Upravljanje projektom je bitan elementsuvremeni sustav upravljanja u Rusiji. Mnoge domaće i strane tvrtke koriste upravljanje projektima za poboljšanje kvalitete proizvoda i usluga, smanjenje troškova i povećanje dobiti. Što je projektni menadžment i koje su njegove glavne prednosti?
Što je projekt?
Koncept "projekta" može se protumačiti apsolutnorazličito. Prva opcija pretpostavlja definiranje projekta kao skupa dokumentacije, prema kojoj je moguće podići zgradu ili građevinu. Ovaj članak će raspravljati o drugom značenju riječi "projekt".
Postoji mnogo definicija projekta, iako su svesložite jedno: projekt je ideja koja uključuje provedbu određenog materijalnog zadatka u ograničenom vremenskom razdoblju. Istodobno, glavne značajke projekta nazivaju se:
- Jedinstvenost (projekt je nešto što se stvara po prvi put).
- Ograničeno vrijeme (projekt uvijek ima rok za njegovu provedbu).
- Svrhovitost (projekt se uvijek provodi radi rješavanja specifičnih problema, izraženih, u pravilu, u kvantitativnim jedinicama).
Ako su ispunjena sva tri uvjeta, tada se skup radnji može nazvati projektom.
Programi i portfelji projekata
Projekti su često povezani u programe i portfelje.U ovom slučaju programi se nazivaju kompleksom projekata koji su ujedinjeni zajedničkim ciljem. Primjerice, program za poboljšanje kvalitete obrazovanja stanovništva može uključivati projekte povećanja plaća učitelja za 20%, izgradnju 15 novih škola i izdavanje 26 novih udžbenika iz osnovnih predmeta.
Portfelj projekata okuplja projektefinanciraju iz jednog izvora, bez obzira na njihove ciljeve. Tako portfelj projekata tvrtke N može uključivati projekte u dobrotvorne svrhe, za izgradnju novog korporativnog ureda, za proslavu obljetnice direktora i povećanje godišnjeg prometa za 10%.
Projekti u portfeljima i programima također bi trebali imati tri gore opisana glavna svojstva.
Osnovni principi upravljanja projektima
S obzirom na dinamično razvijajuće tržište tehnologija dizajniranih da olakšaju proces upravljanja, teško je imenovati specifične metode koje u potpunosti opisuju upravljanje projektima.
Upravljanje projektima uključuje mnoge pristupe i alate i temelji se na sljedećim osnovnim načelima:
- Orijentacija na rezultat.Ovo načelo je određeno značenjem pojma "projekt". Upravljanje projektima nije samo visokokvalitetno upravljanje, to je svrhoviti kompleks međusobno povezanih akcija.
- Princip dizajna trokuta.Kada upravljate projektom, trebali biste se voditi međuovisnostima između: vremena, proračuna, kvalitete projekta. Promjena jednog od čimbenika dovodi do promjene drugih, što ih čini, takoreći, stranicama jednog trokuta.
- Računovodstvo životnog ciklusa projekta.Životni ciklus projekta počinje formiranjem same ideje stvaranja projekta i završava kada istekne vremensko razdoblje navedeno u projektu. Životni ciklus projekta, u pravilu, završava na početku životnog ciklusa proizvoda nastalog kao rezultat provedbe projekta.
- Procesni pristup upravljanju.Ovo načelo pretpostavlja ocjenu projekta kao skupa procesa, međusobno povezanih i završavajući međuzbrojima u obliku poluproizvoda ili važnih dokumenata. Ovaj pristup omogućuje praćenje provedbe projekta bez takozvanih "slijepih točaka".
Metode poticanja sudionika projekta
Poticaji za sudionike projekta su običnoposebna se pozornost posvećuje kada se projektni menadžment odabire za obavljanje specifičnih zadataka. Upravljanje projektima obično uključuje materijalne i nematerijalne motivacijske mehanizme.
Materijalni poticaji uključuju bonuse, kazne, dodatna plaćanja za prijevremeni završetak međuzadaća.
Nematerijalne metode motivacije uključuju svjedodžbe i disciplinske poklone u obliku slobodnog vremena, kao i razvijanje natjecanja među sudionicima projekta u natjecateljskom natjecanju.
