Condiciones económicas modernas paralas empresas comerciales necesitan la creación y el desarrollo de un sistema logístico flexible. Esta tarea requiere una gran cantidad de inversión y documentación que cumpla con la legislación de la Federación de Rusia. La logística empresarial puede implicar el movimiento de varios tipos de carga, personas y correspondencia.
Hoja de ruta
Las grandes empresas tienen turismos yvehículos de carga que realizan diferentes funciones. Independientemente de la dirección de uso, los automóviles se suministran con documentos adjuntos, el principal de los cuales es la hoja de ruta. El orden de llenado, el período de validez y la forma de los formularios de viaje dependen de muchos factores. Cuando se trabaja en una naturaleza viajera, las empresas desarrollan un itinerario para viajes de negocios, que tiene varios valores prácticos. Los automóviles que brindan interacción entre oficinas o sucursales de la empresa también pueden utilizar la hoja de ruta para un trabajo más eficiente. Este tipo de documentación es multifuncional y realiza varias funciones.
Transporte de carga
La mayoría de las organizaciones prefieren usarlos servicios de empresas de transporte especializadas que aseguran la entrega de la mercancía al destino y entregan al cliente los documentos que confirman sus gastos. En este caso, la carta de porte es un reemplazo de los documentos de viaje, la hoja de ruta del conductor o transportista puede contener un esquema de viaje más rápido y ser una adición al paquete principal de documentos. Toda la información sobre la carga, la organización, el vendedor, el comprador, la empresa de transporte está contenida en el TTN, y este documento también es una confirmación de la entrega de la mercancía, la base para pagar los servicios del proveedor y calcular los salarios al conductor y al transportista. En el caso de entrega de varios envíos de mercadería, se practica emitir un TTN para cada vuelo, se elabora una hoja de ruta y contiene una confirmación obligatoria de la hora de llegada, operaciones de carga y descarga. Las empresas de transporte que brindan servicios de entrega desarrollan una hoja de ruta para cada automóvil para un pedido específico, esto le permite rastrear el movimiento del automóvil y el tiempo de viaje.
Aplicaciones para pequeñas empresas
La hoja de ruta del automóvil utilizado por el empresario individual,También puede servir como complemento a la carta de porte cuando se trata de transporte de mercancías. Su contenido es estándar. Se puede utilizar como vehículo un automóvil o un camión registrado a nombre del propietario de la empresa. A menudo, el vehículo se alquila para reducir costos, en cuyo caso el conductor debe tener una copia del contrato de alquiler y el itinerario del viaje.
Campos requeridos
- Número de serie y fecha del documento.
- Propietario del vehículo.
- Datos personales del conductor (pasaporte, carnet de conducir).
- El nombre del remitente (nombre completo, TIN, códigos de registro, dirección de la ubicación real del almacén de carga).
- Destinatario (nombre, dirección de entrega).
- Información sobre la carga (nombre, número de bultos, peso, condiciones de transporte).
Para empresarios individuales y pequeñosla legislación de empresas no prevé una única forma de hoja de ruta. La organización aprueba el formulario y el procedimiento para cumplimentarlo de forma independiente en la política contable. Asimismo, los documentos internos regulan el procedimiento para su emisión, el plazo de devolución, las personas que tienen derecho a firmar. De acuerdo con los requisitos de PBU, el itinerario debe contener todos los detalles del documento principal y reflejar el propósito del viaje, el tiempo y las rutas de movimiento. Se puede tomar como muestra una carta de porte en el formulario 3 aprobada por el Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia aprobada el 27 de noviembre de 1997. El documento se está finalizando teniendo en cuenta los detalles del transporte y la dirección de la empresa.
