Zarządzanie projektami to niezbędny elementnowoczesny system zarządzania w Rosji. Wiele firm krajowych i zagranicznych wykorzystuje zarządzanie projektami w celu poprawy jakości produktów i usług, obniżenia kosztów i zwiększenia zysków. Czym jest zarządzanie projektami i jakie są jego główne zalety?
Czym jest projekt?
Pojęcie „projektu” można zinterpretować absolutnieróżnie. Pierwsza opcja zakłada zdefiniowanie projektu jako zestawu dokumentacji, zgodnie z którym możliwe jest wzniesienie budynku lub konstrukcji. W tym artykule skupimy się na drugim znaczeniu słowa „projekt”.
Definicji projektów jest wiele, chociaż wszystkie sązgadzam się co do jednego: projekt to pomysł, który wiąże się z realizacją określonego zadania materialnego w ograniczonym czasie. Jednocześnie główne cechy projektu nazywają się:
- Wyjątkowość (projekt to coś, co powstaje po raz pierwszy).
- Ograniczony czasowo (projekt zawsze ma termin na jego realizację).
- Celowość (projekt jest zawsze realizowany w celu rozwiązania określonych problemów, wyrażonych z reguły w jednostkach ilościowych).
Jeśli wszystkie trzy warunki są spełnione, zestaw działań można nazwać projektem.
Programy i portfele projektów
Projekty są często łączone w programy i portfele.W tym przypadku programy nazywane są kompleksem projektów, które łączy wspólny cel. Na przykład program poprawy jakości edukacji ludności może obejmować projekty podniesienia wynagrodzeń nauczycieli o 20%, budowę 15 nowych szkół i wydanie 26 nowych podręczników do przedmiotów podstawowych.
Portfolio projektów skupia projektyfinansowane z jednego źródła, niezależnie od ich celów. Tym samym w portfelu projektów spółki N mogą znaleźć się projekty na cele charytatywne, na budowę nowej siedziby firmy, na obchody jubileuszu dyrektora oraz wzrost rocznych obrotów o 10%.
Projekty w portfelach i programach powinny również posiadać trzy główne atrybuty opisane powyżej.
Podstawowe zasady zarządzania projektami
W związku z dynamicznie rozwijającym się rynkiem technologii ułatwiających proces zarządzania, trudno wskazać konkretne metody, które w pełni opisują zarządzanie projektami.
Zarządzanie projektami obejmuje wiele podejść i narzędzi i opiera się na następujących podstawowych zasadach:
- Orientacja wyniku.Tę zasadę określa znaczenie terminu „projekt”. Zarządzanie projektami to nie tylko zarządzanie wysokiej jakości, to celowy kompleks powiązanych ze sobą działań.
- Zasada trójkąta projektowego.Zarządzając projektem należy kierować się współzależnościami między: terminem, budżetem, jakością projektu. Zmiana jednego z czynników prowadzi do zmiany innych, co czyni je jakby bokami jednego trójkąta.
- Rozliczanie cyklu życia projektu.Cykl życia projektu rozpoczyna się wraz z powstaniem samej idei stworzenia projektu i kończy się z chwilą upływu czasu określonego w projekcie. Cykl życia projektu co do zasady kończy się wraz z początkiem cyklu życia produktu powstałego w wyniku realizacji projektu.
- Procesowe podejście do zarządzania.Zasada ta zakłada ocenę projektu jako zbioru powiązanych ze sobą procesów i kończącą się sumami częściowymi w postaci półproduktów lub ważnych dokumentów. Takie podejście pozwala na monitorowanie realizacji projektu bez tzw. „martwych punktów”.
Metody motywowania uczestników projektu
Zachęty dla uczestników projektu są zazwyczajszczególną uwagę zwraca się przy wyborze zarządzania projektami do wykonywania określonych zadań. Zarządzanie projektami obejmuje zazwyczaj namacalne i niematerialne mechanizmy motywacyjne.
Zachęty materialne obejmują premie, grzywny, dopłaty za wcześniejsze wykonanie zadań pośrednich.
Niematerialne metody motywowania to dyplomy i upominki dyscyplinarne w postaci czasu wolnego, a także rozwój współzawodnictwa wśród uczestników projektu w ramach konkursu konkursowego.
