Ottimizzazione dei costi: piano, attività

L'ottimizzazione dei costi dell'impresa è una tappa necessaria e importante in una situazione economicamente instabile. Consideriamolo in dettaglio.

Domande principali

Per fare tutto bene e non diventare un "tiranno e satrapo" agli occhi del personale, devi capire:

• tipi e opzioni esistenti per ridurre i costi;
• principi e metodi di pianificazione, misure di accompagnamento per ottimizzare i costi;
• i modi più efficaci per ridurre i costi da un punto di vista pratico;
• modi per ridurre i costi dei materiali;
• l'essenza dei vantaggi derivanti dalla riduzione dei costi di trasporto;
• modi di scegliere una strategia per ridurre i costi;
• principi di base dell'ottimizzazione.

bilancio

Spesso cercano di spostare il budget suun dipartimento i cui dipendenti ritengono di non essere pienamente competenti in materia. Tuttavia, il budget è un passo importante. La partecipazione ad esso consente di ottenere una grande quantità di informazioni importanti per tutti i reparti.

Il budget è formato in più fasi:

• formazione di un piano di progetto per il budget futuro;
• esame del progetto di bilancio;
• approvazione del budget;
• esecuzione del bilancio;
• analisi dell'esecuzione.

L'ottimizzazione della spesa in budget è il passaggio successivo dopo la definizione del budget.

costi

L'ottimizzazione dei costi è impossibile senza comprendere il contenuto del termine "costi".

Sono considerati quei fondi coinvoltinella formazione dei profitti per un certo periodo. Alcuni dei costi sono accumulati sotto forma di prodotti finiti, semilavorati, immobilizzazioni immateriali o costruzioni in corso nel patrimonio della società. Il diagramma mostra una struttura semplificata secondo gli standard IFRS.

In poche parole, la spesa è un aumento delle passività o una diminuzione delle attività, che porta a una diminuzione del capitale.

ottimizzazione

Si ritiene che l'ottimizzazione dei costi inizi con l'attuale riduzione dei costi. Tuttavia, questo non è del tutto vero.

Ottimizzazione delle spese di budget dell'aziendainizia non nel momento in cui iniziano a mantenere uno stretto controllo sulla spesa di denaro che è già sul conto. Sfortunatamente, in questo momento la questione della provenienza del denaro nel conto non è affatto controllata. Attrarre prestiti attivi, oltre a gestire solo le spese, comporta una carenza cronica di fondi nell'impresa e quindi un possibile fallimento.

L'efficacia di questa procedura dipende dalla gestionetenendo conto sia delle entrate che delle spese. Questi elementi devono essere pianificati e la direzione deve monitorare costantemente i numeri per anno, trimestre, mese o altro periodo finanziario. C'è sempre la possibilità che i progetti attualmente costosi siano molto redditizi a lungo termine.

Aree di lavoro

Ottimizzare i costi non significa intraprendere azioni a danno degli interessi aziendali. Il compito di ridurre i costi dovrebbe essere risolto in modo ottimale, quando si confrontano costi e redditi tra loro.

Il problema può essere risolto in diverse direzioni:

1. Riduzione dei costi tramite risorse interne(declino diretto). Queste azioni includono l'aumento della produttività, la riduzione dei costi dei materiali, la riduzione dei costi di gestione e la riduzione del personale dell'azienda.
2. Diminuzione dei costi di produzione (diminuzione relativa). Ciò può essere ottenuto aumentando il volume di produzione. In questo caso, verrà speso molto meno denaro per una parte.
3. Formazione di un'offerta a causa della ricerca di mercato condotta. In questo caso viene stimolata la crescita del volume degli acquisti da parte dei clienti e si forma un afflusso di nuovi acquirenti.
4. Formazione di una rigida disciplina finanziaria. In questo caso, un numero limitato di persone può dare il via libera alle spese.

Il programma di ottimizzazione della spesa di bilancio dovrebbe coprire le aree più ristrette. Allora sarà il più efficace possibile.

Percorsi di ottimizzazione

Il piano di ottimizzazione dei costi può fornire tre direzioni in cui l'impresa può andare.