Glavne faze upravljanja projektom
Upravljanje projektom odvija se prema fazama životnog ciklusa projekta i fazama složenosti upravljanja. Odnos faza i faza prikazan je u donjoj tablici.
FAZE: | Upravljanje troškovima | Upravljanje rokovima | Upravljanje sadržajem | Upravljanje rizicima |
KORACI: | 1 | 2 | 3 | 4 |
Inicijacija | Preliminarna procjena iznosa financiranja | Preliminarna procjena vremenskog okvira projekta | Definiranje glavnih zadataka | Preliminarna analiza mogućih negativnih čimbenika |
planiranje | Izračunavanje proračuna i pronalaženje izvora financiranja | Izračun rasporeda projekta | Izračun ciljeva projekta | Izračun prilagodbe rizika |
izvršenje | Postupno financiranje projekta | Praćenje provedbe rasporeda | Praćenje postizanja međupokazatelja | Praćenje promjena ključnih čimbenika |
Zatvaranje | Procjena dobiti / gubitka | Zaostajanje / Vodeća procjena | Procjena provedbe/neispunjenja projektnih zadataka | Analiza učinjenih grešaka |
Dakle, područja upravljanja projektima uključuju financijska, kadrovska, strukturna područja organizacije.
Područja primjene upravljanja projektima
Struktura upravljanja projektom uključuje raščlambucjelokupnog rada organizacije na projektima ograničenim vremenom i ciljevima. Istodobno se formira tim svakog projekta i tim projekt menadžera koji izvještavaju voditelja o napretku svog projekta.
U tom smislu se primjenjuje upravljanje projektima,obično u organizacijama različitih industrija i veličina, sa širokim rasponom istovremeno izvršavanih narudžbi. No, u malom poduzetništvu on koristi projektni menadžment za rješavanje specifičnih zadataka modernizacije proizvodnje ili, primjerice, uvođenja novog proizvoda.
Upravljanje projektima u građevinarstvu
U građevinarstvu je to posebno važnoprimjena metodologije upravljanja projektima. U tvrtkama koje obavljaju funkciju naručitelja ili izvođača, projektni menadžment koristi prirodnu podjelu posla na projekte (prema proizvodnom principu, odnosno izgradnja svake zgrade je zaseban projekt), a struktura top menadžmenta praktički ne zahtijeva ozbiljno restrukturiranje.
Upravljanje projektantskom organizacijom također se često temelji na principu dizajna, uspješno koristeći već uspostavljene dizajnerske timove kao projektni tim.
Upravljanje projektima u državnim strukturama
Upravljanje projektima u državnim tijelima -prilično novi trend našeg vremena. Programski usmjerena metoda upravljanja, koja se razvijala od sovjetskog razdoblja, sada je poprimila oblik upravljanja projektima u cijeloj zemlji. Sada se za rješavanje strateški važnih zadataka za državu koriste programi koji uključuju pojedinačne projekte s ciljevima i rokovima. Međutim, sama metodologija upravljanja takvim programom još je daleko od idealne i zahtijeva modernizaciju i ažuriranje.
Iskustvo u provedbi upravljanja projektima u regiji Belgorod
Upravljanje projektima dobro se pokazalo u cijelom svijetu. U Rusiji postoji iskustvo u korištenju ove tehnologije u regiji Belgorod.
Ovaj opsežni eksperiment praktički je utjecaosve stranke državne službe u Belgorodskoj regiji. Među glavnim elementima su osposobljavanje za upravljanje projektima, organizacijska i metodološka podrška, inspekcije na licu mjesta, motivacija, procjena kompetencija zaposlenika, stručna povjerenstva za razmatranje projekata.
Upravljanje projektima regije Belgorod sada uključuje kolegijalna tijela za upravljanje projektima:
- Međuresorno povjerenstvo koje upravlja projektnim aktivnostima.
- Industrijska stručna povjerenstva donose odluke o otvaranju/zatvaranju projekata.
- Regionalni projektni ured, koji kontrolira poštivanje metodologije upravljanja projektima.
