各組織は管理と会計を維持しますドキュメンテーション。特定の部門に配置する必要があります。カードファイルは、銀行、図書館、その他多くの機関で必要です。データを検索するため、または顧客の要求に応じて使用されます。ファイリングキャビネットとは何ですか？これは、重要な情報を含む機関の部門です。
ファイリングキャビネットのドキュメントは特別にあります部屋。それらは病院、図書館、銀行、および他の機関で見つかります。ドキュメントを体系的に配置することで、ドキュメントを整理して管理することができます。
のコンセプト
カードインデックスは、ドキュメントのアカウンティングです。アルファベット順に並べられています。用語、トピックによる配布もあります。すべてが企業の1つの部門にあるため、情報を見つけるのは難しくありません。
ライブラリファイルキャビネットとは何ですか？すべての読者が特定の情報を受け取るようになるため、これらは興味のある本をすばやく見つけることができるカタログです。それらがなければ、どのライブラリもナビゲートするのは難しいでしょう。
関数
ライブラリカードを含むカタログシステムは、次の機能を実行します。
- 取得、会計、文書の保存、情報の提供、方法論および研究作業。
- 会計と登録;
- 情報検索;
- 教育。
機関の種類に応じて、カードインデックスは他の機能も実行します。それはすべての機関の事務作業にあります。
銀行業界
銀行のファイルキャビネットとは何ですか？この用語は、銀行が実行しなかった支払文書の会計処理を前提としています。彼らの機関は管理下にあります。カードファイルは、未払いの義務の理由に応じて、さまざまなタイプにすることができます。
これらは、次の理由で実行されなかった注文である可能性があります資金不足。次に、従業員は電子形式および紙形式で文書の登録を実行します。このような支払いは、オフバランスのアカウントで行われます。アカウント所有者には、ドキュメントがキューに入れられたことが通知されます。受領後、資金は希望の口座に入金されます。カードファイルには、支払い取引を実行するために同意が必要なドキュメントと、順番を待っているドキュメントが保存されます。
ファイリングキャビネットの存在は、会社の財政状態が不安定であることを示しています。アカウント所有者がそれを持っていない場合、銀行はクレジットラインまたは追加を提供します。資金調達。
優先順位は実行の順序です支払い注文。それは法律によって承認されています。ドキュメントはキューの前に投稿されません。アカウントに必要な金額がある場合、すべてが日付で行われます。必要な資金がない場合、次のキューが確立されます。
- 損害賠償の命令の実行;
- 給与の支払い、病気休暇、休暇;
- 納税;
- 資金に送金する。
- その他の要件。
ゲーム球
ゲーム業界のファイリングキャビネットとは何ですか？これらは、子供たちにとって興味深く発達的な活動を伴う教材です。ゲームのカードファイルには、アクティビティの実施に必要な情報と、必要な機器のリストが含まれています。子供の年齢と大人の助けの必要性がそこに示されています。
幼稚園などでゲームのカードファイルがあります教育機関。その存在のおかげで、子供たちのための楽しいイベントを開催するために必要な情報をすばやく見つけることが可能になります。すべてのゲームはアルファベット順にリストされています。
図書館
文学のカードインデックスは、教育機関で重要な位置を占めています。読者はそれについての情報を以下のおかげで得る：
- 視覚情報;
- イベント、会話、遠足;
- 参考文献の日;
- マニュアルの発行;
- 図書館活動の形式と方法の使用。
のカタログとカードのシステムによって管理されます秩序、調整、管理の助けを借りて図書館。この分野の従業員の仕事は、計画の作成、文書の作成、実行された活動の監視で構成されています。各図書館カードは保守と編集の対象であり、従業員が職務記述書を担当します。
ディレクトリの種類
カードファイルには多くのカタログが含まれていますが、目的、ファンドの対象範囲、グループ化の方法、作成および使用の技術が異なる場合があります。
目的を考えると、ディレクトリはリーダーとオフィス。たとえば、読者が関心を持つ情報が含まれています。コレクションの範囲に関して、カタログには、図書館の特定の部門だけでなく、機関に関する有用な情報を含めることができます。
グループ化の方法によると、カードは次のとおりです。
- アルファベット順;
- 系統的。
最初のものは、データが格納されているディレクトリの形式で表示されますアルファベット順に綴られています。必要な本をすばやく見つけるには、著者の名前または作品のタイトルを見つける必要があります。このようなカタログを使用すると非常に便利です。
体系的なディレクトリは、情報は知識の枝によって見つけられます。このために、図書館と書誌分類の原則が使用され、情報をグループ化するための規則が規定されています。作成と使用のタイプを考慮すると、ファイリングキャビネットは伝統的で電子的です。
ドキュメントストレージルール
アーカイブは、のために働く特別な従業員によって維持されます仕事の説明に基づいています。従業員は、ドキュメントの受信、会計、および保管を保証します。彼は、組織的および方法論だけでなく、情報および参照活動を実行します。
各企業で、アーカイブは次の場所にあります。別の部屋。例外として、文書を保存する機能を実行するラック、キャビネット、金庫が使用されます。保管期間は3年と決定されていますが、短縮することができます。
この期間の満了後、ドキュメントが使用されているか、永久にアーカイブされているか。破壊のオプションもあります。正確に何をする必要があるかは、専門家の委員会に基づいて決定されます。
病院のファイリングキャビネットの特徴
インデックスカードには必要なものが含まれています患者に関する情報。そこには、健康状態、病歴、処方された薬に関する情報があります。このドキュメントを使用すると、ある医師から別の医師にデータを転送できます。
カードは特別なラックに保管され、すべてがアルファベット順。ドキュメント用の家具は、特定のサイズで注文できます。ラックの奥行きは18〜25 cm、幅は1000mmです。多くの企業は、顧客の好みに基づいてカスタムメイドの家具を製造しています。
アーカイブ部門にはモバイルレールがあります家具。必要な材料を狭い場所にコンパクトに配置するのに役立ちます。レセプションエリアには、固定棚またはコンビネーション家具がある場合があります。ドキュメントを正しく配置すると、必要なカードをすばやく見つけることができます。