Evidenziata riduzione rapida, riduzione dei costi aziendali a un ritmo rapido, riduzione sistematica.

Ciascuno dei metodi viene applicato in una situazione specifica. Le misure applicate in questo caso dovrebbero corrispondere alla situazione attuale e basarsi anche su una pianificazione a lungo termine.

Riduzione espressa

Scegliendo questo metodo per ridurre i costi,c'è un'urgente necessità di smettere di pagare per determinati articoli. Per determinare il risultato, è necessario scoprire le probabili conseguenze di ciascun metodo di ottimizzazione.

Tutti i costi sono suddivisi in:

• Priorità alta. Tali costi sono necessari affinché l'impresa possa continuare le sue attività. Questi includono il pagamento dei salari ai dipendenti, l'acquisto di materie prime per la produzione.
• Priorità. Questi sono i costi per pagare le comunicazioni mobili, la pubblicità. Se interrompi i pagamenti con questo articolo, il lavoro dell'azienda andrà storto.
• Valido.Questi includono benefici per i dipendenti, pagamento per le cure sanitarie al personale. Se la società non dispone di fondi gratuiti, questi pagamenti possono essere sospesi, ma è preferibile mantenerli.
• Non necessario. Un esempio di tale costo è il pagamento di un volo privato per un dirigente aziendale. L'annullamento di tali spese non influirà negativamente sulle operazioni della società.

Quando si sceglie una riduzione rapida dei costi, prima di tutto smettono di pagare per l'elemento "non necessario" e limitano fortemente quelli consentiti. Non è consigliabile accorciare le prime due categorie.

Rapida riduzione dei costi

Ottimizza rapidamente i costi nell'aziendail ritmo è possibile grazie a una serie di attività. Per massimizzare i risparmi sui costi, la direzione deve prima determinare dove risparmiare denaro.

1. Risparmiano sui materiali per la produzione e sulle materie prime.I modi per ottimizzare i costi possono essere diversi. La revisione dei contratti con i fornitori al fine di ottenere merci a un prezzo favorevole è il modo più efficace per ridurre i costi. I fornitori possono anche offrire dilazioni di pagamento, che daranno all'azienda l'opportunità di aumentare l'importo richiesto senza ottenere ulteriori prestiti.
2. Analisi dei costi di trasporto e ottimizzazione di questospesa. Inoltre, i costi dell'elettricità e delle telecomunicazioni possono essere ridotti. Il reparto trasporti può essere esternalizzato, quindi contattare il centro logistico, che elaborerà un programma per ridurre i costi di trasporto. Per ridurre i costi energetici, ne controllano il consumo, monitorano il livello di illuminazione al buio, installano apparecchiature per il risparmio energetico. Ridurre l'elenco dei dipendenti che hanno diritto alle comunicazioni mobili aziendali ridurrà notevolmente i costi. Puoi negoziare con un operatore di telefonia mobile o un fornitore di servizi di telecomunicazioni per concludere un contratto aziendale a condizioni favorevoli.
3. Tagli di personale e riduzione del personale.L'outsourcing e il freelance riducono efficacemente il costo del pagamento degli stipendi al personale e le società di reclutamento o un reparto di reclutamento interno aiuteranno a sostituire i dipendenti inefficaci. Ad esempio, non è necessario avere una donna delle pulizie nel personale. Il personale di servizio in outsourcing risparmierà fino al 20% dei pagamenti per ogni dipendente.

Un'altra opzione è ottimizzare i costi diridurre i salari, ma fornire benefici sociali: ampliare l'elenco delle condizioni di assicurazione sanitaria, fornire ai dipendenti pasti a spese dell'azienda o caffè gratis nel distributore automatico. La ricerca mostra che l'investimento in questo caso sarà redditizio a lungo termine, poiché aumenterà la fedeltà del personale.

Abbreviazioni sistematiche

Come suggerisce il nome di questo metodo di ottimizzazione, la sua essenza è svolgere attività periodiche volte alla riduzione dei costi.