Princip "jednog prozora"
To je u okviru prijelaza na upravljanje projektimaBelgorodska regija je još 2010. godine prešla na odobravanje investicijskih projekata kroz sustav "jedan prozor", koji je danas dobro poznat i u Moskvi. Ulogu ovog prozora obavlja jedna od novouvedenih usluga - regionalni projektni ured. Sada, točno mjesec dana nakon kontaktiranja projektnog ureda, poslovni subjekt dobiva dokument o odobrenju.
Automatizirani informacijski sustav "Upravljanje projektima"
Informacijska i tehnička podrška projektaupravljanje u regiji Belgorod provodi se putem automatiziranog informacijskog sustava (AIS) "Upravljanje projektima". To je web aplikacija koja ne zahtijeva instalaciju dodatnog softvera i obavlja sljedeće funkcije za projekte, portfelje i programe:
- Vođenje registra (baze).
- Zakazivanje.
- Budžetiranje.
- Praćenje provedbe na regionalnoj i općinskoj razini.
- Raspodjela ovlasti i odgovornosti tima.
- Promjene sadržaja.
- Sustav obavijesti o nadolazećim i nadolazećim događajima za projekte.
- Tok dokumenata.
- Automatizirano analitičko izvješćivanje.
- Integracija s elektroničkom vladom regije Belgorod.
Prednosti i nedostaci upravljanja projektima
Opisano iskustvo implementacije upravljanja projektima uBelgorodska regija bila je uspješna. Učinak ovih promjena izražen je prvenstveno u povećanju stope rasta bruto regionalnog proizvoda za 0,1% (preko 3 milijarde rubalja), smanjenju vremena utrošenog na odobrenje projekta (za 2 mjeseca za svaki projekt) i povećanju u stopi ulaganja u regiji za 23 %. No, najvažniji rezultat je formiranje projektnog razmišljanja kod zaposlenika koji aktivno analiziraju i pokušavaju riješiti problem, ponekad čak i nestandardnim, inovativnim metodama.
Motivacija i restrukturiranje upravljačke struktureomogućilo postizanje pozitivnog učinka ne samo za državnu službu, već i za poslovanje, stvaranjem povoljne investicijske klime i uklanjanjem prepreka poduzetništvu.
Stanovništvo regije sada se aktivno aktivirasudjelovanje u odabiru i kontroli provedbe važnih strateških projekata. Za ljude je upravljanje projektima prilika za korištenje usluga poboljšane kvalitete i visoke mobilnosti.
No, unatoč svim prednostima strukture upravljanja projektima, postoje i nedostaci ovog pristupa.
Prije svega prijelazni rok. Potrebno je određeno vrijeme da projektni tim radi zajedno i obavlja svoje funkcije kao dobro koordiniran mehanizam.
Drugo, prilikom uvođenja upravljanja projektima napoduzeća, potraga za dobrim voditeljem projekta može biti odgođena. Pred osobnim i profesionalnim kvalitetama voditelja projekta postavljaju se vrlo visoki zahtjevi: sveobuhvatne kvalifikacije, potpuna uživljenost u projekt, iskustvo u upravljanju projektima potrebnih specifičnosti.
Treći nedostatak upravljanja projektima jerazmotriti potrebu za podjelom resursa poduzeća između projekata. U "siromašnim" tvrtkama to možda uopće nije izvedivo. Voditelji projekata morat će se “boriti” za financiranje i osoblje, što je nedopustivo u kontekstu potpune kontrole svih faza životnog ciklusa projekta.
Jedan od najvažnijih nedostataka na putu projektaupravljanje u organizaciji je zapošljavanje članova projektnog tima i voditelja projekta nakon njegovog završetka. Kao što znate, opterećenost tima je najvažnije pravilo uspješnog poslovanja, a u slučaju projektnog rada redovito se pojavljuju grupe stručnjaka koji "vise u zraku", koji su trenutno lišeni stalnog opterećenja.
Sumirajući rečeno, možemo zaključiti dada je projektni menadžment sastavni dio suvremenog poslovnog prostora, a proučavanje njegovih temelja jednostavno je neophodno za kompetentno donošenje upravljačkih odluka kako na državnoj razini tako i u okviru jedinstvenog poslovanja.
