Beroep secretaris-assistent. De referent is ...

Veel meisjes dromen ervan om vanuit een functie een carrière te beginnen.secretaris-assistent. Dit is een volkomen normale en redelijke onderneming. Pas nu denkt niet iedereen na over wat hiervoor nodig is (behalve een aantrekkelijk uiterlijk). Het zou het waard zijn. Een assistent is immers niet alleen een 'mooi gezicht' naast de leider. Het is veeleer een "referentie" voor alle kwesties: betweter en slim, een uitweg vinden uit elke situatie. Laten we dat van dichterbij bekijken.

Wat u moet kunnen doen

Elke organisatie heeft een instructiesecretaris-assistent. Het bevat een lijst (soms gedetailleerd, soms niet erg) van functieverantwoordelijkheden. Deze omvatten vaardigheden en capaciteiten. Iemand die het geluk heeft een dergelijke baan te krijgen, moet in staat zijn om met klanten te communiceren, te onderhandelen (persoonlijk en telefonisch), materialen te selecteren en te ordenen, samenvattingen voor te bereiden en meer. Dat wil zeggen, het is duidelijk dat deze persoon over veel vaardigheden moet beschikken. De details zijn afhankelijk van de richting van het bedrijf. Zo is een juridisch medewerker bijvoorbeeld verplicht de juridische fijne kneepjes te begrijpen. Het komt voor dat deze functie wordt geassocieerd met het vermogen om organisatorische problemen op te lossen. Met andere woorden, de referent is de "rechterhand" van de leider. Hij is altijd op zijn hoede, hij moet alles weten wat de baas nodig heeft voor zijn activiteiten.

Enkele "speciale" vragen van het beroep

Het is de moeite waard om hier wat gewoonlijk op te helderen"Verborgen achter de schermen." Aangezien de referent precies de persoon is die het vaakst met de baas communiceert, moet hij een zekere diplomatieke vaardigheid hebben. Waarom? Het is simpel: de leider (vooral van een groot team) heeft geen tijd om met alle nuances van relaties om te gaan. Meestal is hij een man van actie. Als iemand jarig is, wie gaat bevallen, wie kinderen heeft - hij is alleen geïnteresseerd in verband met werkmomenten. Al deze "kleine dingen" vallen op de schouders van de secretaris-assistent. Hij is verplicht om de baas te vertellen wanneer de vakantie is, om de spanning in het team te melden (als het zijn aandacht waard is). Het blijkt dus dat de secretaris-assistent eerst alles zelf moet uitzoeken, het teveel moet verwijderen en dan het hoofd moet 'laden'. Dit werk is niet eenvoudig! Maar dit was op het gebied van informele taken.

Hoofdfuncties

Op het aandeel van de secretaris-assistent in kleine bedrijvenbijna al het kantoorwerk valt weg. Bij grote maakt het er deel van uit. Dat wil zeggen, u zult moeten leren hoe u brieven moet opstellen, ontvangst en verzending, registratie, distributie (indien van toepassing), enzovoort, correct moet regelen. Het is duidelijk dat men niet kan zonder perfecte kennis van de Russische taal. Verkeerde e-mails zijn het bedorven gezicht van een bedrijf. Soms is het vereist dat een persoon met kennis van vreemde talen in deze functie werkt. Verder is de referent de persoon die de werknemers van het bedrijf (of haar afdelingen) verbindt. Zijn functies omvatten de juiste verdeling van informatiestromen tussen structurele eenheden die voor één groot bedrijf werken. Een referent is een vrij moeilijk beroep, aangezien je veel details en feiten in gedachten moet houden. Dit alles is nodig voor de leider om zich op zijn gemak te voelen en niet te worden afgeleid door kleinigheden van de hoofdlijn.

Persoonlijke kwaliteiten

Omdat het werk van een assistent dus gebaseerd is op communicatieze selecteren voor de functie een persoon die sociaal is, niet conflicterend. In elk bedrijf is dit een "sleutelpost". De persoon die het bezet heeft een grote invloed op zowel de leidinggevende als de collega's. Daarom is fatsoen hier eenvoudigweg vereist. Een andere secretaresse-assistent moet punctueel, snel van begrip en zelfs creatief zijn. U moet een aanvaardbare uitweg uit elke situatie kunnen vinden. De referent denkt allereerst aan het "gezicht" van zijn werkgever, en vervolgens aan zichzelf. Tegelijkertijd is het verantwoordelijkheidsniveau niet alleen hoog, maar mondiaal. Niet iedereen kan zo'n lading aan. Daarom moet u goed nadenken voordat u naar een dergelijke functie solliciteert. Een secretaris-assistent op de werkvloer moet zijn belangen op de achtergrond kunnen plaatsen. Op de eerste - alles wat nodig is voor het werk van de chef. Dat is trouwens de reden waarom deze positie meestal wordt ingenomen door meisjes, aangezien de zorg voor hun buren in het bloed van vrouwen zit.