1. Gestione degli investimenti.Gli investimenti a lungo termine devono essere sempre accuratamente giustificati. Affinché l'azienda possa acquisire nuove attrezzature più efficienti, il reparto interessato deve discutere quali saranno i vantaggi per l'azienda, quando il progetto darà i suoi frutti, quando inizierà a portare . L'introduzione di nuove tecnologie competitive aiuta lo sviluppo del business. Tuttavia, quando decide di acquistare qualcosa, la direzione deve tenere a mente l'obiettivo principale: ridurre i costi.
2. Gestione degli acquisti. Consiste nella ricerca periodica di nuovi fornitori che forniscano merce di qualità a prezzi più vantaggiosi.
3. Gestione dei processi aziendali.La "gestione improvvisa", così insita nel nostro Paese, incide fortemente sui principi del fare impresa. Dal punto di vista dei nuovi metodi, nell'organizzazione dei processi aziendali, si propone di guardare alla produzione dal lato dell'acquirente. Il processo viene analizzato. Il dirigente aziendale deve chiedersi, l'acquirente pagherà per questo? Il cliente non vorrà pagare per la circolazione delle merci, i tempi di fermo, la riattrezzatura della produzione senza modifiche che migliorino le merci. Di conseguenza, tali costi dovrebbero essere ridotti il ​​più possibile o completamente eliminati.

Regole di ottimizzazione

Fare un piano di ottimizzazionecosti, va ricordato che una soluzione situazionale a un problema non è sempre la scelta migliore. Ridurre i costi è un compito ingrato e dovrebbe essere una buona abitudine da fare ogni giorno.

Osservando le regole di ottimizzazione, puoi ottenere il massimo effetto con la minima perdita.

1. I costi non devono sempre essere ridotti; il più delle volte, devono essere gestiti in modo efficace. A volte, per ridurre i costi complessivi, è necessario aumentare l'ammontare dei costi in una determinata area.
2. I costi sono ridotti al minimo per ottenere il miglior risultato possibile. La regola dell'efficienza dice che un'unità di costo deve necessariamente fornire il massimo risultato.
3. Ci sono sempre dei costi, che si tratti di azione o inazione.
4. Non ci sono sciocchezze quando si tratta di costi.Che i dipendenti dell'azienda si arrabbino per il rapporto sull'uso della terza dozzina di penne per il mese. Ma abituandosi a stare attenti alle piccole cose, di conseguenza, potranno vedere un aumento di stipendio o un miglioramento delle condizioni di lavoro.
5. Sforzarsi di mantenere i costi più bassi possibile non è sempre utile. Può essere ottimale ridurre leggermente i costi e mantenerli al livello richiesto.
6. L'ottimizzazione delle spese di bilancio è impossibile senza investimenti finanziari.
7. C'è un tipo di spesa che ti permette di evitare perdite ancora maggiori. Questi includono l'assicurazione, l'assunzione di guardie, l'installazione di allarmi e il miglioramento della qualità del prodotto.
8. Tutti i dipendenti dell'azienda dovrebbero essere inclusi nel processo, ma ognuno dovrebbe avere il proprio compito, importante per lui.
9. La cautela non è mai troppa.Un pensiero che ti è passato per la testa o un sospetto emerso a seguito della lettura di un report ti costringe ad analizzare più a fondo gli indicatori e porta quasi sempre a costi inferiori.
10. L'ottimizzazione dei costi dovrebbe essere effettuata costantemente.Nuove voci di spesa influiscono sul profitto dell'azienda. Compaiono all'improvviso e scompaiono improvvisamente inosservati, possono causare danni significativi al budget dell'azienda. Il monitoraggio delle spese dovrebbe essere un compito obbligatorio, la cui implementazione è sottoposta alla direzione generale dell'azienda.

L'ottimizzazione delle entrate e delle spese sono procedure che vanno di pari passo. Le spese incontrollate non porteranno profitti all'azienda e la crescita dei profitti è direttamente correlata al controllo dei costi.

Confusione nei concetti

Un programma di ottimizzazione dei costi scritto dal dipartimento finanziario spesso contiene elementi non correlati ai costi.

Per progettare il programma più efficace, la direzione deve comprendere la differenza tra i tipi di costi.

Ad esempio, il controllo dei costi basato sul conto economico (conto economico) non conta come controllo dei costi.