Učinkovitost upravljanja se utvrđujepostizanjem cilja, u svim fazama kretanja prema rezultatu, menadžer mora vršiti kontrolu i nadzor nad procesom, resursima i situacijom. Kontrola je jedan od najvažnijih funkcionalnih zadataka menadžera.
Koncept kontrole u menadžmentu
Upravljanje je neophodno kako bi bilo učinkovitoorganizirati aktivnosti, racionalno koristiti resurse i postići zadane ciljeve. Menadžment tradicionalno razlikuje pet osnovnih funkcija: planiranje, organizacija, motivacija, kontrola i koordinacija. Svaki od njih ima svoje specifičnosti i značaj. Dakle, kontrola, trenutna ili strateška, važna je aktivnost menadžera u usporedbi rezultata rada s planom u svim fazama proizvodnog procesa, provjeravanju rezultata na usklađenost sa standardima i normama, kao i otklanjanju odstupanja koja nastaju.
Važnost kontrole objašnjava se potrebomotkloniti neizvjesnost o stanju u poduzeću i tijeku proizvodnog procesa. Također, kontrola je preduvjet za uspješno izvođenje. Omogućuje procjenu situacije i sprječavanje nastanka kriza. Praćenje i nadzor su neophodni, ali mogu imati različite oblike i obavljati različite funkcije. Ovisno o stilu vođenja u organizaciji, kontrola može biti koncentrirana u rukama jednog menadžera, obično najvišeg menadžmenta, ili delegirana na nekoliko zaposlenika.
Kontrolne funkcije
Kontrola je neugodan trenutak i za voditelja i za izvođača, ali je nužna. U upravljanju je uobičajeno govoriti o nekoliko glavnih kontrolnih funkcija:
- Procjena okoline, vanjske i unutarnje.Tijekom kontrole, menadžer prikuplja informacije i uklanja nesigurnost u razumijevanju trenutnog procesa. Provođenje kontrole omogućuje vam otkrivanje negativnih ili prijetećih čimbenika u vanjskom i unutarnjem okruženju i pronalaženje mogućnosti za njihovo uklanjanje ili uzimanje u obzir u obavljanju aktivnosti.
- Odgovor na odstupanja.Voditelj kontrolira da bude svjestan svih detalja proizvodnog procesa i da ima vremena reagirati na promjene i odstupanja. Kontrola vam omogućuje da na vrijeme uočite greške i prijetnje i brzo obnovite proizvodni proces.
- Raspodjela sredstava.Taktičko-tehnička kontrola omogućuje najracionalnije korištenje raspoloživog novca, opreme i pronalaženje pravog mjesta za kompetencije zaposlenika. Istodobno, kontrola omogućuje identificiranje rezervi i njihovo produktivno korištenje.
- Održavanje povratnih informacija.Interaktivna funkcija kontrole sastoji se u tome što se tijekom njezine provedbe uspostavlja interakcija između svih elemenata sustava, između menadžera i izvođača.
- Procjena učinka osoblja.Kako bismo kompetentno motivirali zaposlenike i učinkovito platili njihov rad, potrebno je izgraditi jasan sustav ocjenjivanja, u kojem menadžeru pomaže kontrola u svim fazama proizvodnje.
Vrste kontrole
Složenost procesa nadzora rezultira višestrukim kvalifikacijama nadzora.
Prema učestalosti zahvata razlikuju se sljedeće:
- Preliminarna kontrola.Već prije početka rada treba poduzeti radnje za praćenje i procjenu ključnih resursa: materijalnih, ljudskih, proizvodnih. Njegova je svrha spriječiti mogućnost negativnih posljedica djelovanja izvođača. Omogućuje vam prilagođavanje plana čak i prije nego što se počne provoditi i prije nego što se naprave pogreške.
- Trenutna kontrola.Provodi se tijekom izvođenja radova, a svrha mu je identificirati u fazi nastanka i spriječiti pogreške i odstupanja. Cilj mu je pratiti usklađenost s normama i standardima. Trenutna kontrola zahtijeva stalan protok informacija i brzo ispravljanje pogrešaka.
- Završna kontrola.Provodi se u fazi zbrajanja i evaluacije ostvarenih rezultata. Glavna svrha ove vrste kontrole je spriječiti slične pogreške u budućnosti. Podaci dobiveni tijekom ove faze postaju osnova za izradu novih planova.
