Ispravno vođenje evidencije važno je za svakogaorganizacija, jer vam omogućuje da se kompetentno bavite osnovnim aktivnostima i ne bojite se poreznih i drugih revizija. Izvještajni dokumenti pripremaju se u raznim oblicima i oblicima. Vrste dokumentacije razlikuju se ovisno o vrsti tvrtke, vrsti djelatnosti i mnogim drugim čimbenicima.
Opći koncept
Izvještajni dokument odražava skup pokazatelja sarezultati rada tvrtke za odabrano razdoblje. Izvještavanje može sadržavati tablice s računovodstvenim, statističkim i drugim podacima. Izvještaj je rezultat rada na računovodstvenim informacijama.
Izvještaji se izrađuju u obrascima kojipreporučili Ministarstvo financija i Državna služba za statistiku. Oni mogu biti sažeci za određene industrije, kao i za teritorijalna područja - okruge, regije, za cjelokupnu cjelovitost gospodarstva.
Izvještajni dokumenti mogu se klasificirati prema vrsti, razdoblju, količini podataka, stupnju njihove generalizacije.
vrsta
Po vrstama izvještavanja podijeljeno je na:
- računovodstvo;
- statistički;
- operativni.
Računovodstvo - ovo su sistematizirani podaci o imovini organizacije, njezinim financijama, rezultatima rada. Izvještajni računovodstveni dokumenti pripremaju se prema računovodstvenim informacijama.
Statistički pripremljeno prema informacijama statističkih, računovodstvenih i operativnih evidencija.
Operativni izvještavanje se priprema na temelju operativnih materijala zaodređeni vremenski intervali - tjedan, mjesec, desetljeće itd. Ove informacije pomažu u održavanju operativne kontrole nad radnim procesima u organizaciji.
Redovitost pripreme izvještajnih dokumenata može biti:
- unutar godine - dnevno, pet dana, deset dana, mjesec, tromjesečje, šest mjeseci.
- godišnji je sažetak za godinu.
Unutargodišnje statističko izvještavanje je trenutno, a računovodstvo je privremeno.
Stupanj uopćavanja informacija u izvještavanju može se razlikovati. Ovisno o ovom pokazatelju, izvješća su:
- primarni - sastavlja ih izravno organizacija;
- konsolidirani - pripremile više institucije.
Svako izvještavanje mora sadržavati pouzdane podatke o aktivnostima organizacije, njezinom financijskom položaju, rezultatima rada i svim promjenama u tim informacijama.
Izgled i sadržaj
Oblici izvještajnih dokumenata odobravaju se državnim propisima.
Svaka tvrtka održava interno izvještavanje,koja pruža informacije o provedbi planova, upute uprave. Ova izvješća pripremaju stručnjaci iz različitih odjela tvrtke i prezentiraju se upravi. Takva se dokumentacija može nazvati izvještajem ili referencom.
Izvještaji unutar institucija daju se u slobodnom obliku. Dostavljaju se na papirnatim listovima ili na zaglavlju organizacije.
U izvješću su potrebni sljedeći podaci:
- Naziv organizacije;
- naziv strukturne jedinice ili odjela poduzeća;
- naziv dokumenta;
- njegov datum i broj;
- titula;
- izravno tekst s rezultatima rada;
- potpis;
- odobrenje ili rješenje.
Tekst izvješća sadrži cjelovite informacije osavršen rad, analiza rezultata aktivnosti. Donose se zaključci, ako je potrebno - daju se prijedlozi. Objašnjenja su često priložena izvješćima. Datum izvješća trebao bi biti u skladu s odobrenjem upravitelja.
Službena putovanja
Zasebna vrsta izvješćivanja su izvještajni dokumenti za hotelski smještaj u slučajevima službenih službenih putovanja specijalista.
Putni troškovi uključuju troškove najma hotelske sobe. Prema zakonskim zahtjevima, tvrtka je dužna radniku nadoknaditi sve troškove plaćanja hotelske sobe.
Zaposlenik koji se vraća s poslovnog putovanja pruža jedan od ovih dokumenata:
- postići;
- priznanica;
- priznanica.
Koji će od ovih dokumenata biti najtočniji i neće pokretati pitanja poreznih vlasti?
Ako hotel ne koristi opremu za registraciju blagajne, tada zaposlenik hotela mora izdati poseban obrazac. Može se nazvati na različite načine: račun, ček, bon.
Zahtjevi za obrasce
Svaki hotel ima svoj obrazac, ali izdan u skladu s odobrenim zahtjevima. Evidencija boravka ispunjava sljedeće zahtjeve:
- izvješće sadrži pojedinosti (naziv organizacije, njezin broj, serija, adresa, TIN, pečat);
- sam obrazac izrađuje se u tiskari ili pomoću automatiziranih sustava koji su zaštićeni od neovlaštenog pristupa i pohranjuju podatke pet godina;
- dokumentu se dodjeljuju broj i serija.
Ako je zaposlenik predočio dokument koji ne odgovaraodobrene zahtjeve, a tvrtka ih je prihvatila i izvršila, u slučaju potraživanja poreznih službenika, organizacija će svoje troškove moći braniti na sudu.
Ako hotel ima blagajnu
Obično hoteli imaju blagajnuoprema. Tada se ne popunjavaju računovodstveni dokumenti za smještaj, a zaposleniku se izdaje blagajnički ček. On je taj koji govori o činjenici registracije i plaćanja hotelske sobe.
Ček može biti popraćen računom ili drugim dokumentom koji pruža informacije o registraciji određenog zaposlenika.
Ako je zaposlenik umjesto čeka dobio čekpotvrde i blagajničkog naloga, u takvoj situaciji, prilikom sastavljanja izvještaja, mogu postojati problemi kod poreznih stručnjaka. Naravno, tvrtka može braniti svoje interese na sudu, ali ovaj postupak nije previše jednostavan.
Potvrde za PKO također se pružaju kaoizvještajni dokumenti za hotelski smještaj. Oni su također prihvaćeni i obično ne postavljaju nepotrebna pitanja. Potvrde se smatraju službenim dokumentima koji potvrđuju da je hotelska uprava prihvatila novac.
U nedostatku dokumenata
Postoje i situacije kada zaposlenik nemane pruža nikakav dokument. Tada knjigovođa traži od hotela potvrdu o prebivalištu određene osobe. I sama tvrtka trebala bi imati informacije o razdoblju službenog putovanja ovog zaposlenika.
Takve nijanse mogu dovesti do sporova s poreznim službenicima, koji se obično rješavaju na sudu u korist organizacije.
Nepodnošenje dokumenata možeobjašnjeno činjenicom da zaposlenik nije živio u hotelu, već u unajmljenom stanu. U ovom slučaju tvrtka plaća troškove najma stana, zaposlenik ne snosi nikakve troškove, što znači da mu se ne nadoknađuju.
Računovođe često postavljaju pitanje - kako ondauzeti u obzir troškove oporezivanja? Tvrtka može prilikom oporezivanja svoje dobiti naznačiti troškove nastale iznajmljivanjem kuće, ali samo za razdoblje u kojem je njezin zaposlenik stvarno živio u njoj. Troškovi u svim ostalim razdobljima smatrat će se nerazumnim troškovima i neće ih prihvatiti porezne vlasti.
Priprema izvještajnih dokumenata je važna ipresudan trenutak u aktivnostima bilo koje organizacije. To u pravilu rade zaposlenici računovodstvenog odjela ili šefovi strukturnih odjela tvrtke. Ako imate poteškoća, možete koristiti usluge nezavisnih tvrtki.