Vertrouwelijke informatie

Het is duidelijk dat met zo'n nauwe communicatie, velenfeiten die niet openbaar mogen worden gemaakt, zullen de referent bekend zijn. Dit zijn niet alleen beroepsgeheimen en handelsgeheimen. Vaak wordt de secretaris, net als een goede vriend, ook vertrouwd met persoonlijke informatie. Is het vermeldenswaard dat de referent verplicht is om vertrouwelijke informatie te kunnen bewaren? Dit is een van zijn belangrijkste professionele vaardigheden.

Welk onderwijs is nodig

De manager probeert voor zichzelf een referent te vinden,gebaseerd op de richting van de activiteit. Dat wil zeggen, de aanvrager moet een diploma hebben dat overeenkomt met het werk van het bedrijf. Daarnaast worden voor deze functie vaak mensen met een juridische opleiding geworven. Dit is handig als u vaak transacties moet afsluiten, andere documenten moet voorbereiden. Een van de eenvoudigste vereisten: vloeiend in alle computerprogramma's (kantoor), het vermogen om te typen (snel en correct). Aangezien de referent in feite een adviseur is, moet u de vaardigheid hebben om zowel op internet als offline naar informatie te zoeken. Een vlugge persoon met een snelle reactie wordt vaker voor een dergelijke functie aangenomen dan de bezitter van een "correct" diploma, die niet weet hoe hij de situatie snel onder de knie moet krijgen.

Werkplaats

Zo'n functie als secretaris-assistent isnu in bijna elk kantoor. Vaak noemen ze het alleen zo, en een persoon vervult verschillende functies. Het hangt allemaal af van de grootte van het bedrijf, de taken en het aantal werknemers. In sommige ondernemingen vervult de secretaris ook de functie van accountant, in andere als advocaat, enzovoort. Dit is een geweldige start voor iemand die op zoek is naar een carrière. In korte tijd kun je veel vaardigheden onder de knie krijgen, verschillende beroepen beheersen, het belangrijkste is om het werk van het bedrijf te begrijpen, alles met je eigen handen 'aan te raken'. Maar je zult heel snel moeten "draaien". Omdat veel informatie met hoge snelheid moet worden verwerkt. Maar als alles lukt, dan is de opgedane kennis voldoende om een ​​onafhankelijke klim te beginnen naar de grenzen die je voor jezelf definieert. Maar dit is helemaal niet nodig. Omdat het beroep van assistent, als je het serieus neemt, op zichzelf interessant is. Ze staat het niet toe

om te rusten in een enge richting, om constant alle nieuwe hoeveelheden kennis onder de knie te krijgen, om te verbeteren.

Hoe u een interview krijgt

Als u besluit dat u dat aan kuntverantwoordelijk werk, dien je een cv in voor de beschikbare vacatures. Zorg ervoor dat u de geletterdheid van de antwoorden controleert. Houd er rekening mee dat spelfouten uw kansen meteen teniet doen. De stijl moet ook ingetogen zakelijk zijn. Elk woord van u zal zorgvuldig worden afgewogen en overwogen. Daarna beginnen de "tests". U zult wat tijd moeten besteden om te bewijzen dat u een waardige uitvoerende assistent kunt zijn. Elk bedrijf bedenkt zijn eigen methoden. Wees er echter op voorbereid dat u met verschillende ambtenaren moet praten, een paar officiële documenten moet voorbereiden en een paar telefoontjes moet beantwoorden. Het is ook noodzakelijk om er rekening mee te houden dat uw uiterlijk strikt wordt gecontroleerd. Dat wil zeggen, ze zullen van top tot teen "onderzoeken". Vaker wel dan niet, zult u zakelijke stijl moeten demonstreren in kleding (make-up, haar). Het is ook ongewenst om sterke aroma's te gebruiken. Denk na over elk klein ding! Alles aan jou moet discreet maar aantrekkelijk zijn. Tip: wees nederig maar zelfverzekerd. Wees slim, maar niet arrogant. Dan moet alles zeker lukken!