Główne etapy zarządzania projektem
Zarządzanie projektami odbywa się zgodnie z etapami cyklu życia projektu i fazami złożoności zarządzania. Zależność etapów i faz przedstawiono w poniższej tabeli.
FAZY: | Zarządzanie kosztami | Zarządzanie terminami | Zarządzanie zawartością | Zarządzanie ryzykiem |
KROKI: | 1 | 2 | 3 | 4 |
Inicjacja | Wstępny szacunek kwoty dofinansowania | Wstępne oszacowanie ram czasowych projektu | Definiowanie głównych zadań | Wstępna analiza możliwych negatywnych czynników |
Planowanie | Obliczanie budżetu i znajdowanie źródeł finansowania | Kalkulacja harmonogramu projektu | Obliczanie celów projektu | Obliczanie korekty ryzyka |
Realizacja | Etapowe finansowanie projektu | Monitorowanie realizacji harmonogramu | Monitorowanie osiągania wskaźników pośrednich | Monitorowanie zmian kluczowych czynników |
Zamknięcie | Ocena zysków/strat | Opóźnienie / Wiodąca ocena | Ocena realizacji/niewykonania zadań projektowych | Analiza popełnionych błędów |
Zatem obszary zarządzania projektami obejmują obszary finansowe, kadrowe, strukturalne organizacji.
Obszary zastosowania zarządzania projektami
Struktura zarządzania projektem obejmuje podziałcałej pracy organizacji dla projektów ograniczonych czasowo i celowo. Jednocześnie powstaje zespół każdego projektu oraz zespół kierowników projektów, którzy raportują kierownikowi o postępach swojego projektu.
W tym zakresie stosuje się zarządzanie projektami,zazwyczaj w organizacjach różnych branż i wielkości, z szeroką gamą jednocześnie realizowanych zleceń. Natomiast w małym biznesie wykorzystuje zarządzanie projektami do rozwiązywania konkretnych zadań związanych z unowocześnieniem produkcji lub np. wprowadzeniem nowego produktu.
Zarządzanie projektami w branży budowlanej
W branży budowlanej ma to szczególne znaczeniezastosowanie metodyki zarządzania projektami. W firmach pełniących funkcje klienta lub kontrahenta zarządzanie projektami wykorzystuje naturalny podział pracy na projekty (zgodnie z zasadą produktu, czyli budowa każdego budynku jest osobnym projektem), a strukturę top managementu praktycznie nie wymaga poważnej restrukturyzacji.
Zarządzanie organizacją projektową również często opiera się na zasadzie projektowej, z powodzeniem wykorzystując już istniejące zespoły projektowe jako zespół projektowy.
Zarządzanie projektami w strukturach państwowych
Zarządzanie projektami w organach rządowych -całkiem nowy trend naszych czasów. Programowa metoda zarządzania, rozwijająca się od czasów sowieckich, przybrała obecnie formę zarządzania projektami w całym kraju. Teraz, aby rozwiązać strategicznie ważne zadania dla państwa, stosuje się programy, które zawierają indywidualne projekty z celami i terminami. Jednak sama metodologia zarządzania takim programem jest wciąż daleka od ideału i wymaga modernizacji i aktualizacji.
Doświadczenie we wdrażaniu zarządzania projektami w regionie Biełgorod
Oparta na projektach administracja publiczna dobrze sobie radzi na całym świecie. W Rosji istnieje doświadczenie w stosowaniu tej technologii w regionie Biełgorod.
Ten zakrojony na szeroką skalę eksperyment praktycznie wpłynąłwszystkie partie służby cywilnej w regionie Biełgorod. Wśród głównych elementów znajdują się szkolenia z zakresu zarządzania projektami, wsparcie organizacyjne i metodyczne, kontrole na miejscu, motywowanie, ocena kompetencji pracowników, komisje eksperckie do rozpatrzenia projektów.
Zarządzanie projektami w regionie Biełgorod obejmuje teraz kolegialne organy zarządzające projektami:
- Międzywydziałowa komisja zarządzająca działaniami projektowymi.
- Komisje ekspertów branżowych podejmujące decyzje o otwarciu/zamknięciu projektów.
- Regionalne biuro projektów, które kontroluje przestrzeganie metodyki zarządzania projektami.
