La necessità di prove documentalile decisioni prese sono necessarie nelle situazioni in cui vengono prese collettivamente. Molto spesso, un protocollo viene utilizzato per registrare il corso di un evento.
La parola "protocollo" ha diversi significati: lo èpuò esistere una procedura stabilita per l'azione in una determinata situazione e un documento ufficiale correttamente eseguito contenente dati sul corso sequenziale della discussione, del dibattito e del processo decisionale in riunioni e riunioni, conferenze e riunioni. Va tenuto presente che ha diverse forme, diverse nel loro scopo. Il verbale della riunione dei residenti è un documento di una categoria leggermente diversa rispetto, ad esempio, ai verbali delle autorità inquirenti o di altra autorità di controllo.
Incontri collegiali permanenti / temporaneicomunità (comitati, assemblee dei soci, residenti, consiglio di amministrazione) sono soggette a documentazione obbligatoria. A seconda della decisione presa dal presidente dell'organizzazione o del gruppo, il verbale della riunione può essere conservato integralmente (registrazione completa di discorsi, dibattiti, domande e risposte) o in forma abbreviata. Di norma, durante la riunione, il segretario o altra persona responsabile tiene un registro di tutto ciò che accade, raccoglie i relativi materiali forniti dai partecipanti e quindi li riunisce in un unico documento.
Per quanto riguarda i requisiti per questo funzionariocarta, sono indicati nello standard statale, che regola la corretta procedura di registrazione. Quindi, nei verbali della riunione dei proprietari di residenti o rappresentanti di altri gruppi e organizzazioni, oltre al nome del documento e dell'organizzazione stessa, la data dell'evento e l'ordine del giorno, le informazioni sul presidente, il segretario e i partecipanti presenti deve essere indicato.
Assomiglia a una breve descrizione della presentazione delle informazionicome segue: ascoltato - intervento (i) - deciso / deciso. L'esattezza dei dati dichiarati è convalidata dalla firma del presidente e del segretario. Se necessario, i partecipanti alla riunione possono ricevere sia una copia integrale del verbale della riunione, sia un estratto di qualsiasi parte di esso.
Alcune sfumature sui dati informativi sonoun documento che riflette il corso degli incontri collettivi della popolazione che vive in condomini. In questo caso, il verbale della riunione dei proprietari di casa deve includere i dati sulla forma dell'evento (l'effettiva raccolta di persone o il voto assente sui punti dell'ordine del giorno), l'effettivo indirizzo e l'area dell'oggetto distaccato specificato, il numero di i presenti e il loro voto.
Inoltre, un allegato obbligatorio al documentoè l'elenco dei cognomi dei partecipanti (o dei loro rappresentanti) con indicazione del numero dell'appartamento in possesso. Se l'opinione degli inquilini è stata ricevuta in contumacia, l'elenco aggiuntivo dovrebbe contenere non solo i dati sulla persona, ma anche le sue decisioni su tutte le questioni all'ordine del giorno. Dovrebbe anche includere informazioni su un documento che conferma la proprietà o il possesso di una stanza specifica della casa, nonché la volontà di ciascun cittadino sugli argomenti indicati all'ordine del giorno in forme chiare e accettate (d'accordo, in disaccordo, astenuto). Solo a questa condizione i verbali della riunione dei residenti saranno legalmente vincolanti.