Na temelju učestalostikontrolne akcije razlikuju stratešku, taktičku i operativnu kontrolu. Po funkcionalnoj pripadnosti stručnjaci nazivaju financijsku, proizvodnu, marketinšku i kadrovsku vrstu kontrole. Također je moguće razlikovati, na temelju smjera djelovanja, vanjske i unutarnje vrste kontrole.
Strateška i taktička kontrola
Najvažniji alat za provedbu planovapoduzeća su strateška i taktička kontrola. Zadaća ovih vrsta upravljačkih aktivnosti je pratiti točnost poduzetih planova i radnji. Strateška kontrola je sustavna provjera usklađenosti s globalnim ciljevima, strateškim programima i akcijama. Ciljevi ove vrste aktivnosti su: utvrđivanje vjernosti odabranih dugoročnih ciljeva i ispravnog načina za njihovo postizanje, identificiranje potencijalnih prilika za poduzeće. Taktička kontrola povezana je s provjerom ostvarenja kratkoročnih, neposrednih ciljeva. Njegov alat je tehnička kontrola, koja je usmjerena na utvrđivanje strogosti usklađenosti proizvodnog procesa s propisima, standardima i propisima.
Kontrola u fazama pripreme
Cijeli proces upravljanja prožet je fazamakontrolirati. Postoji tradicija etapnog razvrstavanja, u ovom slučaju razlikuju: prethodnu, tekuću i završnu kontrolu. Svaki od njih obavlja svoje funkcije i ima karakteristične značajke. Preliminarna kontrola prethodi početku radova, to je sastavni dio planiranja. Njegova je svrha stvoriti uvjete za učinkovito pokretanje proizvodnje. U ovoj fazi procjenjuje se spremnost i kompetentnost osoblja, raspoloživost potrebnih sredstava, te dokumentacija aktivnosti.
Trenutna kontrola, za razliku od preliminarne,vrijeme protoka poklapa se s fazama proizvodnje. Njegova glavna funkcija je poboljšati tijek rada. Voditelj stalno prati usklađenost svih proizvodnih operacija i radnji izvođača s odobrenim planovima i standardima. Ponekad se ova faza naziva i "srednja kontrola", čime se naglašava njezino glavno obilježje - prepoznavanje nedostataka i odstupanja na putu do cilja. Primjenjuje se na procjenu rješenja za trenutne i strateške ciljeve. Konačna ili završna kontrola je od posebne važnosti. Po svojim zadaćama i tijeku uvelike se razlikuje od ostalih faza.
Završna kontrola: specifičnosti
Završna faza proizvodnog procesapovezana je s rješavanjem nekoliko važnih problema. To je utvrđivanje stupnja usklađenosti s ciljevima i rezultatima, procjena rada osoblja, sastavljanje popisa pogrešnih proračuna i pogrešaka kako bi se na temelju njih započela nova faza planiranja. Završnu kontrolu treba provesti prema utvrđenim kriterijima kako bi izvođači razumjeli kako se njihov rad provjerava i kako će to utjecati na njihovu naknadu. Ova vrsta nadzora povezana je s procjenom korištenja resursa, utvrđivanjem učinkovitosti strategija i taktika te procjenom ispravnosti ranije donesenih odluka. Rezultati ove faze iznimno su važni za budućnost organizacije, jer se svojim rezultatima mogu izbjeći pogreške pri kreiranju planova za budućnost.
Kontrolni postupak
Kontrola, trenutna i konačna, provodi se prema istom algoritmu.
U prvoj fazi prikupljaju se informacije, zatimFormuliraju se kriteriji evaluacije za svaku operaciju i proces, zatim određuju ciljevi i metode kontrole. Ovo je pripremna faza. Nadalje, kontrola ulazi u fazu stvarne procjene procesa i radnji. Posljednja faza je analiza dobivenih informacija i formuliranje zaključaka, sinonim je za završnu kontrolu. Kao rezultat svih ovih radnji, trebala bi se roditi upravljačka odluka.
Načela kontrole
Menadžer koji provodi kontrolu, trenutnu, stratešku ili konačnu, mora zapamtiti osnovna načela njezine provedbe. To uključuje:
- Pravovremenost.Između kontrolnih postupaka treba proći malo vremena, ne smije biti prečesto, kako zaposlenik ne bi osjetio da mu se ne vjeruje. No, ne smije se provoditi prerijetko, kako zaposlenik ne bi stekao dojam nekontroliranosti.
- Fleksibilnost. Mora se prilagoditi trenutnim uvjetima.
- Profitabilnost. Njegova je svrha ušteda resursa, tako da sama ne bi trebala zahtijevati velika ulaganja.