Zasada „jednego okna”
Jest w ramach przejścia do zarządzania projektamiW 2010 r. obwód biełgorodski przestawił się na zatwierdzanie projektów inwestycyjnych w systemie „jednego okna”, który jest teraz dobrze znany również w Moskwie. Rolę tego okna pełni jedna z nowo wprowadzonych usług – regionalne biuro projektów. Teraz, dokładnie miesiąc po skontaktowaniu się z biurem projektu, podmiot gospodarczy otrzymuje dokument akceptacji.
Zautomatyzowany system informacyjny „Zarządzanie projektami”
Wsparcie informacyjne i techniczne projektuzarządzanie w regionie Biełgorod odbywa się za pośrednictwem zautomatyzowanego systemu informacyjnego (AIS) „Zarządzanie projektami”. Jest to aplikacja webowa, która nie wymaga instalacji dodatkowego oprogramowania i realizuje następujące funkcje dla projektów, portfeli i programów:
- Prowadzenie rejestru (bazy).
- Planowanie.
- Asygnowanie.
- Monitoring realizacji na poziomie regionalnym i gminnym.
- Podział uprawnień i odpowiedzialności zespołu.
- Zmiany w treści.
- System powiadomień o nadchodzących i nadchodzących wydarzeniach dla projektów.
- Obieg dokumentów.
- Zautomatyzowane raportowanie analityczne.
- Integracja z elektronicznym Rządem Obwodu Biełgorod.
Zalety i wady zarządzania projektami
Opisane doświadczenie we wdrażaniu zarządzania projektami wRegion Biełgorod odniósł sukces. Efektem tych zmian było przede wszystkim zwiększenie tempa wzrostu produktu regionalnego brutto o 0,1% (ponad 3 mld rubli), skrócenie czasu poświęcanego na zatwierdzenie projektu (o 2 miesiące dla każdego projektu) oraz wzrost w stopie inwestycji w regionie o 23%. Najważniejszym jednak rezultatem jest ukształtowanie się myślenia projektowego wśród pracowników, którzy aktywnie analizują i starają się rozwiązać problem, czasem nawet niestandardowymi, innowacyjnymi metodami.
Motywacja i restrukturyzacja struktury zarządzaniapozwoliło uzyskać pozytywny efekt nie tylko dla służby cywilnej, ale także dla biznesu, tworząc korzystny klimat inwestycyjny i usuwając bariery dla przedsiębiorczości.
Populacja regionu jest obecnie aktywnaudział w wyborze i kontroli realizacji ważnych projektów strategicznych. Dla ludzi zarządzanie projektami to możliwość korzystania z usług o podwyższonej jakości i wysokiej mobilności.
Jednak pomimo wszystkich zalet struktury zarządzania projektami, istnieją również wady tego podejścia.
Przede wszystkim okres przejściowy. Wspólna praca zespołu projektowego i wykonywanie swoich funkcji jako dobrze skoordynowanego mechanizmu zajmuje pewien czas.
Po drugie, wprowadzając zarządzanie projektami naprzedsiębiorstwa, poszukiwanie dobrego kierownika projektu może się opóźnić. Na cechy osobiste i zawodowe kierownika projektu stawiane są bardzo wysokie wymagania: wszechstronne kwalifikacje, pełne zaangażowanie w projekt, doświadczenie w zarządzaniu projektami o wymaganej specyfice.
Trzecią wadą zarządzania projektami jest:rozważ potrzebę podzielenia zasobów firmy między projekty. W „biednych” firmach może to być w ogóle niewykonalne. Kierownicy projektów będą musieli „walczyć” o finansowanie i personel, co jest niedopuszczalne w kontekście całkowitej kontroli wszystkich etapów cyklu życia projektu.
Jedna z najważniejszych wad na ścieżce projektuzarządzanie w organizacji to zatrudnienie członków zespołu projektowego oraz kierownika projektu po jego zakończeniu. Wiadomo, że obciążenie pracą zespołu jest najważniejszą zasadą udanego biznesu, a w przypadku pracy projektowej regularnie pojawiają się grupy specjalistów „wisających w powietrzu”, którzy są natychmiast pozbawieni stałego obciążenia pracą.
Podsumowując to, co zostało powiedziane, możemy stwierdzić, żeże zarządzanie projektami jest integralną częścią nowoczesnej przestrzeni biznesowej, a badanie jego podstaw jest po prostu niezbędne do kompetentnego podejmowania decyzji zarządczych zarówno na poziomie państwa, jak i w ramach jednego przedsiębiorstwa.
