Cada organización debe prestar especial atención acorrespondencia oficial. Después de todo, ella es parte de la imagen y mantiene una reputación empresarial. Una carta de información es un ejemplo de uno de los tipos de correspondencia, y a continuación nos centraremos específicamente en las reglas para su diseño.
Como regla general, tales cartas son usadas por un funcionario.carácter, se compilan según una plantilla estándar y tienen un destinatario generalizado (el envío se realiza según la lista). Por cierto, uno debe hacer inmediatamente una reserva de que el uso del pronombre "usted", escrito con una letra mayúscula, está permitido cuando se hace referencia específicamente a una sola persona. En todos los demás casos, debe usar una letra minúscula: la suya, usted.
La carta de información está destinada a laso socios potenciales de la organización. La información que debe comunicarse al destinatario debe ser lo más informativa posible. Es posible que dicho documento contenga varios anexos a la información proporcionada. La carta debe redactarse de acuerdo con las reglas de trabajo de oficina generalmente aceptadas.
A la izquierda, en la esquina superior de la letra, debesSe deben indicar los datos y la información de contacto de la organización que es el autor. Si hay un sello de esquina en la organización, se debe colocar, ya que es el portador de la información necesaria. Si el boletín fue iniciado por usted, indique la fecha y el número de salida. En las respuestas a una solicitud, es necesario indicar la fecha y el número del documento entrante. La esquina superior derecha está destinada a indicar el destinatario. Además, sería bueno averiguar los datos personales del jefe de la organización, el destinatario de la carta, y enumerar su puesto, el nombre de la empresa y la dirección completa de la ubicación.
Ahora un poco sobre el texto en sí.Piense y especifique el asunto del mensaje. Por ejemplo, sobre la realización de una exposición o la consideración de propuestas. Inicie la parte introductoria con las palabras: "Le informamos ...", "Le informamos ..." y similares. La introducción depende directamente del tipo de boletín y sus objetivos. A continuación, intente transmitir el mensaje principal del mensaje con el mayor detalle posible. Si es necesario, agregue archivos adjuntos y no olvide listar sus nombres al final de la carta, así como ingresar el número de hojas adjuntas. El boletín debe completarse con garantías de respeto, así como una indicación del cargo y datos personales del autor-compilador. Firma obligatoria y teléfono de contacto del contratista.
Hay varios tipos de mensajes de información, de los cuales se ofrece una breve descripción a continuación.
Carta publicitaria e informativa (comercial,presentación) llama la atención del público sobre bienes, eventos, servicios. No implica un llamamiento directo a un destinatario específico, por lo que no es necesario preparar una respuesta al mismo. El propósito de tal mensaje es indicar cualquier beneficio o inducir a la acción.
Una carta de mensaje refleja eventos que son de interés mutuo para ambas partes, a diferencia de una carta de notificación, que solo es valiosa para el destinatario.
El propósito principal de la carta de notificación esinformar al destinatario sobre un evento público, por ejemplo, una exposición, reunión, conferencia. Dicho boletín tiene un atributo obligatorio: detalles específicos sobre las condiciones, el lugar y la hora del evento.
Ejemplo de un boletín:
El centro educativo empresarial "Stella" informa sobrerealizando un seminario de formación sobre el tema "Fiscalidad de los empresarios individuales", y le invita a participar en él. Se adjunta el programa del seminario de formación. El seminario está programado para el 12 de enero de 2013 en el gran salón de actos del edificio administrativo de JSC "Agregat". La inscripción de los participantes se llevará a cabo de 9 a 00, el comienzo del seminario a las 10 a 30. Dirección: Mozhaisk, calle Lenin, 54. Si está de acuerdo, le rogamos que confirme su participación antes del 11 de enero de 2013. Todas sus preguntas serán respondidas en nuestra oficina o por teléfono: 45-16-28.
Apéndice: en 3 hojas, en 1 copia.
