そもそも企業の活動内容と種類が異なる膨大な数の文書の形成に関連しています。しかし、すべてのドキュメントが価値があるわけではありません。貴重な情報を持っているので、経済的、文化的、政治的生活の研究の源になることができます。他の文書は、実用上非常に重要ではありません。したがって、すべてのドキュメントの役割が同じであると見なすことはできません。調査の主なタスクは、履歴値のレコードを識別し、それらを保存用に選択することです。価値は、科学的、歴史的、経済的、社会的、文化的、または政治的重要性に起因する文書の情報能力によって決定されます。
文書の価値の調査-識別文書の社会文化的、科学的、歴史的価値と、保管の選択と保管期間の設定の価値の原則と基準に基づくその実用的な重要性。
書類の審査が行われ、原則として、企業で作成された特別な専門家委員会によって。委員会は、4人から5人で構成される組織の長の命令により、より資格のある従業員の中から作成されます。委員会の必須メンバーは、主任会計士、アーカイブの責任者、および文書サポート部門の責任者です。
その作業の過程で、委員会はアーカイブの実践と理論によって開発された原則に基づいています。これらは、包括性、歴史主義、社会政治的中立性および複雑性の原則です。
これらの原則を念頭に置いて、文書の審査が実施される基準。基準は、ドキュメントが準拠しなければならない一連の特性です。現在、データの価値を決定するための基準には、主に3つのグループがあります。
1.起源;
2.コンテンツ;
3.外部機能。
ドキュメントの出所の基準のグループには、次のパラメータが含まれます。
1。ドキュメントを作成した人または機関の重要性。国民経済、政府、科学、文化、その他の産業におけるその役割が重要であるほど、データの価値は高くなります。
2.文書の作成の場所と時間。説明されたイベントと同時に、または重要と見なされた直後に記録された情報。さらに、イベントが発生したのと同じ場所に記録されている場合、情報はより重要になります。
3.ドキュメントの強度。出版物が少なければ少ないほど、情報の価値は高くなります。
したがって、文書の価値の調査は、決定的な瞬間に公的生活または特定の組織の歴史を反映する文書を強調するように設計されています。
コンテンツ基準には、次の基本的なパラメータが含まれます。
1.情報の価値。独自の情報を含む文書は、試験で高く評価されます。
2.ドキュメントの種類。仕事の過程で、組織の活動と社会の生活の最も重要な側面を記録することを目的とした文書を優先する必要があります。
3.情報を繰り返します。情報は価値が高くなるほど、見つかる頻度は少なくなります。
外部機能の基準は次のとおりです。
1.ドキュメントの信頼性。情報の信憑性を評価するためには、文書の価値の調査も必要です。コピーが評価される場合、それは正しく組み立てられ、認証されなければなりません。
2.ドキュメントの法的効力。すでに述べたように、事務作業の過程で非常に重要なのは、文書の正しい実行です。
3.ドキュメントの保存の程度。
4.芸術的特徴。
これらの基準は条件付きと見なされます。文書の価値の調査には、企業の目標と特性に応じて、他の基準が含まれる場合があります。
