone powyżej. Nawet jeśli uda Ci się zrobić dobre wrażenie na Kliencie i zaoferować korzystną cenę, ale nie zwrócisz dostatecznej uwagi na prawidłową papierkową robotę, ryzykujesz utratą wielu okazji. Ale nie daj się też zbytnio ponieść emocjom, bo dzieje się odwrotnie: ugrzęziony w biurokratycznym zamieszaniu można zapomnieć o istocie i celu wniosku.
4. Pamiętaj, że decyzje podejmują ludzie, a nie organizacje.
To zależy od tego, kto wygra przetarg.Jak to działa? Czasami, aby uzyskać możliwość pracy nad wybranym projektem, wystarczy nawiązać kontakt z tymi, którzy podejmą fatalną dla Twojej firmy decyzję.
5. Utrzymaj markę prawdziwego profesjonalisty
Ale nawet jeśli twoja propozycja zostanie opracowana100%, a nie fakt, że wygrasz przetarg. Przyczyn może być wiele, a jednym z nich jest niemożność udzielenia przez Twojego negocjatora zrozumiałych odpowiedzi na pytania Klienta podczas negocjacji. Dlatego stopień zaangażowania w proces pracy i kompetencje wszystkich bez wyjątku uczestników jest jednym z decydujących czynników sukcesu.
Jak przygotować ofertę? Informacje dla klienta
Ze swojej strony Klient, który zdecydował się na zorganizowanie takiego przetargu, musi również starannie się do niego przygotować i dostarczyć wszystkie niezbędne dokumenty:
- Zaproszenie do udziału dla innych firm.
- Formularz zgłoszeniowy kwalifikacyjny (w nim uczestnicy wskażą oficjalne informacje o sobie).
- Brief (ankieta, która zawiera podstawowe dane dotyczące przedmiotu przetargu).
- Dodatkowe informacje o projekcie.
- Główne kryteria oceny uczestników, którymi będziesz się kierować przy dokonywaniu ostatecznego wyboru.
Konieczne jest, aby wszystkie informacje w dokumentachbył prawdziwy, wiarygodny i dobrze zorganizowany. W dzisiejszych czasach bez problemu można stworzyć przetarg elektroniczny - to w istocie ta sama konkurencja, ale wszystkie informacje od firmy klienta i potencjalnych wykonawców przychodzą przez sieć, w Internecie.
Sam konkurs składa się z trzech etapów: poszukiwania potencjalnych uczestników, szczegółowej analizy ich propozycji, omówienia projektu i tak naprawdę zawarcia umowy z laureatem.