Informe anticipado
Algunos grupos de empleados de la empresa.tienes que pasar mucho tiempo en la carretera. Esto se debe a las especificidades del trabajo o los intereses comerciales. Servicio de mensajería, representantes de ventas y gerentes de ventas, CFO, jefe de contabilidad, equipo de mantenimiento, etc. - Cada uno de los puestos enumerados implica la presencia de viajes de negocios o movimiento constante por la ciudad. Al mismo tiempo, una ruta permanente, por regla general, no existe, lo que implica incurrir en gastos para el empleado por viajar en varios tipos de transporte. Según los términos de los contratos de trabajo, las empresas están obligadas a reembolsar a los empleados estos costos en presencia de documentos de respaldo, que, a su vez, deben publicarse a través del departamento de contabilidad de la empresa e incluirse en los costos. En la mayoría de los casos, para una correcta reflexión en la contabilidad fiscal, se utiliza un informe anticipado, pero debido a la inconsistencia de este documento, se adjunta adicionalmente una hoja de ruta para contabilizar los costos de transporte. No existe un formulario unificado, por lo que la empresa desarrolla de forma independiente un formulario conveniente para el informe. En este caso, no solo se tiene en cuenta la cantidad de documentos de viaje proporcionados y su precio, sino también la correspondencia de los viajes a las tareas de un empleado en particular.
Hoja de ruta: muestra
Hoja de ruta No. 08 de fecha 15 de julio de 2012
Esquema de movimiento del representante de ventas de Teremok LLC I.A. Vasechkin para el período del 15.07.2012 al 18.07.2012.
No | Destino | Propósito del viaje | Tipo de transporte | Nombre del documento de viaje | Costo |
1 | LLC "Lira" | Discusión de los términos contractuales | Ruta de autobús número 2 | Número de ticket 0000036 | 10,0 |
2 | NPK LLC | Entrega de muestras de productos | Estación de metro | Tarjeta de viaje | 10,0 |
3 | Sberbank | Entrega de documentos financieros | Ruta de autobús número 2 | Número de ticket 0000089 | 10,0 |
4 | Snegirek LLC | Celebración de un contrato para el suministro de productos. | Ruta de autobús número 4 | Número de ticket 0023891 | 10,0 |
Documentos adjuntos: 4 uds.
El representante de ventas Vasechkin I.A. entregó la hoja de ruta. __________ (firma, fecha)
La hoja de ruta fue aceptada por el contador Kuznetsova A.V. _____________ (firma, fecha)
Llenado
El reverso del informe lo completa un contador,quien lo aceptó y lo realizó a través de los registros pertinentes luego de la verificación. El monto del informe también está sujeto a aprobación. Un requisito previo para el llenado es la indicación de fechas y su conformidad con los documentos de viaje. Todos los formularios de respaldo deben ser claramente legibles y corresponder a la información reflejada en el registro desarrollado. El itinerario se entrega con un informe anticipado dentro de los tres días siguientes a la fecha de emisión de los fondos. Muchos mensajeros y comerciales de empresas utilizan este tipo de documento para optimizar su tiempo de trabajo. La hoja de itinerario se elabora para todos los días, contiene la secuencia de visitas a los lugares planificados por el empleado. Al desarrollarlo se tienen en cuenta los patrones de tráfico, el tiempo de viaje, se selecciona una ruta que corresponderá al tiempo planificado de reuniones de negocios, etc.
Viajes de negocios
Para muchas empresas, la aplicaciónhoja de ruta para el carácter itinerante del trabajo de los empleados. Según el Código Laboral de la Federación de Rusia, un viaje de negocios es un viaje en nombre del empleador para cumplir con las tareas de producción asignadas. El reembolso de los gastos de viaje que surjan se rige por el art. 168.1 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia. Para reconocer los gastos, es necesario elaborar correctamente una hoja de ruta, adjuntarle documentos de viaje. Para la contabilidad fiscal y el reconocimiento de los gastos de viaje como gastos, se requieren los siguientes documentos:
- Un pedido que confirme el propósito comercial del viaje.
- Informe del empleado sobre los gastos realizados.
- Hoja de ruta de movimientos.
- Documentos de viaje cumplimentados que confirmen el hecho de la prestación de servicios.
El departamento de contabilidad verifica el monto de los costos, después de lo cualel informe, aprobado por el titular, se somete a reembolso o devolución del monto recibido por el informe. La forma de la hoja de ruta es desarrollada por la empresa de forma independiente y se refleja en los documentos constitutivos correspondientes.
