Tijdens zijn economische activiteiteen onderneming of bedrijf is overwoekerd met een heel archief aan papieren, belangrijk en niet erg belangrijk. Zakelijke documenten zoals correspondentie met partners of de coördinatie van onbeduidende kwesties over werknemers, partners of felicitaties met de vakantie zijn niet van bijzonder belang.
Degenen van hen die betrekking hebben op de loonlijst,aftrekposten, federaal of lokaal, bevelen en richtlijnen met betrekking tot benoemingen en ontslagen worden gecategoriseerd als degene die vereist zijn om een documentbewaarperiode in de organisatie te hebben. Deze voorwaarden worden bepaald door de wet en interne bevelen van het Ministerie van Financiën van RF. In dit geval is dit order nr. 105 van 29/07/1983.
Hoe wordt de ontvangst- en opslagboekhouding uitgevoerd?materialen, hun beweging, een lijst met werken op het gebied van verificatie, inventaris, reflectie op boekhoudkundige rekeningen, bewaartijden voor documenten in de organisatie? Alle acties moeten één basis hebben: de volgorde van het hoofd, die is gebaseerd op de juridische documentstroom.
Het is hier moeilijk om iets uit te vinden, en het is ook niet nodighoe er een wet is die moet worden gevolgd. Het verantwoordelijkheidsprincipe is vrij eenvoudig: degene die de bestelling heeft ondertekend, is verantwoordelijk voor de uitvoering ervan.
Opslag, archivering en voorwaarden
Alle rapportagedocumenten moeten worden ingediendin overeenstemming met de voorwaarden van zijn oprichting. Voor een kwartaal of een jaar, afhankelijk van de hoeveelheid en het volume. Een klein bedrijf kan meerdere archieven tegelijk per jaar archiveren, terwijl "dikke" bedrijven het moeilijk vinden om documenten per kwartaal in één kast te plaatsen.
Het archief wordt rechtstreeks in de organisatie aangemaakt, ende creatie ervan, evenals de voorwaarden voor opslag van documenten in de organisatie, moeten worden ondersteund door de volgorde van het hoofd over de voorwaarden en de procedure voor het maken ervan. Deze voorziening, ontwikkeld door de directie, wordt de basis voor het onderhouden van het archief. De verordening is in overeenstemming met de werkingsregels van Rosarkhiv, en als ze ze niet op alle punten volgt, moet ze voldoen aan hun belangrijkste fundamentele punten.
Belangrijkste parameters van onderhoud, overdracht, reguleringer moet aan archiefwerk en andere belangrijke voorwaarden worden voldaan. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de leidinggevende. Het is voor iedereen duidelijk waarom het nodig is om de regels voor het bewaren van documenten na te leven en te voorkomen dat ze verloren gaan of beschadigd raken. In het geval van inspecties, geschillen tussen de organisatie en de belastingdienst en andere autoriteiten, in het geval van werknemers die een loonattest aanvragen, zal het nodig zijn om de documenten uit het archief te raadplegen.
Is dat niet de organisatie zelf, dan kan het archief uitgevendit soort documenten en certificaten om onduidelijke punten te vermijden. Als aan de voorwaarden voor opslag van documenten in de organisatie is voldaan, kan iemand bij pensionering gemakkelijk om hulp vragen.
Duur van opslag van documenten in de organisatie
Er is een concept van strikte verantwoordingwerkstroom. Deze omvatten voornamelijk dergelijke documenten die betrekking hebben op jaarrekeningen en de vorming van de belastinggrondslag. Deze documenten moeten zonder mankeren worden gearchiveerd. De bewaartermijnen van documenten bij zowel de onderneming als in de organisatie (bedrijf) zijn op dezelfde manier geregeld.
De specifieke houdbaarheid van deze ofeen ander document wordt aangegeven in de Lijst met standaarddocumenten (beheer), waar ook bepaalde bewaartermijnen zijn. Er zijn een aantal andere regelgevende bevelen en handelingen die de bewaartermijn van zakelijke documenten weerspiegelen. Het is niet mogelijk om voor elk document binnen één artikel een specifieke houdbaarheid aan te geven. Maar indien nodig kunt u de lijst openen en van daaruit alle benodigde informatie ophalen. We kunnen alleen zeggen dat de minimale bewaartermijn voor documenten 5 jaar is, en het maximum is 70.
Voorwaarden voor opslag van documenten in het archief
Wanneer een organisatie, bedrijf of ondernemingbeëindigt zijn activiteit en stopt het vervolgens, waarna de volledige documentstroom wordt gesorteerd. Onnodige documenten kunnen elk lot hebben, ter beoordeling van het management. Documenten met een bewaartermijn van 5 tot 70 jaar dienen naar het archief te worden gestuurd (zolang ze worden bewaard) of kunnen worden gedeponeerd bij de rechtverkrijgende. Documenten moeten worden gearchiveerd, genummerd, gedemonteerd voor het behoren tot een afdeling of structurele eenheid, gebonden volgens de chronologie. De titelpagina moet informatie bevatten met een inventaris, en de mappen moeten voldoen aan de basisvereisten:
- Een map bevat niet meer dan 250 vellen.
- Mapdikte niet meer dan 40 mm.
- Inventaris van de documenten in de map.
Bij het verzenden van documenten naar het archief,een overdrachtsovereenkomst, evenals een inventaris van alle ontvangen documenten in tweevoud, waarvan er één blijft bij de organisatie (bij de rechtverkrijgende) of bij een persoon die geïnteresseerd is in het bewaren ervan. Beide kopieën moeten informatie bevatten over de overdracht van documenten naar het archief, ondertekend zijn door de verantwoordelijke persoon die de documenten heeft aanvaard en het zegel van de instelling.
